Der Vertrag, den Dein Ensemble mit 442plus zur Nutzung von 442hz.com abgeschlossen hat, sieht einen sogenannten "Super-User" vor. Das ist die Person, die das Projekt auf Ensemble-Seite in Verantwortung betreut, Ansprechsperson mit für den 442 Support ist und grundsätzlich alle Funktionalitäten von 442 kennen soll. Diese Person stellt den Wissenstransfer innerhalb ihres Ensembles sicher. - Dieser Lernkurs ist für den Super-User und dessen Einstieg in 442 konzipiert, soll dem Super-User aber natürlich auch helfen, sein Team in 442 einzuführen.
- Wenn weitere Teammitglieder Zugang zu diesem Lernkurs benötigen, so dürfen sich diese genauso wie Du dazu anmelden.
Hier ein paar Tipps für einen erfolgreichen Start mit diesem Lernkurs:
- Mit diesem Lernkurs erhältst Du in verschiedenen Kapiteln und den darin enthaltenen Lektionen die relevanten Informationen, um selbständig mit der Arbeit in 442 beginnen zu können.
- Gehe den Lernkurs Lektion für Lektion durch, und folge dabei auch der Reihenfolge.
- Du kannst dabei auf zwei verschiedene Arten vorgehen, je nachdem, was Deiner persönlichen Arbeitsweise besser entspricht:
- Den ganzen Lernkurs in zügigem Tempo durchgehen ohne dabei Eintragungen in 442 vorzunehmen. Dadurch erhältst Du auf effiziente Weise einen Überblick, was Dich alles erwartet, und was Du alles lernen wirst. So kannst Du auch vielleicht schon etwas abschätzen, wie viel Zeit Du brauchen wirst, bist Du mit dem Erfassen der Daten in 442 so weit bist.
- Die Lektionen Schritt für Schritt durchgehen und parallel dazu die Eintragungen in 442 vorzunehmen.
- Unsere Erfahrung ist: Je intensiver Du Dich von Anfang an mit Lernkurs und gleichzeitig auch an Eintragungen in 442hz.com befassen kannst, umso schneller wirst Du ein intuitives Verständnis für das Arbeiten in 442hz.com entwickeln - und damit rasch effizienter damit arbeiten können.
Durch ausgiebiges Testen bekommst du ein Gefühl dafür, wie sich die verschiedenen Einstellungen und Dateneingaben auf die diversen Reporte, Listen etc. auswirken.
Wir empfehlen dir, dich selber als Musiker zu erfassen, damit du jeweils die Musikeransicht prüfen kannst, bzw. siehst, wie die eingegebenen Informationen im Musikeraccount dargestellt werden.
Für den Fall, dass Du an irgendeiner Stelle in diesem Tutorial nicht weiterkommst, kannst Du jederzeit ein Kurzmeeting mit dem 442-Support buchen. Dazu findest Du am Ende dieses Lernkurses die Möglichkeit, direkt ein Zoom-Meeting zu buchen.
- Beim ersten Login: Fenster «User Privacy Einstellungen» (DSGVO)
- Je Ensemble «erlauben», damit dein Ensemble deine Angaben einsehen darf
- Weitere Ensembles dürfen dich finden
- Vom User-Dashboard über den Direktzugang in den Ensemble-Manager
- Kopfmenü, Seitenmenü, Arbeitsfläche, Toolbar, Fusszeile
- Quick-Search, User-Menü, Ensemble-Name als Weg zum Dashboard
- Dashboard aufrufen (Haus-Symbol, Ensemble-Name)
- Widget hinzufügen: zahlreiche Widgets in Gruppen
- Widget einstellen über das Zahnrad (Titel, Limite usw.)
- Widgets in Grösse und Position verändern
- Text-Editor: eigene Notizen mit Titel, Aufzählung und Links
- Jahrestage: Titel, Limite, max. Anzahl Tage, Personengruppen
- Dashboard umbenennen (Stift)
- Zweites Dashboard anlegen (+) und mit Widgets füllen
- Zwischen Dashboards wechseln, Dashboard löschen
- Member-Recht: Ensemble-Docu schreiben
- Docu-Eintrag erstellen
- Docu-Eintrag löschen
- Docu-Eintrag aufrufen
- Docu / Inhalt durchsuchen
- Docu-Eintrag ändern
- Grundeinstellungen: Name, Abkürzung, E-Mail, E-Mail für Support/Feedback, Homepage
- Währung, Sprache, Standardsprache Kommunikation; CH: Quellensteuer PersID, UID
- Bezeichnung für Ensemble-Mitglieder (Singular/Plural), Haupt-User
- Adresse und Zeitzone, Logo, Bankverbindung
- Saison erfassen und ändern
- Event-Art erfassen und ändern
- Konzertreihe erfassen und ändern
- Voraussetzung: Member mit Recht «DNS-Einstellungen E-Mail» als technischer Kontakt, Zugriff auf die DNS-Verwaltung der Domain
- Ensemble-Domain hinzufügen (ohne www), technischer Kontakt wählen
- SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge beim Domain-Anbieter setzen (Kopierbutton), DNS-Einträge überprüfen bis alles grün ist
- E-Mail-Adressen der Members mit der Domain hinterlegen
- User und Member: Login auf 442hz.com vs. Verwaltungszugang im Ensemble
- Neuen User erfassen (Username, E-Mail, Vorname, Nachname), vorhandenen User hinzufügen
- Saison/Projekt-Berechtigung (Alle Saisons, Alle Projekte, Projekte sichtbar ab Status)
- Ensemble-spezifische Angaben: Initialen, Job-Titel, Superuser, Zwei-Faktor-Authentisierung
- Einzelrechte zuweisen (Verfügbare Rechte, blaues Plus) und entfernen
- Berechtigungsgruppe erstellen, Rechte bündeln, Members zuordnen
- Gruppenrechte erscheinen beim Member grün markiert
- Abteilung erstellen: Bezeichnung, Abkürzung, Farbe, Verzeichnis-Name, Projekt-basierend
- Members einer Abteilung zuordnen
- Abteilungen als dritter Weg für Rechte und als Filter (z. B. Termine, Docu)
- Einstellungen › Allgemein › Sozialleistungen: Leistungen aktivieren (Plus), Vorschlagswerte je nach Land des Ensembles
- Werte direkt in der Tabelle ändern (AN, AG, Admin-Gebühr, Sortierung, Level), Leistung mit Papierkorb entfernen
- Anteile für die Budgetierung (Arbeitnehmer, Arbeitgeber) hinterlegen
- Hinweis: Zuordnung pro Musiker:in (Sozialleistungen, Quellensteuer, Freelancer-Bestätigung) unter Personendaten › Musiker, wird in C2 gezeigt
- Einstellungen › Allgemein › User-Anforderungen: Pflichtangaben mit Plus aktivieren, mit Kreuz entfernen (sofort gespeichert)
- Gilt für Musiker:innen mit Personalien-Freigabe und für Members des Ensembles
- Betroffene sehen rote Sternchen in der Profil-Übersicht und den Zähler «Fehlende Angaben» in der Toolbar
- Reisepass wird zusätzlich bei Projekten mit Events im Ausland geprüft
- Sparte, Registergruppe, Register, Stimme, Instrument
- Besetzungsdarstellung und Separatoren
- Regel: die Registergruppe entscheidet die Anordnung
- Alle Instrumente für grosses Orchester importieren
- Instrument aus der Vorlage importieren
- Eigenes Instrument erstellen
- Standard-Sparte Orchester
- Sparte erstellen, bearbeiten, umbenennen (z. B. Chor)
- Separator
- Sparte löschen
- Reihenfolge der Registergruppen
- Separator, Prefix, Suffix
- Immer anzeigen, Verbergen, Anzeige-Modus
- Register erstellen (z. B. Violine 1)
- Stimmen erstellen mit Anzahl und Funktion nummerieren
- Chor-Variante: Sopran, Alt, Tenor, Bass
- Eigene Registergruppe (Diverse) für Harfe, Orgel, Pauken, Klavier
- Anzeige-Modus Klartext mit Zahl
- Register und Stimme Pauken
- Vor dem Erfassen von Werken: Support kontaktieren
- Einstellungen › Vorlagen: Liste der Vorlagen (Projekt-Vertrag, Login-Instruction, Projekt-Einladungs-Mail, Vertrags-E-Mail u. a.), Sprache, Standard für Musiker/VIP
- Vorlage bearbeiten (Stift): Bezeichnung, Vorlage-Art, Seiteneinrichtung, Sprache, HTML-Inhalt mit Platzhaltern
- Blauer Pfeil: Vorlage in künftige Projekte kopieren; bestehende Projekte werden nicht automatisch aktualisiert
- Standardvorlage importieren (z. B. weitere Sprache)
- Vertragstexte: Vertrags-Bedingungen für Online-Zusage, Musiker-AGB (PDF-Vertrag)
- Ensemble-Standard automatischer Vertragsversand (Zusage, Bestätigt, nicht automatisch) und Einteilung/Einladung Sichtbarkeit (Angefragt, Anfragen)
- Einstellungen › Vorlagen › Dienstplan: Bezeichnungen und Titelzeilen, sechs Zeilen Kontaktangaben
- Einstellungen › Vorlagen › E-Mail: Grundvorlage für alle E-Mails aus 442hz.com (ausser Ticketing), Vorlage-Elemente als Platzhalter in geschweiften Klammern, Orchester-Info
- E-Mail-Vorlage in künftige Projekte kopieren
- Voraussetzung: Event-Arten mit Häkchen «Stimmen-Ansatz» (Einstellungen › Projektmanagement › Event-Arten), erst dann erscheint Einstellungen › Orchestrierung › Ansätze
- Register aufklappen, Ansatz pro Stimme und Event-Art eintragen (Klick auf …, Betrag, Enter)
- Ansätze pro Register von einer Event-Art in eine andere kopieren (z. B. P → GP)
- Hinweis: musikerspezifische Ansätze (Personendaten › Musiker) übersteuern die Stimmenansätze, werden in C2 gezeigt
- Einstellungen › Allgemein › Spesen: Zusatzvergütung erstellen (Bezeichnung, Abkürzung, Betrag oder Prozentual, Lohnart, Für alle, Individueller Betrag, Sozialleistungs-Pflicht), z. B. Stimmführerzulage, Sonderinstrumentenzulage
- Spesen-Vorlagen mit Automatismen richtet der 442-Support ein; Spesen-Budget (ohne Einteilung) als Pauschale für die Budgetierung
- Hinweis: Anwendung von Zusatzvergütungen in Projekten und Events wird in D2 gezeigt
- Person, Musiker und Künstler: jede Person einmal erfasst, mehrere Rollen möglich; vor dem Erfassen in Personendaten › Personen suchen (Duplikate vermeiden)
- Personendaten › Künstler: Künstler erstellen (Person wählen oder + Person Erfassen: Vorname, Nachname, Geschlecht Pflicht), Abkürzung, Funktionen mit Titel/Funktion und Art (Ensemble, Dirigent, Solist, Sonstiges)
- Künstler (jur.) erstellen für Gastensembles und Organisationen
- Künstlerseite: Funktion bearbeiten (Stift), weitere Funktionen; Funktion wird in der Projektübersicht übernommen und kann pro Projekt/Event übersteuert werden
- Vor dem Erstellen prüfen, ob die Person schon einen 442hz.com-User hat (442Hz-User suchen/importieren/erstellen)
- Musiker erstellen: Person erfassen (Vorname, Nachname, Geschlecht, Briefanrede, E-Mail)
- Instrument zuordnen, Register und Stimme wählen, Stammmusiker kennzeichnen
- User für den Musiker erstellen (Username muss plattformweit eindeutig sein)
- Nach dem Erstellen: User-Privacy Anfrage und Login-Instruktion senden
- Sozialleistungen und Quellensteuer pro Musiker festlegen (Seitenmenü auf der Musiker-Seite)
- Freelancer-Bestätigung (Datum der Selbständigkeitsbestätigung) und Lohnausweis-Haken unter Bearbeiten
- Musikerspezifische Ansätze (Abweichung vom Stimmen-Ansatz aus B9.1)
- Hinweis: Personalien wie IBAN oder AHV-Nr. sieht man erst nach der User-Privacy Freigabe (B6)
- Person als Crew erstellen
- Firma als Crew erstellen
- Kontaktangaben (Adresse, E-Mail, Telefon) auf der Personenseite der Crew hinterlegen, daraus entstehen die Crew-Adresslisten
- Vor dem Erstellen prüfen, ob die Person schon existiert (mit jeder Crew wird eine Person angelegt)
- Stammdaten › Werke › Werk erstellen: zuerst die globale Werk-Datenbank durchsuchen (Pfeil importiert Werk mit Komponist, Tonart, Dauer und Sätzen)
- Werk von Hand erfassen: Werk-Name, Komponist (Vorschläge aus Ensemble und globaler Datenbank), Tonart, Bezeichnung (op./BWV/KV), Dauer, Entstehungsjahr
- Werk-Name für Probenplan (kurz) und Programmheft (voll), Komponisten-Schreibweisen
- Besetzung vor den Sätzen: Komplette Besetzung hinzufügen (Anzahl pro Register), Register oder einzelne Stimme hinzufügen, Kurzdarstellung
- Nebeninstrument und weitere Instrumente pro Stimme (Stift oder … in der Tabelle)
- Satz erstellen: KI-Vorschlag prüfen und übernehmen oder Bezeichnung von Hand
- Weitere Felder pro Satz (Nummer, Dauer), Besetzung pro Satz über Bearbeiten
- Noten im Seitenmenü: PDF pro Stimme hochladen, Anzeigename und Sichtbarkeit für Musiker (z. B. nur Register)
- Komponist aus der globalen Datenbank importieren (Personendaten › Komponisten › Globale Datenbank, Verwenden)
- Komponist neu erfassen: Anzeigename als Kurzform für Probenpläne
- Werksuche: nach Komponist suchen, Spalten sortieren, Einträge pro Seite, Filter-Ebenen für Besetzung und weitere Parameter
- Location = Der Konzertsaal, z.B. "Grosser Saal"
- Spielstätte = Das Dach über den Locations, z.B. "Tonhalle Zürich"
- Es braucht nicht zwingend eine Spielstätte. Wenn es sich um eine Kirche handelt, in der nur ein Raum verfügbar ist, reicht die Spielstätte. Aber auch "Grosser Saal Tonhalle Zürich" kann nur als Location erfasst werden.
- Eine Spielstätte kann jederzeit nachträglich erfasst und der Location zugeordnet werden.
- Spielstätte erstellen (juristische Person mit Adresse, Abkürzung, Zeitzone), danach Location erstellen (Raum, Abkürzung, Druck-Version)
- Location importieren: freigegebene Locations anderer Ensembles über Karte oder Land/Kanton/Stadt
- Nadel auf der Google-Karte prüfen und über Bearbeiten neu setzen; Quellensteuer-Kanton/Land werden aus der Adresse gesetzt
- Saison prüfen, Projektmanagement › Projekte › Aktionen › Event mit Projekt erstellen
- Event: Bezeichnung, Event-Art, Status (intern, provisorisch, definitiv, abgesagt, archiviert), Datum/Zeit, Dauer, Location und Location-Status, Sparten, Konzertreihe
- Projekt: Abkürzung (empfohlen), Bezeichnung, Beschreibung, Dienstplan-Config
- Nach dem Speichern: Event bearbeiten, Projektübersicht, Projekt-Menü, Saisonübersicht mit Filterfeldern
Beachte: Die Prozesse rund um die Disposition der Musiker bilden den wohl komplexesten Arbeitsprozess in 442, da 442 sämtliche Schritte ab Planung bis Honorarabrechnung in hohem Grade automatisiert hat, bei gleichzeitiger Möglichkeit, auch detailliert individuelle Anpassungen vornehmen zu können. Die vier Teile D2.1 bis D2.4 sind der Einstieg in das grundsätzliche Vorgehen und sollen zu einem Grundverständnis verhelfen. Im Rahmen der vertieften Implementierung wird dann auf die weiteren Möglichkeiten eingegangen.
- Besetzung im Projekt öffnen (Disposition → Besetzung) und die Ansichten Pro Musiker, Pro Werk, Pro Stimme und Bearbeiten kennenlernen
- Projektbesetzung von Hand festlegen: Anzahl pro Register im Tab Bearbeiten eintragen und hinzufügen
- Werk ins Projekt importieren (Projektübersicht → Werk → Werksuche) und die Projekt-Besetzung aus der Werkbesetzung erweitern
- Besetzung manuell erweitern und mit der Aktion Auf Werkbesetzung reduzieren wieder an die Werke anpassen
- Projektübersicht lesen: besetzte Stellen pro Register (z. B. 0/3)
- Weiteren Event im Projekt erstellen (Aktionen › Event erstellen, z. B. eine Probe)
- Disposition › Dienste: Matrix mit einer Zeile pro Event und einer Spalte pro Stimme, Spalte D zählt die Dienste
- Event-Besetzung (Raster-Symbol pro Event): Stimmen einzeln, pro Register oder pro Registergruppe (+) anhaken, dann Besetzung speichern
- Alle Dienste einteilen: alle Stimmen in allen Events, danach abweichende Events einzeln anpassen
- Alle nötigen einteilen: nur die Stimmen, die für die Werke des Events gebraucht werden
- Stammmusiker automatisch einteilen: Besetzung › Aktionen › Stammmusiker einteilen › Alle Einteilen! (optional mit Deadline oder Pauschalhonorar)
- Projekteinladungsstatus pro Stimme (z. B. Anfragen) in der Ansicht Pro Musiker
- Musiker einzeln einladen: Musiker… bei der Stimme, Auswahl nach Stimme, Register, Instrument oder Suche, blaue Doppelpfeile, Einladung mit Stimmen-Ansätzen oder Pauschal-Honorar erfassen
- Hinweis: Im Projekt-Status intern können noch keine Musiker angefragt werden; Einladung löschen bei falscher Wahl
- Zusatzvergütung: in Projekt einrichten aktivieren (+), im Event bearbeiten hinzufügen und unter Auswahl die Musiker anhaken
- Stimmen umteilen: in Pro Musiker das Symbol mit den gekreuzten Pfeilen beim Register, Musiker von der aktuellen Besetzung in die Ziel-Besetzung verschieben (blauer Pfeil = gleiche Stimme, Drag-and-Drop = andere Stimme), Speichern erst wenn alle verschoben sind, danach Honorare prüfen
- Umteilen geht zwischen Registern mit gleichem Instrument; beim Wechsel auf ein anderes Instrument die Projekt-Einladung ändern
- Projekt-Einladung ändern: Projekteinladungsstatus anklicken, Bearbeiten, Besetzung (Zielstimme), Status und weitere Felder anpassen
- Ansätze pro Einladung anpassen (z. B. fehlender Konzert-Ansatz): ändert den Vertrags-Ansatz dieser Einladung, danach Dienste (Dienstplan) neu rechnen
- SMS-Absender festlegen: Einstellungen › Allgemein › SMS-Konfiguration ( Hilfe-Artikel )
- Ensemble-Fallback-Nummer: greift, wenn sonst keine Nummer ermittelt werden kann; ohne Nummer wird die Abkürzung des Ensembles als Absender verwendet (max. 11 Zeichen, keine Antwort möglich)
- Alternative Absender-Nummern: zusätzliche Nummern, im manuellen SMS-Versand auswählbar
- Use-Case-Konfiguration: pro Versand-Art (Projekt-Einladung, Erinnerungen, Umfragen, Personalien, Manuell) Modus Member, Ensemble, Explizit, Deaktiviert oder Standard
- Members brauchen eine Mobilnummer, wenn der Modus Member genutzt wird; ohne gültigen Absender erhält die Ensemble-E-Mail eine Warnung
- Projektbezogene E-Mail an Musiker: Projekt › Disposition › Musiker, Musiker auswählen (alle, Register oder einzeln), Aktion E-Mail senden
- E-Mail-Fenster: Von, BCC, Empfänger, Betreff, Platzhalter wie {briefanrede}, {mailbody} durch eigenen Text ersetzen, Anhänge
- Option SMS mit dem E-Mail versenden: Hinweis-SMS an die Empfänger, Absender gemäss SMS-Konfiguration
- Exkurs: dieselbe Auswahl bietet SMS senden, E-Mail-Adressen kopieren sowie Listen und Reporte zu den Projektmusikern
- Nicht projektbezogene E-Mails an Musiker: Personendaten › Musiker, suchen, auswählen, E-Mail oder SMS senden
- Crew anschreiben: Personendaten › Crew, nach Funktion filtern, auswählen
- Personen anschreiben: Personendaten › Personen, suchen, auswählen
- Archiv aus Admin-Sicht: Organisation › Korrespondenz, nach Zeitraum, Betreff, Inhalt oder Musiker suchen, E-Mail öffnen
- Archiv aus Musiker-Sicht: Korrespondenz im Seitenmenü der Ensemble-Startseite und der Projektübersicht
- Ablaufeintrag direkt in der Projektübersicht erfassen: Auswahl-Knopf in der Event-Tabelle, Plus
- Felder: Titel (Pflicht), Art, Status, Start, Ende und Dauer, verantwortliche Crew, optional Event, Notiz intern und extern
- Ablaufeinträge in der Projektübersicht ein- und ausblenden, alle oder je Art
- Ablauf-Ansicht des Projekts über das Seitenmenü Ablauf: Plus je Event, Art wählen, Status direkt in der Liste ändern
- Ablauf projektübergreifend anzeigen: Dashboard › Ablauf
- Filtern nach Zeitraum, Status, Event, Crew und Arten
- Abfrage speichern, benennen und wieder aufrufen
- Ablauf exportieren: PDF hoch oder quer, Daten-Export Excel, Reise-Liste, Location-Dispo PDF
- Kalender aufrufen
- Kalenderabo erstellen
- Kalenderabo abonnieren
- Kalenderabo kopieren
Hinweis: Damit Einträge (Termine, Events, Ablaufeinträge etc.) im Kalender angezeigt werden können, braucht es immer zwingend mindestens ein Kalenderabo. Es können beliebig viele Kalenderabos erstellt werden. Kalenderabos können per URL in allen gängigen Kalenderapps (Outlook, iCall, Google Cal etc.) abonniert werden. Einträge jeglicher Art sind aber nur in 442 möglich, und nicht in der externen Kalenderapp.
- Ensemble-Kalender aufrufen, Woche wechseln, Termin mit Klick auf den gewünschten Zeitpunkt erfassen
- Felder: Bezeichnung, Status, Location (optional), Ganztägig, Start, Ende und Dauer, Abteilungen (mindestens eine), Termin-Tags, Notiz intern
- Wiederkehrende Termine: Termin wiederholen (täglich, wöchentlich, 2-wöchentlich, monatlich, jährlich, Wochentage, benutzerdefiniert) und Wiederholen bis
- Termin-Seite mit allen Wiederholungen, In Kalender anzeigen
- Teilnehmer über Abteilungen: einzelne Members oder alle Members einer Abteilung, auch in zukünftige Termine übernehmen
- Teilnehmer über Person, CRM-Kontakt, Crew oder Vorname/Nachname mit E-Mail
- Teilnehmerliste auf der Termin-Seite
- Termin bearbeiten, Änderungen wahlweise in zukünftige Termine übernehmen
- Zwischen den Terminen einer Serie wechseln, einzelnen Termin löschen
- E-Mail an ausgewählte Teilnehmer senden