Ein Reject ist eine E-Mail, die versendet wurde, aber vom Empfänger-Mailserver nicht angenommen wurde. Der Mailserver schickt eine Begründung zurück, und diese wird in 442Hz.com festgehalten. Rejects sind die wichtigste Grundlage für die Pflege des Verteilers: Jede Adresse, die dauerhaft nicht erreichbar ist, sollte im CRM bereinigt werden.
Es gibt zwei Wege, Rejects abzuarbeiten:
Über die Gesamtliste – der schnellere Weg. Marketing → CRM → Versände → Newsletter → Reiter Rejects . Hier stehen alle offenen Rejects über sämtliche Versände. Pro Adresse öffnest du ein Fenster, in dem du den Fehlertext liest und den Fall gleich behebst – auch alle älteren Rejects derselben Adresse auf einmal.
Pro Versand – für die Nachkontrolle. Versand öffnen → Reiter Statistik → Rejects . Zeigt nur die Rejects dieses einen Versands, dafür mit dem Fehlertext direkt in der Liste. Praktisch, um einen Versand einmal durchzusehen; erledigen kannst du dort nur über das Häkchen, ohne die Adresse gleich mitzulöschen.
So gehst du vor – über die Gesamtliste
Marketing → CRM → Versände → Newsletter öffnen und auf den Reiter Rejects klicken.
In der gewünschten Zeile auf das rote Kuchendiagramm klicken. Es öffnet sich das Statistik-Fenster zu dieser Adresse.
Den Fehlertext lesen und einordnen (siehe Tabelle „Die häufigsten Meldungen und was sie bedeuten" weiter unten).
Wenn nötig über die CRM-Nummer oder das Stift-Symbol den Datensatz öffnen und die Adresse korrigieren, ersetzen oder entfernen.
Im Fenster den passenden roten Button klicken – welcher wann, steht im nächsten Abschnitt.
Fenster schliessen und die nächste Zeile bearbeiten. Die Liste aktualisiert sich beim nächsten Laden der Seite.
Zeitsparer: In der Gesamtliste erledigen sowohl der Button im Fenster als auch das Häkchen in der Spalte Status automatisch alle Rejects derselben Adresse – auch die aus früheren Versänden. Du musst nicht jeden einzelnen Eintrag abhaken. Das Häkchen ist der schnellste Weg, wenn du den Fall schon kennst; über das Fenster siehst du zusätzlich den Fehlertext und kannst die Adresse gleich mitlöschen.
Das Statistik-Fenster im Detail
Das Fenster, das sich über das rote Kuchendiagramm öffnet, zeigt alles zu einer Adresse auf einen Blick – und enthält die beiden Buttons, mit denen du die Rejects behebst.
Was im Fenster steht
Die E-Mail-Adresse, die CRM-Nummer (öffnet die Korrespondenz) und ein Stift-Symbol (öffnet den CRM-Datensatz zum Bearbeiten).
Rejects: n – alle Reject-Meldungen zu dieser Adresse mit Datum und Original-Fehlertext. Die entscheidenden Stellen sind gelb hervorgehoben.
Erledigt: Ja / Nein – der aktuelle Status.
Weiter unten Klicks, Bild-Impressionen und Web-Views sowie – sofern vorhanden – der Abschnitt Auslieferung mit dem Zustellprotokoll ( delivered , temporaryFailure , permanentFailure , spamComplaints ).
Die beiden roten Buttons
Button
Was er tut
Wann du ihn wählst
ALLE Rejects Beheben!
Setzt alle Rejects dieser Adresse im selben CRM-Datensatz auf erledigt – auch die aus früheren Versänden. Die E-Mail-Adresse bleibt im CRM stehen.
Die Adresse ist weiterhin gültig, die Ursache war vorübergehend (Postfach voll, Server-Störung), oder du hast den Datensatz bereits von Hand korrigiert.
ALLE Rejects Beheben Und E-Mail Löschen!
Dasselbe, und zusätzlich wird die E-Mail-Adresse im CRM-Datensatz gelöscht.
Die Adresse existiert nachweislich nicht mehr und du hast keine neue.
Was nach dem Klick passiert
Der Button verschwindet, es erscheint der Hinweis „erledigt", und der Status wechselt auf Ja. Das Fenster kannst du danach einfach schliessen; die Reject-Liste im Hintergrund aktualisiert sich beim nächsten Laden der Seite.
Beide Buttons werden ohne Rückfrage ausgeführt. Den Erledigt-Status kannst du in der Reject-Statistik des Versands pro Eintrag wieder abwählen – eine gelöschte E-Mail-Adresse holt das aber nicht zurück. Du könntest sie jedoch über die History wieder rekonstruieren. Lies deshalb zuerst den Fehlertext im oberen Teil des Fensters und entscheide dann.
Drei Dinge, die gern übersehen werden
Gelöscht wird das E-Mail-Feld des CRM-Datensatzes – nicht zwingend genau die Adresse, die den Reject ausgelöst hat. Sind bei einem Kontakt mehrere Adressen erfasst (z. B. eine dienstliche über den Arbeitgeber), öffne zuerst über den Stift den CRM-Datensatz und prüfe, welche Adresse dort steht.
Der CRM-Datensatz bleibt bestehen – einfach ohne Adresse. Gelöscht wird nur die E-Mail-Adresse; das Newsletter-Häkchen und ein allfälliges Newsletter-Thema bleiben gesetzt. Beim nächsten Versand wird der Datensatz stillschweigend nicht in die Empfängerliste übernommen: keine Warnung, kein Hinweis. Willst du den Kontakt weiterhin erreichen, musst du also selber daran denken, eine neue Adresse zu erfassen. Andernfalls wird empfohlen, das Newsletter-Häkchen zu entfernen.
Das rote Kuchendiagramm bleibt rot, auch wenn der Reject behoben ist. Das ist kein Fehler – die Farbe zeigt nicht den Bearbeitungsstand an. Anders als bei den Autoreplies gibt es bei den Rejects keine Ansicht „Offen / Erledigt": Behobene Rejects verschwinden schlicht aus der Liste. Nachschauen kannst du sie noch pro Versand unter Statistik → Rejects (dort ist das Häkchen gesetzt) oder im Statistik-Fenster der Adresse bei Erledigt: Ja .
Einen einzelnen Versand nachkontrollieren
Wenn du wissen willst, wie ein bestimmter Versand gelaufen ist, öffnest du ihn direkt: Versand anklicken → Reiter Statistik → Rejects. Dort stehen nur die Rejects dieses Versands, dafür mit dem Fehlertext gleich in der Liste – gut für den Überblick nach einem Versand.
Erledigen kannst du die Fälle dort über das Häkchen in der Spalte Status – allerdings jeweils nur diesen einen Eintrag, nicht die ganze Adresse. Und die Adresse gleich mitlöschen geht in dieser Ansicht nicht. Für beides brauchst du das Statistik-Fenster aus der Gesamtliste. Dafür lässt sich hier ein Häkchen auch wieder entfernen, falls du einen Fall versehentlich als erledigt markiert hast.
Die häufigsten Meldungen und was sie bedeuten
Meldung im Reject
Bedeutung
Was zu tun ist
5.1.1 User Unknown, Recipient not found, address unknown
Das Postfach existiert nicht mehr.
Adresse im CRM ersetzen oder entfernen.
mailbox full, over quota
Postfach ist voll. Oft vorübergehend.
Beim nächsten Versand beobachten. Bleibt es dabei, neue Adresse erfragen.
5.2.1 account is inactive / disabled
Das Konto wurde stillgelegt.
Wie „Postfach existiert nicht".
5.4.1 Recipient address rejected: Access denied
Meldung von Microsoft-365-Postfächern (Firmen, Schulen, Verwaltungen). Bedeutet fast immer: Die Person hat dort kein Postfach mehr.
Neue Zuständigkeit erfragen und Adresse ersetzen.
Attempts:8 Message:Too old Code:602
Der Empfänger-Server hat über Stunden nicht geantwortet, die Zustellversuche wurden abgebrochen.
Beim nächsten Versand beobachten; einmalige Fälle sind unkritisch.
Not delivering to previously bounced address
Die Adresse steht auf der Sperrliste des Versanddienstes, weil sie früher schon abgeprallt ist. Es wurde kein Zustellversuch gemacht. Diese Meldung gibt es nur bei Ensembles, die über Mailgun verschicken – erkennbar am Reiter Bounces.
Rejects verschwinden nicht von selbst. Solange eine tote Adresse im Verteiler bleibt, erzeugt sie bei jedem Versand einen neuen Reject – und viele Zustellversuche an tote Adressen verschlechtern die Zustellqualität für alle anderen Empfänger. Deshalb: nach jedem Versand einmal durchgehen.