Der Task-Manager verwaltet Aufgaben auf drei Ebenen: je Projekt, je Saison und ensembleweit. Dieser Artikel zeigt den Weg vom Aufbau des Task-Baums bis zur täglichen Arbeit mit den Listen.
Vorbereitung: Abteilungen
Tasks hängen an Abteilungen. Diese werden unter Einstellungen → Rollen → Abteilungen gepflegt: je Abteilung Farbe und Kürzel, Verzeichnis, Berechtigungsgruppe, Module, ob sie je Projekt geführt wird, und die zugeordneten User. Die Abteilungen bilden die erste Ebene jedes Task-Baums.
Task-Baum aufbauen
Im Projekt liegt der Baum unter Tasks → Task-Baum, auf Saison-Ebene unter Dashboard → Tasks. Der Task-Baum beginnt mit der Wurzel «Tasks <Projekt>» beziehungsweise «Tasks Saison <Jahr>» und einem Knoten je Abteilung. Darunter entstehen mit «Sub-Task» beliebig tiefe Ebenen. Ein Knoten, der nur als Gefäss dient, bekommt das Häkchen Aufgabenliste und erscheint in Grossbuchstaben. Die Reihenfolge wird per Ziehgriff geändert.
Ein Abteilungs-Task im Projekt zeigt rechts den Saison-Context, also den gleichen Abteilungs-Task auf Saison-Ebene.
Task erfassen
«bearbeiten» öffnet das Formular des Tasks: Titel, Verantwortung, Delegiert von, Delegiert (an), Status, Events, Termine, Konto, Beschreibung, Abteilungen, Milestone, Deadline und Start-Zeit mit Schnellwahl 3, 7, 14, 30 oder 60 Tage. In der Detailansicht setzen die Knöpfe SZ und DL Start-Zeit oder Deadline auf heute. Der Texteditor unter dem Task hält den laufenden Text fest, der Link Kommunikation führt zur zugehörigen Comm.
Dateien und Budget am Task
Im Panel Task-Files werden Dateien zur Abteilung des Tasks hochgeladen. Unter Buchung: Budget werden Budgetpositionen erfasst; der Reiter Tasks → Budget summiert sie je Konto mit Budgetiert, Offeriert, Bestätigt und Prognose, exportierbar als XLS. Ob das Task-Budget in das Saison-Budget einfliesst, steuert das Panel Budget-Relevanz.
Delegieren
Im Formular werden die User unter Delegiert eingetragen. Der Task erscheint bei ihnen im Reiter Delegiert; Delegiert von hält fest, wer delegiert hat. Details unter Delegation (Task).
Mit den Listen arbeiten
Die Task-Listen zeigen die Tasks tabellarisch: im Projekt unter Tasks → Listen, ensembleweit unter Organisation → Tasks mit der zusätzlichen Spalte Kontext (Pfad im Baum). Reiter Meine, Delegiert, Abteilung, Erledigt beziehungsweise Done, Aufgabenlisten; Filter Zukünftige, Heute, Morgen, Vergangene, Ohne Deadline. Die Spalte DL zeigt die Tage bis zur Deadline, negativ bei Überschreitung. Der Status lässt sich direkt über das Badge in der Liste ändern.
Wiederverwenden: Task kopieren
Mit Task kopieren wird ein Teilbaum in ein anderes Projekt oder eine andere Saison übertragen, wahlweise mit Budgetpositionen und Delegierten. Die Kopien starten mit Status New, ohne Text und ohne Deadline. So dient ein Standardprojekt als Vorlage für die Projekte der nächsten Saison.
Tägliche Übersicht
Das Daily Mail versendet täglich vor 06:00 Uhr eine Zusammenfassung der offenen Tasks und aktuellen Termine, montags in ausführlicher Version. Jeder User entscheidet selbst, ob er das Daily-Mail erhalten möchte.