Wenn ein:e Bewerber:in seine Anmeldung auf eine Application einreicht, erhält er automatisch eine Bestätigungs-Mail. Inhalt, Sprache und Empfänger-Kreis dieser Mail kannst du pro Application individuell konfigurieren — typische Anwendungsfälle:
- Bestätigung der Anmeldung mit Dankestext
- Hinweise zum weiteren Vorgehen und Auswahlverfahren
- Link zu Material-Downloads (z.B. Probespielstellen)
- Hinweis auf Termin-Umfrage bei Probespielen
- Hinweis auf Warteliste bei vollem Kontingent
- Application ist im Status mindestens .
- Du hast Admin-Rechte auf der Application.
Navigiere zur Seite (über das Sub-Menü deiner Application).
Wechsle zum Reiter oder öffne die URL /manager/ensemble/{eid}/application/{appid}/edit/templates .
Wähle die Vorlage aus dem Dropdown — oder lege eine neue an.
Erfasse Betreff und Inhalt der Mail. Die Standard-Platzhalter (z.B. Name des Bewerbers, Anmeldungs-Nummer) kannst du im Text mit der Liquid-Syntax {{ user.firstname }} verwenden.
Speichere die Vorlage.
Wenn deine Application mehrsprachig ist, kannst du die Vorlage entweder in mehreren Sprachen pflegen (je nach Sprach-Auswahl des Bewerbers wird die richtige Mail versendet) oder du baust eine einzelne Vorlage, in der mehrere Sprachen untereinander stehen (alle Bewerber bekommen denselben mehrsprachigen Text).
Beide Varianten sind möglich. Welche besser passt, hängt davon ab, ob du deinen Bewerbern lieber eine kurze sprachspezifische Mail oder eine ausführliche mehrsprachige Mail schickst.
Die Aktivierung der Mehrsprachigkeit muss vorgängig vom 442-Support für dein Ensemble eingerichtet werden — frag ihn über das Feedback-Tool an.
Empfehlung: Erstelle nach der Konfiguration eine Test-Anmeldung mit deiner eigenen E-Mail-Adresse und prüfe die Mail. So entdeckst du Tippfehler oder Platzhalter-Probleme, bevor die ersten Bewerber:innen die Mail bekommen.
- Wenn du mehrere parallele Applications hast (z.B. Orchester-Akademie und Meisterkurs), kannst du pro Application eine eigene Bestätigungs-Mail mit eigenem Text pflegen.
- Der für die Application gesetzte Administrator bekommt zusätzlich eine Info-Mail über neue Anmeldungen, falls du diese Option aktiviert hast.
- Bei der Kopie einer Application wird auch die Bestätigungs-Mail-Vorlage mitkopiert — du musst sie typischerweise nur leicht anpassen.
- Wörterbuch: Bestätigungs-Mail (Application), Application-Administrator
- Lernkurs: Application — Akademie, Wettbewerb, Probespiel