Wenn ein:e Bewerber:in seine Anmeldung auf eine Application einreicht, erhält er automatisch eine Bestätigungs-Mail. Inhalt und Sprache dieser Mail steuerst du über die E-Mail-Vorlagen deines Ensembles (Art «Application Anmeldung», eine Vorlage je Sprache) — typische Anwendungsfälle:
- Bestätigung der Anmeldung mit Dankestext
- Hinweise zum weiteren Vorgehen und Auswahlverfahren
- Link zu Material-Downloads (z.B. Probespielstellen)
- Hinweis auf Termin-Umfrage bei Probespielen
- Hinweis auf Warteliste bei vollem Kontingent
- Application ist im Status mindestens .
- Du hast Admin-Rechte auf der Application.
Öffne und dort in der Seitenleiste (Seite «Vertrags-Vorlagen»). Die Vorlagen gelten für das ganze Ensemble, nicht pro Application.
In der Liste findest du die Vorlagen der Art (je Sprache eine, z. B. «Application Anmeldung DE»), dazu (Zahlungs-Bestätigung) und . Klicke auf den Stift, um eine Vorlage zu bearbeiten.
Gibt es für deine Sprache noch keine Vorlage, legst du über eine neue an und wählst die Art .
Erfasse Betreff und Inhalt der Mail. Die Standard-Platzhalter (z.B. Name des Bewerbers, Anmeldungs-Nummer) kannst du im Text mit der Liquid-Syntax {{ user.firstname }} verwenden.
Speichere die Vorlage.
Wenn deine Application mehrsprachig ist, kannst du die Vorlage entweder in mehreren Sprachen pflegen (je nach Sprach-Auswahl des Bewerbers wird die richtige Mail versendet) oder du baust eine einzelne Vorlage, in der mehrere Sprachen untereinander stehen (alle Bewerber bekommen denselben mehrsprachigen Text).
Beide Varianten sind möglich. Welche besser passt, hängt davon ab, ob du deinen Bewerbern lieber eine kurze sprachspezifische Mail oder eine ausführliche mehrsprachige Mail schickst.
Die Aktivierung der Mehrsprachigkeit muss vorgängig vom 442-Support für dein Ensemble eingerichtet werden — frag ihn über das Feedback-Tool an.
Empfehlung: Erstelle nach der Konfiguration eine Test-Anmeldung mit deiner eigenen E-Mail-Adresse und prüfe die Mail. So entdeckst du Tippfehler oder Platzhalter-Probleme, bevor die ersten Bewerber:innen die Mail bekommen.
- Die Vorlagen liegen beim Ensemble. Die Mail wird mit den Angaben der jeweiligen Application befüllt (Platzhalter). Brauchst du für parallele Applications (z.B. Orchester-Akademie und Meisterkurs) unterschiedliche Texte, frag den 442-Support.
- Der für die Application gesetzte Administrator bekommt zusätzlich eine Info-Mail über neue Anmeldungen, falls du diese Option aktiviert hast.
- Da die Vorlage beim Ensemble liegt, gilt sie automatisch auch für kopierte und neue Applications – prüfe nur, ob Jahreszahlen oder Termine im Text stehen.
- Wörterbuch: Bestätigungs-Mail (Application), Application-Administrator
- Lernkurs: Application — Akademie, Wettbewerb, Probespiel