Diese Anforderungen sind keine Vorgaben von 442hz.com, sondern werden von E-Mail-Providern und Mailservern wie Gmail, Outlook und anderen zunehmend vorausgesetzt. Der Grund ist, dass Spam, Phishing und gefälschte Absender immer problematischer werden.
Die DNS-Einträge helfen den empfangenden Mailservern zu erkennen, dass die E-Mail tatsächlich autorisiert ist und nicht gefälscht wurde. Ohne diese Einstellungen landen Nachrichten eher im Spam, werden blockiert oder erscheinen mit Warnhinweisen. Die Einträge verbessern also die Zustellbarkeit und schützen zugleich deine Domain vor Missbrauch.
Inhalt
Das Tutorial behandelt im Detail:
Rechte vergeben: Einstellungen → Rollen → Members, Recht "Besitzer/Ersteller des Ensembles: alle Rechte" oder "DNS-Einstellungen E-Mail" (auch für externe IT-Verantwortliche)
Ensemble-Domain erfassen: Einstellungen → Allgemein → E-Mail, Domain ohne "www" eintragen und Technischen Kontakt hinterlegen
SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge gemäss Anweisungen setzen, rote und gelbe Warnungen bereinigen
Bestehende, noch nicht verknüpfte Einträge über + Einträge generieren verbinden und DNS-Einträge überprüfen (grüne Häkchen)
Technischen Kontakt über Bearbeiten anpassen
Absender-E-Mail-Adressen über + E-Mail erfassen
B3 E-Mail Set-up: SPF, DKIM, DMARC
In diesem Tutorial richtest du eure E-Mail-Domain in 442Hz.com ein, damit Mails aus dem System in eurem Namen verschickt werden: Domain erfassen, die SPF- , DKIM- und DMARC-Einträge verstehen und die Absenderadressen der Members hinterlegen.
Damit 442Hz.com E-Mails im Namen eures Ensembles verschicken darf, richtest du eure E-Mail-Domain ein. Du findest das unter Einstellungen › Allgemein , im Seitenmenü E-Mail Einrichtung .
Die Seite E-Mail Einrichtung erklärt den Hintergrund: Grosse Mail-Anbieter verlangen, dass Mails, die 442Hz.com in eurem Namen verschickt, über SPF , DKIM und DMARC als echt ausgewiesen sind. Sonst landen sie im Spam oder werden abgelehnt. Lies den blauen Kasten einmal in Ruhe durch.
Solange keine Domain eingerichtet ist, erscheint der gelbe Hinweis: Es können keine E-Mails aus 442Hz.com verschickt werden.
Voraussetzungen: Zwei Dinge braucht es vorab: Ein Member mit dem Recht DNS-Einstellungen E-Mail (oder der Haupt-User) als technischer Kontakt der Domain, und Zugriff auf die DNS-Verwaltung eurer Domain (dort, wo die Nameserver verwaltet werden, nicht zwingend beim E-Mail-Anbieter). Die Domain wird ohne «www» erfasst, zum Beispiel «konzertorchester.ch».
Klicke im Seitenmenü auf Ensemble-Domain hinzufügen .
Gib die Domain ein, über die eure Mails verschickt werden, ohne «www», zum Beispiel «som-442.com».
Wähle den technischen Kontakt : der Member, der für die DNS-Einträge zuständig ist.
Hier Anna Keller , die Haupt-Userin.
Mit Speichern wird die Domain angelegt.
Die Domain ist angelegt: som-442.com , technischer Kontakt Anna Keller. Das rote Symbol zeigt: Die DNS-Einträge fehlen noch. Darunter die drei Einträge, die 442Hz.com für euch berechnet hat: SPF , DKIM (mit Host und langem Schlüssel) und DMARC . Mit dem Kopier-Symbol übernimmst du Host und Wert in die Zwischenablage.
Der rote Kasten ist deine Anleitung für die DNS-Verwaltung : Für jeden fehlenden Eintrag steht, welchen TXT-Eintrag du beim Domain-Anbieter anlegst (Name/Host, TTL, Wert). Kopiere die Werte immer mit dem Kopier-Symbol, nicht von Hand, Tippfehler sind die häufigste Fehlerquelle.
Unter dem Kasten: DNS-Einträge überprüfen (nach dem Setzen der Einträge klicken, bis alle Häkchen grün sind), Bearbeiten (Domain oder technischer Kontakt ändern), DKIM-Eintrag hinzufügen und Domain löschen .
Geduld bei DNS: DNS-Änderungen brauchen bis zu 48 Stunden, bis sie weltweit sichtbar sind. Prüfe also später nochmals mit DNS-Einträge überprüfen . Erst wenn alle drei Einträge grün sind, verschickt 442Hz.com Mails über eure Domain, vorher über no-reply@442hz.com .
Rechts die Members : Beim Versand aus 442Hz.com wird die E-Mail-Adresse des Members als Absender verwendet. Sie muss zur eingerichteten Domain passen, sonst geht die Mail über no-reply@442hz.com . Das rote Fragezeichen heisst: noch keine Adresse hinterlegt.
Klicke bei Anna Keller auf + E-Mail .
Trage die E-Mail-Adresse des Members mit eurer Domain ein, zum Beispiel anna.keller@som-442.com .
Mit Speichern übernehmen.
Die Adresse ist hinterlegt. Sobald die DNS-Einträge grün sind, gehen Mails von Anna Keller mit dieser Absenderadresse raus. Hinterlege so die Adressen aller Members, die aus 442Hz.com Mails verschicken.
Wenn du nicht weiterkommst: Die DNS-Einträge setzt ihr beim Domain-Anbieter, nicht in 442Hz.com. Wenn ihr unsicher seid, wer bei euch die DNS-Verwaltung hat, fragt den Website-Verantwortlichen oder bucht ein Kurzmeeting mit dem 442-Support (Link am Ende des Lernkurses).
Geschafft!: Du hast das Tutorial B3 E-Mail Set-up abgeschlossen. Die DNS-Einträge selbst setzt ihr beim Domain-Anbieter. Weiter geht es mit B4 User, Member-Rechte, Berechtigungsgruppen, Abteilungen . Mit Fertig kommst du zurück zum Lernkurs und kannst die Lektion abhaken.