Prüfung und Einrichtung Personalbuchhaltung zum Jahreswechsel


Per 1. Januar ändern nicht nur regelmässig die Sozialversicherungs- oder Steuersätze für das neue Jahr, es sind auch Lohnmeldungen und Lohnausweise zum alten Jahr zu erstellen.
Wir empfehlen Dir, jährlich sorgfältig die folgenden Punkte zu prüfen und die entsprechenden Einstellungen und Anpassungen vorzunehmen.

Beim Jahreswechsel prüfen

  • Lohnabrechnungen: Sind alle auf Status auf „ausbezahlt“?->Lohnbuchhaltung->Abrechnung: Status prüfen.
Beachte: Die Lohnabrechnungen werden unabhängig ihres Status immer in den Lohnausweisen eingerechnet, sofern der  ⁠⁠Stichtag⁠  im entsprechenden Kalenderjahr liegt.

  • Lohnausweise: Werden die Lohnabrechnungen korrekt in den Lohnausweis einbezogen (oder nicht)?->Projektabrechnungen: Spalte "LA"
Es werden nur die Lohnabrechnungen beim Erstellen des Lohnausweises berücksichtigt, die in der Spalte LA ein Häckchen haben.Wenn das Häckchen in der nicht oder fälschlicherweise gesetzt ist, so kann dies jederzeit angepasst werden:  ⁠⁠Honorarabrechnung: Stichtag und Lohnausweis ändern⁠ 
Auch auf Musiker:in muss die Checkbox Lohnart aktiviert sein, damit eine Lohnabrechnung in den Lohnausweis einbezogen wird.

Zum Jahresbeginn einrichten

  • Sozialversicherungs- und Steuersätze ins neue Kalenderjahr übernehmen.  ⁠⁠Wie übertrage ich die Sozialleistungen ins neue Kalenderjahr?⁠ 
Allfällig notwendige Anpassung der Sätze müssen unmittelbar VOR dem Übertrag vorgenommen werden. Einstellungen->Allgemein->Sozialleistungen
  • Anmerkung: Auch Kontoplan und Kosteninfos ( ⁠⁠Kostenträger⁠ , Kostenart und Kostenstelle) müssen pro Kalenderjahr aus dem Vorjahr importiert werden.  ⁠⁠Kontoplan aus Vorjahr kopieren⁠ 

Spezialfall: Projekte zum Jahresende

Bei Projekten, die Ende Dezember abgeschlossen, deren Musikerhonorare aber erst im Januar ausbezahlt werden, müssen sorgfältig geprüft werden. Entscheidend für die Zuweisung zum korrekten Kalenderjahr ist der  ⁠⁠Stichtag⁠ .
  • Beispiel:
  • Ein Projekt endet im Dezember, wird aber im Januar abgerechnet. Der Stichtag richtet sich nach dem Zahlungsdatum und wird bei Verwendung einer SEPA-Zahlung auf Grund des dort eingesetzten Valuta-Datums gesetzt.
  • Wenn bereits Lohnausweise erstellt oder Lohnmeldungen für das alte Jahr gemacht wurden, so wurde für diese der Stichtag der Abrechnung im alten Jahr verwendet. Die Zahlung im neuen Jahr führt dazu, dass, der Stichtag nun im neuen Jahr liegt, so dass - wenn nicht  ⁠⁠Honorarabrechnung: Stichtag und Lohnausweis ändern⁠  vorgenommen wird, diese Honorarabrechnung in Lohnausweisen und Lohnmeldungen beider Jahre auftaucht, was falsch wäre.
Wir empfehlen eine entsprechende Dokumentation solcher Spezialfälle.

Journale und Auswertungen für Lohnmeldungen

Die Lohnbuchhaltung stellt dir an zwei Orten Exporte zur Verfügung. An beiden Stellen kannst du nach Bedarf verschiedene Filter anwenden.
  • Journale
  • Kumulativ-Journal
  • Lohnsummen (PDF)
  • Lohnsummen (Excel)
  • Lohn Rekapitulation
  • Quellensteuer
  • Excel-Export mit je Kanton in einem Tabellenblatt