Das Hoteltool wurde 2024 komplett überarbeitet. Die wesentlichen Neuerungen sind:
- Erstellen von Zimmerkategorien (Einzel-, Doppelzimmer, Junior-Suite etc.)
- Erfassen von Zimmerpreis
- Vergleich Kosten Soll-Ist
- Zimmerzuteilung
- Flexibles Anpassen und Erweitern von bestehenden Hotel-Reservierungen (Reservierungsgruppen)
Dieses Tutorial hilft dir, das Hoteltool zu konfigurieren und zu nutzen – von der Einrichtung eines Hotels über die Erfassung von Hotel-Reservierungen bis hin zur Verwaltung von Reservierungsgruppen.
Wörterbuch Step 3
verfügbare Rechte Step 4
Zimmerkategorie erfassen (optional): Step 10
Zimmer erfassen (optional) Step 14
CRM-Eintrag für Hotel erfassen oder verknüpfen Step 17
Personenzahl und Budget erfassen
Stornobedingungen erfassen
Zimmerkategorie erfassen
rechte Spalte: Zusammenfassung der Reservierungsgruppe
linke Spalte: Alle Hotel-Reservierungen übereinander (wenn mehrere in dieser Reservierungsgruppe vorhanden)
mittlere Spalte: Die dieser Reservierungsgruppe zugehörigen Personen
Mouseover zu weiteren Informationen / Warnmeldungen
Comm erstellen
Zimmer dazufügen Step 54
Anlage/File hochladen Step 66
Projekt verknüpfen Step 67
Personen dazufügen Step 68
Personen entfernen. Step 70
Zimmer einteilen Step 72
Personen ablösen Step 74
Special Feature: Zimmereinteilung per drag and drop Step 76
Zimmerkategorie umverteilen Step 77
Hotel-Reservierung ablösen Step 86
Reservierungsgruppen vereinen Step 92
Zimmerliste anzeigen und exportieren Step 100
Musikeranfragen freischalten Step 102
Widgets auf Dashboard Step 105
Gehe zu .
Fülle die gewünschten Felder aus. Das einzige Pflichtfeld ist der des Hotels. Alle anderen Angaben (Adresse, Telefonnummer, interne und externe Notizen) kannst du auch später ergänzen oder bearbeiten.
Klicke auf , um das Hotel anzulegen.
- Wenn du erstellen möchtest:
Klicke auf .
Trage die Bezeichnung der Kategorie ein und speichere.
- Um zu einem Hotel hinzuzufügen:
Klicke auf .
Füge die Details wie Zimmernummer und Besonderheiten (z. B. Raucherzimmer) ein.
Speichere deine Eingaben.
Hinweis: Zimmer und Kategorien können auch direkt aus einer Hotel-Reservierung hinzugefügt werden.
Wenn ein CRM-Eintrag für das Hotel existiert, kannst du diesen verknüpfen:
- Öffne das Hotel und klicke auf .
- Wähle den passenden CRM-Eintrag aus und speichere.
Alternativ kannst du einen neuen CRM-Eintrag erstellen und sofort verknüpfen.
Gehe zu .
Gib eine für die Reservierung ein (Pflichtfeld).
Optional kannst du (Personenzahl) und eintragen. Diese Angaben kannst du auch später ergänzen.
Wähle ein Hotel aus, falls bekannt, und trage das Datum ein. Auch diese Felder können nachträglich bearbeitet werden.
Füge bei Bedarf hinzu:
- Klicke auf , trage die Tage und den Erstattungssatz ein und speichere.
- Wenn mehrere Bedingungen gelten, wiederhole den Schritt.
Erfasse die :
- Gib die Anzahl der Zimmer, PAX pro Zimmer und den Preis pro Nacht ein.
- Weitere Kategorien können hinzugefügt oder wieder gelöscht werden.
, um die Hotel-Reservierung abzuschließen.
Nach dem Speichern kannst du die Reservierungsgruppe im Detail betrachten:
- Zusammenfassung der Gruppe (PAX, Budget, Status).
- Alle Hotel-Reservierungen in dieser Gruppe, untereinander angeordnet.
- Personen, die der Reservierungsgruppe zugeordnet sind.
Mit Mouseover kannst du zusätzliche Informationen wie Kosten und Warnmeldungen einsehen.
Klicke in der Reservierung auf , um Zimmer hinzuzufügen.
Wähle bereits erfasste Zimmer aus oder erstelle neue Zimmer.
Über das entsprechende Icon kannst du Personen aus der Gruppe entfernen oder neue Personen hinzufügen.
Personen, die keinem Zimmer zugeordnet sind, erscheinen in der mittleren Spalte.
Ordne Personen Zimmern oder Zimmerkategorien zu.
Mit kannst du Personen wieder aus Zimmern entfernen.
Falls Zimmer in ein anderes Hotel verschoben werden müssen, klicke auf .
Erstelle eine neue Hotel-Reservierung und füge die entsprechenden Zimmer hinzu.
Wähle zwei oder mehr Reservierungsgruppen aus und klicke auf .
Vergib einen Namen für die neue Gruppe und speichere.
Rufe im Seitenmenü die der Reservierungsgruppe auf.
Exportiere die Liste als Excel-Datei.
Wenn Musiker:innen eine Übernachtung anfragen dürfen, aktiviere dies über .
Wähle die verknüpften Projekte aus und speichere.
Füge Widgets wie hinzu, um wichtige Fristen zu überwachen.
Konfiguriere die Widgets, z. B. für Storno-Deadlines innerhalb der nächsten 400 Tage.
Der Ausgangspunkt im Hoteltool ist immer eine , zu der eine oder mehrere Hotel-Reservierungen gehören. Beim Erstellen einer Reservierung wird diese automatisch Teil einer neuen Reservierungsgruppe – es sei denn, sie wird aus einer bestehenden Reservierungsgruppe heraus erstellt. In diesem Fall bleibt sie der ursprünglichen Gruppe zugeordnet.
Damit du schnell starten kannst, sind bei der Erstellung nur wenige Angaben erforderlich:
Mit diesen Basisangaben kannst du die Reservierung anlegen und später weiter bearbeiten. Die Reservierung kann bei Bedarf aufgeteilt und so zu einer vollständigen entwickelt werden.
Das Tool bietet dir höchste Flexibilität, sodass du Reservierungen individuell nach deinem Bedarf erstellen kannst. Hier einige typische Szenarien:
- : Beim Erstellen der Reservierung steht zunächst nur fest, wie viele Personen (Musiker:innen, Dirigent:in, Solist:innen, Crew) eine Übernachtung benötigen und welches Budget verfügbar ist. Details wie Zimmerkategorien oder Hotels werden später ergänzt.
- : Ähnlich wie beim Orchester auf Tournee: Die Basisdaten sind bekannt, und die Reservierung wird später detaillierter aufgeschlüsselt.
- : Im Festivalhotel XY stehen für einen bestimmten Zeitraum eine festgelegte Anzahl an Zimmern zur Verfügung. Diese können flexibel zugeordnet werden.
- : Ein:e Künstler:in benötigt während einer Spielzeit oder Festivalperiode mehrere Übernachtungen. Die Reservierung kann entsprechend angepasst werden.
Das Hoteltool erlaubt dir maximale Anpassungsmöglichkeiten:
- Eine erfasste Reservierung (bzw. Reservierungsgruppe) kann jederzeit in mehrere aufgeteilt werden. Diese können auch unterschiedlichen Hotels zugewiesen werden.
- Es ist möglich, mehrere Reservierungsgruppen miteinander zu vereinen. Dabei entsteht eine neue Reservierungsgruppe mit den zusammengeführten Daten.
- Du kannst sowohl einzelne Reservierungen als auch komplette Reservierungsgruppen jederzeit löschen, falls diese nicht mehr benötigt werden.
Mit diesen flexiblen Funktionen passt sich das Hoteltool an jede organisatorische Anforderung an und ermöglicht dir eine einfache, strukturierte Verwaltung von Hotel-Reservierungen.
5 Über Stammdaten...
6 ...Hotels...
7...mit + Hotel erfassen...
8... ein neues Hotel erfassen. Hierzu die gewünschten Felder ausfüllen. Einziges Pflichtfeld ist Name, alle anderen Felder können auch später jederzeit bearbeitet werden.
9 Nach Erfassen aller gewünschten Informationen über Speichern abschliessen.
10 Zimmerkategorien können, müssen aber nicht an dieser Stelle erfasst werden. Dies ist auch direkt aus einer Hotel-Reservierung möglich.
Um Zimmerkategorien zu erfassen auf + Zimmerkategorie erfassen klicken...
11 ...die entsprechende Bezeichnung eintragen...
12 ...und die entsprechende Zimmerkategorie eintragen.
13 Mit Speichern abschliessen.
14 Um spezifische Zimmer des Hotels zu erfassen, z.B. das Zimmer 105 (Raucherzimmer), über + Zimmer erfassen...
15 ...die entsprechenden Eingaben machen und mit Speichern abschliessen.
16 In diesem Hotel sind nun die Zimmerkategorien Standardzimmer und Doppelzimmer verfügbar sowie das spezifische 105.
17 Wahlweise kann an dieser Stelle kann wahlweise ein CRM-Eintrag für das Hotel erstellt werden.
18 Falls der CRM-Eintrag bereits besteht, kann dieser über Bearbeiten...
19 ...aus dem CRM ausgewählt...
20 ...und über Speichern mit dem eben erfassten Hotel verknüpft werden.
21 Der vernküpfte CRM-Eintrag ist nun hier erkennbar.
23 Über Organisation...
24 ...Hotel...
25 ...Reservierung erfassen klicken.
26 Das Feld Bezeichnung ist ein Pflichtfeld und muss ausgefüllt werden.
27 In den Feldern PAX und Betrag kann wahlweise die zu erwartende Anzahl Personen sowie das Budget für die Hotelkosten dieser Reservierungsgruppe eingetragen werden. Diese Zahlen können auch später dazugefügt werden.
28 Gleichzeitig mit dieser Reservierungsgruppe wird die eigentliche Hotel-Reservierung erstellt. Diese kann einen eigenen Titel haben.
29 Das Datum Von...Bis kann jetzt oder später eingetragen werden.
30 Ebenos kann das Hotel jetzt oder später ausgewählt werden.
31 In diesem Beispiel wählen wir das Hotel aus und tragen manuell PAX und Betrag für diese Hotel-Reservierung ein.
32 Für jede Hotel-Reservierung können eine oder mehrere Stornobedingungen erfasst werden.
33 Klicken Sie auf Tage im Voraus
34 Geben Sie Tage im Voraus ein
35 Klicken Sie auf Erstattungssatz
36 Es können Tage im Voraus, der Erstattungssatz sowie eine Notiz zu dieser Stornobedingung erfasst werden.
37 Wenn mehrere Stornobedingungen gelten, weitere dazufügen.
38 Den entsprechenden Status dieser Hotel-Reservierung über das Status-Dropdown auswählen.
39 Wenn jetzt oder später Personen auf bestimmte Zimmerkategorien eingeteilt werden sollen, müssen die Zimmerkategorien hier erfasst werden.
40 Nun können Anzahl Zimmer, PAX pro Zimmer sowie der Preis pro Nacht für die zu erstellende Zimmerkategorie erfasst werden.
41 Beachte: Wird in diesem Schritt auch schon die Zimmerkategorie ausgewählt...
42 ...muss der Preis pro Nacht noch einmal eingetragen werden (da in einer Hotel-Reservation die Zimmerkategorie geändert werden kann, kann auch potentiell der Preis pro Nacht ändern).
Schon einmal verwendet, "erinnert" sich die Kategorie an den Preis.
43 Es können weitere Zimmerkategorien dieser Hotel-Reservierung dazugefügt werden.
44 Über das x kann eine Zimmerkategorie wieder aus der Hotel-Reservation gelöscht werden.
45 Über Speichern die Hotel-Reservierung abschliessen.
47 In der Übersicht erkennen wir:
Diese Reservierungsgruppe "Gastspiel Frankfurt" besteht nur aus einer Reservation "Maritim Hotel Frankfurt".
48 Die Zusammenfassung dieser Reservierungsgruppe erscheint in der rechten Spalte.
49 Die linke Spalte zeigt die einzelnen Hotel-Reservierungen (wenn mehrere in einer Reservierungsgruppe enthalten sind, so erscheinen diese untereinander).
50 Die mittlere Spalte gibt Auskunft über die Personen, die dieser Reservierungsgruppe angehören. Dieser Reservierungsgruppe gehören noch keine Personen an.
51 Mit Mouseover erscheinen Informationen zu den PAX und Kostenangaben.
52 Bei Bedarf kann für die Reservierungsgruppe oder je Hotelreservation eine Kommunikation erfasst werden.
54 Zur Erinnerung: Unter dem Tab Alle Reservierungen erscheinen alle Hotel-Reservationen übereinander.
55 In diesem Beispiel mit nur einer Hotel-Reservierung sind die beiden Tabs Alle Reservierungen und Maritim Hotel Frankfurt identisch.
56 Wahlweise können dieser Hotel-Reservierung individuelle Zimmer zugeteilt werden.
57 Um zwei Zimmer dazuzufügen die Anzahl 2 eintragen...
58 ...und über das + zwei Zimmer dazufügen.
59 Es kann nun das zuvor bei der Erfassung des Hotels erfasste Zimmer 105 als erstes Zimmer ausgewählt werden.
60 Um das zweite gewünschte Zimmer zu erfassen wiederum auf das + klicken.
61 Entweder kann an dieser Stelle leer gelassen werden zur Erfassung eines allgemeinen Zimmers.
62 Oder es kann ein neues Zimmer für dieses Hotel (das danach auch in Zukunft bei diesem Hotel zur Auswahl steht) erstellt werden. Hierzu + Erstellen klicken...
63 ...den Namen des Zimmers sowie allfällige weitere Informationen dazu eintragen...
64 ...und mit Speichern abschliessen.
65 In der Hotel-Reservierung sind in der Zimmerkategorie Einzelzimmer Standard nun die beiden Zimmer erkennbar.
Erinnerung: Es ist nicht nötig, Zimmer zu erfassen. Personen können auch nur Zimmerkategorien zugeteilt werden. Siehe nächste Steps.
66 Wenn vorhanden können Dokumente unter File Erfassen als Anlage zu dieser Hotel-Reservierung erfasst werden.
Anmerkung: Diese Dokumente sind nicht für Musiker:innen in deren persönlichem Musikeraccount sichtbar.
67 Die Reservierungsgruppe erkennt, welche Projekte im Zeitraum dieser Reservation statt finden. Das gewünschte Projekt kann mit + Projektname mit der Reservierungsgruppe verknüpft werden.^
68 Dadurch können nun Projekt-Künstler...
69 ...und Projekt-Musiker dieser Reservierungsgruppe dazugefügt werden.
70 Personen können aus dieser Reservierungsgruppe entfernt...
71 ...und einzeln dazugefügt werden.
72 Die Zimmereinteilung kann per Klick auf das entsprechende Icon der gewünschten Zimmerkategorie erfolgen.
73 Es können mehrere Personen gleichzeitig zugeteilt werden.
74 Über Person ablösen kann eine Person aus der Zimmerkategorie entfernt werden und erscheint danach wieder in der mittleren Spalte unter Nicht zugeordnete Personen.
77 Wenn eine aus der bestehenden Reservierungsgruppe mit einer Hotel-Reservierung eine bestimmte Anzahl Zimmer z.B. in ein anderes Hotel umplatziert werden muss, so kann über Zimmerkategorien umverteilen...
78 ...eine neue Hotel-Reservierung erstellt werden mit in diesem Beispiel 2 abgelösten Doppelzimmern.
Bestehen bereits weitere Hotel-Reservierungen, können diese Zimmerkategorien auch über Hotel-Reservierung (Ziel) in eine solche überführt werden.
79 Über Zimmerkategorie Umverteilen die neue Hotel-Reservation erstellen.
80 In der Übersicht ist diese neue Hotel-Reservation nun in der linken Spalte unterhalb der bereits bestehenden Hotel-Reservierung erkennbar.
81 Diese Hotelreservation kann nun bearbeitet werden, oder es kann auf den neuen Tab H? geklickt werden...
82 ...um diese neue Hotel-Reservierung nun in der linken Spalte zuoberst zu haben und von hier aus bearbeiten zu können.
83 Die gewünschten Felder ausfüllen...
84 ...und mit Speichern abschliessen.
85 Nun ist in der Übersicht der Reservierungsgruppe Gastspiel Frankfurt neben Alle Reservierungen und Maritim hotel Frankfurt auch die Hotel-Reservierung Four Seasons sichtbar und anwählbar.
86 Um eine Hotel-Reservierung in eine andere Reservierungsgruppe zu überführen Reservierung ablösen klicken...
87 ...eine neue mit + Erstellen...
88 ...oder eine bestehende Reservierungsgruppe auswählen...
89 ...und mit Speichern abschliessen
90 Da aus der bestehenden Reservierungsgruppe Zimmerkategorien abgelöst wurden, erscheint nun eine entsprechende orange Warnung. 20 in der Reservierung vorgesehene Personen im Vergleich zu...
91 ...die maximale Kapazität an möglichen Personen in den verfügbaren Zimmerkategorien.
92 Auch der umgekehrte Schritt ist möglich: Verschiedene Reservierungsgruppen miteinander vereinen. Dazu über Organisation...
93 ...Hotel...
94 ...die Übersicht der Hotel-Reservierungen aufrufen, die zu vereinenden Reservierungsgruppen auswählen...
95 ...und über Reservierungsgruppen vereinen zusammenführen.
96 Der dabei neu entstehenden Reservierungsgruppe muss eine Bezeichnung gegeben werden.
97 Mit Speichern die neue Reservierungsgruppe mit den beiden vereinten Reservierungsgruppen erstellen.
98 Es sind nun beide Hotel-Reservierungen in derselben Reservierungsgruppe.
100 In der Reservierungsgruppe kann im Seitenmenü die Zimmerliste abgerufen werden
101 Auf der Seite der Zimmerliste kann, ebenfalls über das Seitenmenü, über Zimmerliste Exportieren diese als Excel-Datei heruntergeladen werden.
102 Wenn Projektmusiker in über ihr persönliches Musikeraccount eine Anfrage für eine Übernachtung für diese Reservierungsgruppe machen können sollen, so kann über Musiker Anfragen freischalten...
103 das oder die Projekte, die zuvor mit dieser Reservierungsgrupper verknüpft wurden, ausgewählt...
104 und über Speichern aktiviert werden.
105 Auf dem Dashboar stehen verschiedene Widgest zur Verfügung. Über Widget hinzufügen...
106 das Widget Hotel-Reservierung Deadlines dazufügen.
107 Über die Einstellungen des Widgets...
108 können z.B. alle Storno-Deadlines der Hotel-Reservierungen mit Status gebucht in den kommenden 400 Tagen angezeigt werden.
111 Weitere Widgets können auf die selbe Art dazugefügt werden und über die Einstellungen in gleicher Art eingerichtet.
Dasselbe Widget kann mehrere Male hinzugefügt werden, wenn nach verschiedenen Status oder Zeiträumen angezeigt werden soll.