Die wichtigste Regel im CRM: Ein Eintrag ist entweder eine Firma oder eine Person, nie beides. Firma und Person werden über Personal und Arbeitgeber verbunden.
Firma oder Person
Ein Firmen-Eintrag hat das Feld Firma gefüllt, das Geschlecht Firma (angezeigt als «Firma für Anschrift»), Vorname und Name leer, eine Funktionsadresse als E-Mail und die Firmenadresse. Ein Personen-Eintrag hat Vorname, Name, Geschlecht, Anrede, Briefanrede, persönliche E-Mail und Privatadresse; das Feld Firma bleibt leer, die Firma kommt über die Verknüpfung. Firma und Vorname/Name im selben Eintrag erzeugen Schein-Dubletten derselben Firma.
Vor dem Erfassen wird per Quick-Search nach Nachname und nach Firmenname gesucht. Die Quick-Search ist unscharf und liefert auch Nicht-Treffer mit hohem Prozentwert; nur der gelb markierte Treffer zählt. Eine Person kann unter einem früheren Arbeitgeber schon existieren; dann wird der bestehende Eintrag um einen zweiten Arbeitgeber ergänzt.
Dann wird die Firma über «+ Eintrag erfassen» angelegt, die Anschrift danach im gespeicherten Eintrag über «+ Anschrift». Anschliessend die Personen, ebenfalls über «+ Eintrag erfassen». Zuletzt die Verknüpfung: im Firmen-Eintrag «+ Personal», im Dialog «Personal erfassen» den bestehenden Personen-Eintrag wählen und Haupt-Kontakt, Funktion, Aufgabe, Abteilung (Anstellung), Briefanrede, dienstliche E-Mail, Mobile, Phone, Assistenz, Beschäftigung von bis und Notiz erfassen. Der Knopf heisst «Weiter».
Was am Personal hängt
Funktion, dienstliche Kontaktdaten und das Haupt-Kontakt-Flag gehören zur Verknüpfung, nicht zur Person. Eine Person kann mehrere Arbeitgeber haben, je mit eigener Funktion und dienstlicher E-Mail. Der Arbeitgeber-Block zeigt Kollegen und ehemalige Kollegen. Doppelte Personen werden mit dem Merge-Tool zusammengeführt.