Es gibt zwei Arten, den Ablauf anzuzeigen und Einträge vorzunehmen. Um einen Ablaufeintrag direkt aus der Projektübersicht zu erfassen auf den kleinen schwarzen Pfeil klicken.
Über das blaue +...
... öffnet sich das Pop-up zum Erfassen aller relevanten Informationen. Titel ist das einzige Pflichtfeld.
Im Dropdown Art kann aus verschiedenen Kategorien ausgewählt werden. Bei der Anzeige des Ablaufs, aber auch im Ablauf-Widget auf dem Dashboard oder im Kalenderabo lässt sich z.B. nach Kategorien filtern.
In diesem Beispiel für die Flügelstimmung wählen wir die Kategorie Instrumente.
Es kann aus verschiedenen Status ausgewählt werden, nach denen sich ebenfalls filtern lässt.
Durch das Ausfüllen von Start- und End-Datum/Zeit rechnet die Dauer automatisch. Es kann auch die Start-Zeit eingetragen werden und die Dauer, so dass sich die End-Zeit automatisch anpasst.
Mit dem Erstellen erscheint automatisch die Person, welche den Eintrag erstellt, als verantwortliche Crew.
Crew kann über das Dropdown geändert werden.
Wenn keine Crew feststeht, kann diese auch weggeklickt werden.
Wenn keine Crew erfasst ist, kann diese dazu geklickt werden.
Wie überall in 442 ist die Notiz intern (orange) nur für Admins sichtbar, die Notiz extern (grün) erscheint in Probenplänen, Ablaufplänen für Musiker etc. In PDF-Exporten des Ablaufs lässt sich die interne Notiz wahlweise anzeigen/ausblenden.
Eine inhaltlich vereinfachte Version des Ablaufeintrags lässt sich direkt in der Projektübersicht aufklappen.
Die oberste Checkbox für alle oder die jeweiligen Checkboxen für die gewünschten Kategorien anklicken.
Hier erscheinen nun die gewünschten Ablaufeinträge.
Die zweite Möglichkeit, den Ablauf - in seiner vollen Version - anzuzeigen und Einträge vorzunehmen ist über das Seitenmenü.
In dieser Ansicht können Einträge über das schwarze + jeweils in der Zeile eines Events erfasst werden.
Hier kann die Kategorie ausgewählt werden.
Das Pop-up zum Erfassen des Eintrags ist identisch mit dem in den vorhergehenden Schritten beschriebenen.
Ablauf-Einträge lassen sich nur auf Projektebene erfassen. Über das Dashboard lassen sie sich aber projektübergreifend anzeigen.
Auf dem Dashboard Ablauf im Seitenmenü wählen.
Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, den Ablauf zu filtern. z.B. über Datum von bis.
Oder über Markieren eines Zeitraums mit der Maus.
Hier lässt sich nach Status des Ablaufeintrags filtern, aber auch nach Event-Parametern.
Die Kategorien/Arten lassen sich mit einem Klick alle deaktivieren oder aktivieren...
...oder einzeln dazu klicken.
Die Arten unterhalb der feinen grauen Linie sind übrigens keine Ablauf-Einträge, sondern Einträge aus den entsprechenden anderen Tools (Hotel, Flug, Garderobe, Verfügbarkeit). Im Ablauf kommt somit alles zusammen, egal, wo es erfasst wurde.
In diesem Beispiel stellen wir einen Filter für alle Einträge der Art Instrumente für ein bestimmtes Crew-Mitglied (Klavierstimmer) zusammen.
Nach der Auswahl der Filtermöglichkeiten wird mit Suche das Resultat generiert.
Mittels Abfrage speichern kann zu einem späteren Zeitpunkt dieselbe Abfrage immer wieder gestartet werden.
Mit dem Bearbeiten-Bleistift...
... kann dieser Ablauf-Filter benannt werden...
...und über die Auswahl...
...ganz einfach jederzeit wieder aufgerufen werden.
Über Exportieren lassen sich verschiedene Exporte (PDF, Excel) generieren.