In diesem Tutorial legst du einen neuen an und machst ihn zum deines Ensembles: Login-Daten, Saison- und Projekt-Berechtigung und die ensemble-spezifischen Angaben.
User, Rechte und Abteilungen verwaltest du unter im Kopfmenü.
Wähle .
Die Seite : alle User mit Zugang zur Verwaltung eures Ensembles. Pro Zeile Name, User, SU (Superuser), Gruppen, Abteilungen und Rechte. Im Seitenmenü: , , .
User und Member: Zwei Begriffe: Ein ist ein Login auf 442Hz.com (eine Person, ensembleübergreifend). Ein ist ein User, der in eurem Ensemble Verwaltungsrechte hat. Musikerinnen und Musiker bekommen später ihre eigenen User (Lektion C2), sie sind keine Members. Zwei Wege, einen Member hinzuzufügen: , wenn die Person schon einen 442-Login hat (Username oder E-Mail), oder .
Klicke auf .
Das Formular für einen neuen User: , , und , alle vier Pflicht. Die E-Mail-Adresse sollte die Adresse sein, unter der die Person für euer Ensemble arbeitet; an sie gehen die Login-Instruktionen.
, zum Beispiel vorname.nachname …
… …
… …
… und .
Mit wird der User angelegt und als Member hinzugefügt.
Usernames gelten auf ganz 442Hz.com , nicht nur in eurem Ensemble. Ist ein Name schon vergeben, meldet das Formular . Dann einfach einen eindeutigeren Namen wählen, zum Beispiel mit Ensemble-Kürzel. Neuer Versuch mit …
… und nochmals .
Nach dem Erstellen landest du auf der Seite . Oben drei Bereiche: , und . Unten die Rechte, dazu kommen wir in B4.2.
legt fest, welche Saisons und Projekte der Member überhaupt sieht. Für die Geschäftsstelle in der Regel und . Für externe Mitarbeitende, zum Beispiel eine Projektleitung, kannst du einzelne Saisons oder Projekte wählen. blendet Projekte in Planung aus.
Setze …
… und …
… und in diesem Bereich. Jeder Bereich hat seinen eigenen Speichern-Knopf.
Gespeichert: Max sieht alle Saisons und alle Projekte.
gelten nur in eurem Ensemble: Initialen (erscheinen in Listen und Plänen), Telefon, E-Mail, Job-Titel und Beschreibung. Mit kennzeichnest du eure verantwortliche Ansprechperson gegenüber 442Hz.com (der Super-User laut Vertrag). verlangt beim Login einen zusätzlichen Code. Trage die ein …
… und den .
Mit in diesem Bereich übernehmen.
Rechts der : Name, E-Mail, verknüpfte Person und Abteilungen. Mit entziehst du der Person den Zugang zur Verwaltung, der 442-Login selbst bleibt bestehen.
Zurück zur Liste über im Seitenmenü.
Max Muster steht jetzt in der Members-Liste. Ein Klick auf den Namen öffnet jederzeit wieder seine Rechte-Seite; rechts in der Zeile entfernst du den Member oder bearbeitest ihn.
Vorhandene User: Hat eine Person bereits einen 442-Login (zum Beispiel aus einem anderen Ensemble), nutze und gib Username oder E-Mail ein. So vermeidest du doppelte Logins. In geht es weiter mit den Rechten und Berechtigungsgruppen.
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In diesem Tutorial gibst du einem Member : direkt als Einzelrecht und über eine , die du neu anlegst, mit Rechten füllst und der du Members zuordnest.
Ausgangspunkt ist wieder , die Members-Liste. Die Spalten , und zeigen pro Member, was ihm zugewiesen ist. Bei Max Muster ist alles noch leer.
Drei Wege zu Rechten: Rechte bekommt ein Member auf drei Wegen: als Einzelrecht, über eine (ein Bündel von Rechten, zum Beispiel «Projektleitung») oder über eine . Gruppen lohnen sich, sobald mehrere Personen dieselbe Rolle haben.
Öffne per Klick auf den Namen.
Unten auf der Rechte-Seite: links (bei Max noch leer), rechts , nach Bereichen gruppiert: Administration, Ensemble-Documentation, Termine, Tasks, Projekte, Musiker, Disposition und viele mehr. Mit dem blauen weist du ein Recht direkt zu.
Besondere Rechte: Rechte mit rotem Warndreieck sind (zum Beispiel Switch Member, User-Daten schreiben), mit gelbem Symbol , die etwas verbergen (zum Beispiel Honorare). «Alle Rechte (ausgenommen Exklusivrechte)» gibt praktisch Vollzugriff, aber nicht die exklusiven Rechte wie die Rechtevergabe selbst.
Beispiel: Gib Max das Einzelrecht mit dem Plus in der Zeile.
steht jetzt links unter Zugewiesene Rechte. Mit dem Papierkorb rechts in der Zeile entfernst du ein Recht wieder.
Einzelrechte sind praktisch für Ausnahmen. Für Rollen, die mehrere Personen haben, nutzt du im Seitenmenü.
Die Liste der ist noch leer. Eine Gruppe hat einen Namen, eine Beschreibung, zugeordnete Abteilungen und Members.
Klicke auf .
Name der Gruppe, zum Beispiel …
… und eine kurze , wofür die Gruppe gedacht ist.
Mit anlegen.
«Projektleitung» steht in der Liste. Klicke auf den Namen, um der Gruppe Rechte und Members zuzuordnen.
Die Seite der Gruppe: links (alle verfügbaren Rechte mit blauem Plus), in der Mitte die , rechts und , die zur Gruppe gehören.
Füge der Gruppe Rechte hinzu, zum Beispiel …
… …
… und . Jedes Recht wird sofort übernommen, die Seite lädt neu.
Die drei Rechte sind der Gruppe zugewiesen (blau markiert, Papierkorb zum Entfernen). Rechte lassen sich jederzeit ergänzen; alle Members der Gruppe bekommen die Änderung automatisch.
Jetzt die Members: Öffne unter die Auswahl …
… und wähle .
Klicke auf .
ist jetzt Member der Gruppe Projektleitung und hat damit alle drei Rechte. Weitere Personen fügst du genauso hinzu, mit dem Papierkorb entfernst du sie wieder.
Kontrolle beim Member: zurück zu …
In der Liste steht bei Max jetzt die Gruppe und sein Einzelrecht.
… und öffne .
Bei Max sind die Gruppenrechte rechts mit dem Gruppennamen «Projektleitung»; sie lassen sich hier nicht einzeln entfernen, nur über die Gruppe. Links sein direkt zugewiesenes Einzelrecht . Einzelrechte und Gruppenrechte ergänzen sich.
Rollen statt Einzelrechte: Lege Berechtigungsgruppen für eure typischen Rollen an (Geschäftsstelle, Projektleitung, Notenwart, Buchhaltung) und arbeite möglichst nur mit Gruppen. Einzelrechte nur für Ausnahmen. Das Recht, Rechte zu vergeben ( ), kann nur der Haupt-User erteilen.
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In diesem Tutorial legst du eine an, ordnest ihr Mitglieder zu und verknüpfst sie mit einer Berechtigungsgruppe, dem dritten Weg, Rechte zu vergeben.
Abteilungen findest du unter im Seitenmenü .
Die Liste der : Beim Einrichten gibt es schon «Disposition» (Kürzel Dispo). Pro Abteilung: Farbe, Name, Verzeichnis auf dem Fileserver, verknüpfte Berechtigungsgruppe, Module, (projekt-basierend) und die Anzahl User.
Wofür Abteilungen: Abteilungen bilden eure Organisation ab: Geschäftsstelle, Disposition, Notenarchiv, Vorstand. Sie dienen als Filter (zum Beispiel Termine nur für eine Abteilung, Docu-Einträge nur für Mitglieder einer Abteilung) und als dritter Weg, Rechte zu vergeben: Wer in der Abteilung ist, bekommt deren Berechtigungsgruppe.
Klicke auf .
Das Formular: , , (für Listen und Kalender), und für den Fileserver.
, zum Beispiel «Geschäftsstelle» …
… «GS» …
… und der für die Dateiablage. setzt du nur, wenn die Abteilung ihre Tasks pro Projekt führt.
Mit anlegen.
«Geschäftsstelle» (GS) steht jetzt in der Liste. Mit dem Doppelpfeil links änderst du die Reihenfolge.
Öffne die Abteilung per Klick auf den Namen, um Members und eine Berechtigungsgruppe zuzuordnen.
Die Seite der Abteilung: links die zum Bearbeiten (und unten ), rechts die .
Öffne rechts die Auswahl der Mitglieder …
… wähle …
… und klicke auf .
Max Muster ist Mitglied der Geschäftsstelle. Die Zuordnung siehst du auch auf seiner Rechte-Seite unter .
Abteilung und Berechtigungsgruppe: Rechte über die Abteilung: Du verknüpfst eine mit der Abteilung, dann erhält jedes Mitglied der Abteilung automatisch die Rechte dieser Gruppe. Das machst du auf der Seite der Berechtigungsgruppe.
Auf der Seite der Gruppe rechts oben der Bereich .
Öffne unter die Auswahl …
… wähle …
… und .
Die Abteilung ist mit der Gruppe Projektleitung verknüpft. Alle Mitglieder der Geschäftsstelle haben damit die Rechte der Gruppe, auch wer später dazukommt.
Zur Kontrolle zurück zu .
In der Liste steht bei Geschäftsstelle jetzt die Projektleitung und . So behältst du den Überblick: Abteilung, Gruppe, Mitglieder.
Empfehlung: Damit kennst du alle drei Wege: Einzelrecht am Member, Berechtigungsgruppe, Abteilung mit Gruppe. Für die meisten Ensembles reicht: Abteilungen anlegen, je eine Gruppe verknüpfen, Members den Abteilungen zuordnen. Einzelrechte nur für Ausnahmen.
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