Umfrage-Tool: so funktioniert eine Ensemble-Umfrage

Umfrage-Tool: so funktioniert eine Ensemble-Umfrage

Ausgangslage

Das Umfrage-Tool liegt unter Organisation, Umfragen und dient allgemeinen Umfragen und Abstimmungen im  Ensemble⁠ , zum Beispiel einem Saison-Feedback, einer Zufriedenheitsabfrage oder einer Abstimmung über eine Programmvariante.
Wichtig ist die Abgrenzung: die Verfügbarkeits-Abfrage im Projekt (Pool-Umfrage mit Einteilungs-Matrix) und die Terminumfrage im Kurs-Modul sind eigene Werkzeuge. Das Umfrage-Tool unter Organisation stellt freie Fragen und liefert Auswertungen, es erzeugt keine Einteilung und keine Einladung.
Jede Umfrage gehört zu genau einer  Saison⁠ . In der Übersicht wird darum immer zuerst die Saison im Dropdown gewählt.

Vorgehen

1. Umfrage erstellen

Organisation, Umfragen, Umfrage erstellen. Im Dialog werden die Rahmenbedingungen gesetzt.
    Name , erscheint in der Übersicht und im Betreff der Einladungsmail
    Saison , Pflichtfeld
    Anonyme Umfrage , siehe Gut zu wissen
    Änderungen an Stimmenabgabe zulassen , erlaubt das nachträgliche Korrigieren einer bereits abgegebenen Antwort
    Erinnerung senden , löst eine Erinnerung per SMS aus, siehe Gut zu wissen
    E-Mail bei Stimmenabgabe , Adresse, die bei jeder eingehenden Antwort eine Meldung erhält
    Notiz intern , nur intern sichtbar
    Notiz Extern , der Einleitungstext, den die Teilnehmenden über den Fragen sehen

2. Fragen zusammenstellen

Auf der Umfrage-Seite stehen im Block Fragen sieben Fragetypen zur Auswahl.
Fragetyp
Antwort der Teilnehmenden
Ja/Nein: Pflichtfeld
Ja oder Nein, Antwort zwingend
Ja/Nein: optional
Ja oder Nein, Antwort freiwillig
Sterne-Bewertung
ein bis fünf Sterne
Optionen/Dropdown: Pflichtfeld
eine Auswahl aus einer Liste, Antwort zwingend
Optionen/Dropdown: optional
eine Auswahl aus einer Liste, Antwort freiwillig
Text-Antwort
Freitext, Antwort zwingend
Text-Antwort (optional)
Freitext, Antwort freiwillig
Pro Frage werden Betreff (der Titel über der Frage) und Frage (der Fragetext) erfasst. Bei den Optionen-Typen kommen die Auswahlwerte komma-getrennt in ein einziges Feld, zum Beispiel Sinfoniekonzert,Kammermusik,Familienkonzert,Crossover.
Zusätzlich lässt sich bei jedem Typ die Checkbox Text: optional setzen. Damit erhält die Frage neben der eigentlichen Antwort noch ein Freitextfeld, etwa für eine Begründung zur Sterne-Bewertung.
Die Reihenfolge der Fragen wird in der Tabelle mit dem Griff links per Drag and Drop verändert.

3. Teilnehmerkreis bestimmen

Rechts im Block Teilnehmer stehen drei Wege offen:
  • Alle Orchester-Mitglieder , übernimmt die Stamm-  Musiker⁠  des Ensembles in einem Schritt
  • Musiker , einzelne Personen über das Suchfeld
  •  Crew⁠  , einzelne Crew-Mitglieder über das Suchfeld
Pro Teilnehmer zeigt die Liste den Ausfüllstand, zum Beispiel 0/3 bei drei Fragen. Das Auge-Symbol öffnet die Vorschau, also die Umfrage genau so, wie die Person sie sieht. Ist der Umfrage ein Projekt zugeordnet, kommt ein vierter Weg dazu, siehe Projekt zuordnen.

4. Zeitraum festlegen

Über Zeitraum festlegen werden Start und Ende gesetzt. Vorgeschlagen wird der heutige Zeitpunkt bis eine Woche später. Das Ende erscheint für die Teilnehmenden oben rechts in der Umfrage.

5. Umfrage starten

Umfrage starten setzt den Status von Neu auf Aktiv. Insgesamt kennt eine Umfrage vier Status: Neu, In Arbeit, Aktiv, Done.

6. Einladung versenden

Mail an Teilnehmer schreiben öffnet den Mail-Editor mit der Teilnehmerliste als Empfänger. Der Text enthält bereits das Ende der Umfrage und einen Link, der die Person direkt zu ihrer Umfrage führt.

7. Auswerten

Der Menüpunkt Statistik zeigt pro Frage die Anzahl Antworten, bei Ja/Nein die Verteilung, bei der Sterne-Bewertung den Durchschnitt sowie Minimum und Maximum und bei den Optionen die Häufigkeit je Auswahl. Das Listen-Symbol neben einer Frage öffnet die Einzelantworten. Über das Excel-Symbol oben links wird die ganze Auswertung als Datei heruntergeladen.

Projekt zuordnen

Eine Umfrage lässt sich einem Projekt zuordnen. Das Feld Projekt steht nur im Dialog Umfrage bearbeiten zur Verfügung, nicht beim Erstellen. Zur Auswahl stehen alle nicht archivierten Projekte des Ensembles, saisonübergreifend und mit Saison und Kürzel im Namen.

Was die Zuordnung bringt

  • Ein vierter Weg zum Teilnehmerkreis. Im Block Teilnehmer erscheint zusätzlich Alle im Projekt beteiligten Musiker . Übernommen werden alle Musiker mit aktueller Projekt-Einladung im Status Zugesagt, Bestätigt oder Verpflichtet. Personen ohne 442hz-Account werden übersprungen, bereits erfasste Teilnehmer nicht doppelt angelegt.
  • Die Einladungsmail läuft über das Projekt. Mail an Teilnehmer schreiben verwendet dann die Projekt-Mailvorlage und den Projekt-Mail-Editor statt der Ensemble-Vorlage, und der Versand wird dem Projekt zugeordnet.
  • Die Teilnehmenden sehen den Projektbezug. Der Projektname steht als Untertitel über den Fragen, ebenso auf der Bestätigungsseite nach dem Absenden.
  • Orientierung in den Übersichten. Die Umfragen-Liste füllt die Spalte Projekt, die Eigenschaften zeigen einen Link zum Projekt, und das Dashboard-Widget für aktive Umfragen führt das Projekt mit.

Was die Zuordnung nicht bringt

Die Umfrage bleibt eine Ensemble-Umfrage unter Organisation. Im Projekt selbst gibt es keinen Umfragen-Bereich, und die Umfrage zählt weiterhin auf die Saison, nicht auf das Projekt. An den Fragen, den Antworten und der Auswertung ändert sich nichts.
Gut zu wissen: Der Dialog Umfrage bearbeiten enthält zwei weitere Felder, die beim Erstellen fehlen. Über Status lässt sich die Umfrage auch direkt auf aktiv setzen, das ersetzt den Weg über Umfrage starten. Und unten steht der Hinweis, dass eine Umfrage erst gelöscht werden kann, wenn ihre Fragen und Teilnehmer entfernt sind.

Gut zu wissen

Drei Bedingungen, sonst kommt die Umfrage nicht an
  • Der Status muss Aktiv sein. Solange die Umfrage auf Neu oder In Arbeit steht, erhält niemand Zugriff, auch nicht über den Direktlink.
  • Jede teilnehmende Person braucht einen  User⁠  -Account in 442hz. Ein Musiker ohne Account kann nicht abstimmen.
  • Ohne Zeitraum erscheint die Umfrage nicht in der Ensemble-Übersicht des Musiker-Accounts. Erreichbar ist sie dann nur über den Link aus der Einladungsmail.
Erinnerung senden verschickt eine SMS, keine Mail. Sie geht genau einen Tag vor dem Ende der Umfrage raus, und nur wenn der Zeitraum insgesamt länger als drei Tage läuft. Eine Umfrage über zwei Tage erzeugt also keine Erinnerung. Erreicht werden nur Personen mit Mobilnummer am User-Account, einen Mail-Fallback gibt es nicht. Die Erinnerung geht ausserdem nur an Teilnehmende, die noch gar nicht begonnen haben.
Anonym vor dem Start entscheiden. Die Checkbox Anonyme Umfrage steht nur zur Verfügung, solange die Umfrage noch nicht aktiv ist. Bei einer anonymen Umfrage zeigen Statistik und Excel-Export keine personenbezogenen Antworten mehr, sondern nur noch Summen und Durchschnitte.
E-Mail bei Stimmenabgabe nennt die Person. Die Benachrichtigung enthält Name und Mailadresse, auch bei einer anonymen Umfrage. Wer echte Anonymität zusichert, lässt dieses Feld leer.
Umfrage kopieren übernimmt die Fragen, nicht die Teilnehmer. Die Kopie startet mit Status Neu, ohne Zeitraum und mit dem Namenszusatz COPY!!, der noch angepasst werden muss. Das ist der schnellste Weg für eine jährlich wiederkehrende Umfrage.
Das Ende setzt den Status automatisch. Ist der Zeitraum abgelaufen, wechselt eine aktive Umfrage von selbst auf Done. Nachträgliche Antworten sind dann nicht mehr möglich.
Rechte. Für die Ansichten im Manager genügt das Leserecht auf Umfragen. Das Kopieren einer Umfrage verlangt das Schreibrecht.