Nach einem Versand kommen automatische Antwortmails zurück: Abwesenheitsmeldungen, Hinweise auf eine neue Adresse, Mitteilungen von Angehörigen oder von Firmen, dass eine Person nicht mehr dort arbeitet. 442Hz.com sammelt diese Antworten pro E-Mail-Adresse, wertet den Inhalt aus und vergibt einen Prüfgrund.
Diese Liste ist die wertvollste für die CRM-Pflege, weil sie oft die neue Adresse oder die zuständige Nachfolge enthält – Informationen, die in einem Reject nie stehen.
Du findest sie unter Marketing → CRM → Versände → Newsletter → Reiter Autoreplies, mit den beiden Ansichten Offen und Erledigt.
Die Spalten
Spalte
Bedeutung
Erste / Letzte Autoreply
Wann diese Adresse erstmals und letztmals automatisch geantwortet hat.
CRM
Verlinkter Datensatz – Klick öffnet die Person oder Firma.
E-Mail
Die betroffene Adresse.
Prüfgrund
Die erkannte Kategorie, farbig hervorgehoben.
Status
Häkchen = erledigt.
Details
Das Augen-Symbol öffnet den Originaltext der Antwortmail.
Anzahl
Wie viele automatische Antworten von dieser Adresse eingegangen sind.
Die Prüfgründe und das passende Vorgehen
Prüfgrund
Was dahinter steckt
Was zu tun ist
Neue Adresse
Die Antwort nennt eine neue E-Mail-Adresse.
Neue Adresse im CRM eintragen, alte ersetzen.
Empfänger nicht vorhanden
Das Postfach oder die Person gibt es an dieser Stelle nicht mehr.
Adresse entfernen oder aktuelle Adresse erfragen.
Unternehmen verlassen
Die Person arbeitet nicht mehr in der Firma.
Wenn der Kontakt wichtig ist: private oder neue Firmenadresse erfragen. Sonst Adresse entfernen. Bei Firmenkontakten die neue zuständige Person erfassen.
Inaktiv
Das Postfach wird nicht mehr benutzt.
Adresse entfernen oder Kontakt auf einem anderen Weg suchen.
Verstorben
Die Antwort weist auf einen Todesfall hin.
Datensatz gemäss internen Regeln behandeln, Adresse aus dem Verteiler nehmen. Hier ist besondere Sorgfalt angebracht.
Unbekannt
Der Inhalt liess sich nicht eindeutig zuordnen.
Über das Augen-Symbol den Originaltext lesen und selber entscheiden.
Die einzelnen Schritte
Marketing → CRM → Versände → Newsletter öffnen.
Auf den Reiter Autoreplies klicken. Die Ansicht Offen zeigt die unbearbeiteten Fälle, sortiert nach Häufigkeit.
Gegebenenfalls beim ersten Eintrag über das Augen-Symbol die Details öffnen und den Originaltext lesen.
Über den CRM-Namen den Datensatz öffnen und die Adresse gemäss Tabelle oben anpassen.
Zurück in der Liste das Häkchen in der Spalte Status setzen. Der Fall wandert in die Ansicht Erledigt .
Nächsten Eintrag bearbeiten.
Gut zu wissen: Ein Prüfgrund ist ein Vorschlag des Systems, keine gesicherte Tatsache. Bei den Kategorien Verstorben und Unternehmen verlassen lohnt es sich immer, den Originaltext über das Augen-Symbol zu lesen, bevor du den CRM-Datensatz änderst.