Hotel-Reservierungen: von der Reservierungsgruppe zur Zimmerliste
Hotel-Reservierungen: von der Reservierungsgruppe zur Zimmerliste
Hotel-Reservierungen liegen unter Organisation → Reservierungen → Hotel. Dieser Artikel beschreibt den Aufbau: Hotel als Stammdatensatz, Reservierungsgruppe je Projekt, Hotel-Reservierungen mit Zimmerkategorien, Personen und Zimmerliste.
Hotel erfassen
Ein Hotel ist ein Stammdatensatz (Stammdaten → Hotels, auch direkt aus der Reservierungsliste über «Hotel erfassen») mit Name, Abkürzung, Adresse, Homepage, Reception-Tel., Sterne, Anzahl Zimmer, Checkin- und Checkout-Zeit, Deadline in Tagen, Zimmerkategorien und Zimmern, Notizen sowie der Kennzeichnung Privat oder Public. Fehlt die Reception-Nummer, warnt die Reservierung. Zum Hotel kann ein CRM-Eintrag erstellt werden.
Reservierungsgruppe und Hotel-Reservierung anlegen
«Reservierung erfassen» legt in einem Schritt eine Reservierungsgruppe (Bezeichnung, PAX, Betrag, Saison) und darin die erste Hotel-Reservierung an: Titel, Reservierungs-Nr, Von, Bis, Hotel, Pax, Betrag, Stornobedingungen, Status, Zimmerkategorien, Notiz intern, Notiz extern, Notiz für Hotel, Sammelbuchung. Eine Reservierungsgruppe kann mehrere Hotel-Reservierungen enthalten, auch in verschiedenen Hotels; in der Detailansicht gibt es je Hotel einen Reiter.
Die Übersicht der Reservierungsgruppe zeigt Zeitraum, Anzahl Reservierungen, Total PAX, Kosten und die verknüpften Projekte. 442hz.com warnt, wenn die reservierten PAX von der Personenzahl abweichen, die Kapazität überschritten ist oder die Kosten höher als geschätzt sind.
Zimmerkategorien
Je Hotel-Reservierung werden Zimmerkategorien mit Zeitraum, Anzahl, Personen je Zimmer und Preis pro Nacht erfasst; daraus entstehen die Zimmer. Mit «Zimmerkategorien umverteilen» werden Kontingente zwischen Kategorien verschoben.
Personen zuordnen
Im Panel Personen werden die Gäste erfasst: aus dem CRM, aus Künstlern, Musikern und Crew, oder mit einem Klick aus der Besetzung der verknüpften Projekte (Projekt-Künstler, Projekt-Musiker, Projekt-Crew, «Alle hinzufügen»). Jede Person trägt PAX und eine Notiz für das Hotel. «Änderungen in den Besetzungen überwachen» hält die Gruppe mit der Projektbesetzung in Verbindung; «Musiker Anfragen freischalten» erlaubt Musikern eine Musiker-Anfrage aus dem eigenen Account.
Zimmerliste und Exporte
Die Zimmerliste (Seitenmenü Anzeigen → Zimmerliste) zeigt je Reservierungsgruppe, wer in welchem Zimmer schläft, und wird als PDF an das Hotel gesendet. Die Saison-Liste der Reservierungen wird als PDF oder XLS exportiert, auf Deutsch oder Englisch. Dateien wie Bestätigungen werden als Anlagen an der Reservierung abgelegt; die Kommunikation mit dem Hotel läuft über das Panel Kommunikation.
Gruppen vereinen
Mehrere Reservierungsgruppen lassen sich aus der Liste heraus mit «Reservierungsgruppen vereinen» zu einer Gruppe zusammenführen.