Der Einstieg erfolgt via Projektmanagement -> Projekte
Das gewünschte Projekt anklicken.
Beim entsprechenden Event auf das Bleistift-Symbol klicken.
Bis zu Zusätzliche Angaben scrollen, bei Saalplan den richtigen Saalplan aus dem Dropdown wählen und speichern.
Mit Klick auf Speichern...
...ist das Einzeleventticketing nun eröffnet. Zu sehen am nun vorhandenen Menüpunkt Verkauf.
Mit Klick auf Verkauf -> Ticketing
...gelangen wir zum Einzeleventticketing.
Zurück zur Inhaltsübersicht: Step 3
Als erstes bearbeiten wir den Kasten Zeiten.
Die Informationen zum Event werden aus der Eventübersicht gespiesen.
Publikationsnamen so eintragen, wie er im Public-Shop erscheinen soll. Hinweis: ein Untertitel-Feld kann auf Wunsch eingeblendet werden.
Der Status kann, muss aber nicht verwendet werden. Die Wahl eines Status hat keine weiteren Folgen, sondern dient lediglich der Dokumentation des internen Ablaufprozesses im Ticketing.
Freie Platzwahl wird angeklickt, sofern beim Event freie Platzwahl herrscht. In diesem Fall wird der Saalplan im Webshop nicht angezeigt und auf den ausgestellten Tickets steht keine Platznummer.
Diese "Corona"-Felder dürfen ignoriert werden. Achtung: bitte das Feld maximale Anzahl Gäste nie ausfüllen.
Das Feld abweichender Aufführungs-Beginn nur verwenden, wenn die Aufführung zu einem anderen Zeitpunkt beginnt als im Event beschrieben (grundsätzlich nicht nötig).
Verkaufsstart Admin: ab dann können Admins Tickets für diese Veranstaltung verkaufen.
Verkaufsstart Vorverkauf: ab dann können Vorverkaufsstellen Tickets für diese Veranstaltung verkaufen.
In Public-Shop anzeigen: ab dann wird der Event im Public-Shop angezeigt, es können aber damit nicht automatisch Tickets gekauft werden. Verkaufsstart Public-Shop: ab dann können Kund:innen selber online Tickets für diese Veranstaltung kaufen.
Bei den Verkaufsenden wird bestimmt, wann jeweils der Verkauf für Public-Shop/Vorverkaufsstelle/Admin schliesst. Empfehlung: Verkaufsende Admin 1-2 Tage nach dem Event festsetzen, damit nachträgliche Buchungen unkompliziert möglich sind.
Die Felder Türöffnung / Saaleinlass / Öffnung Kasse / Konzerteinführung können, müssen aber nicht ausgefüllt werden. Mind. Türöffnung und Öffnung Kasse ist aber sinnvoll. Diese Angaben werden auf den Tickets wiedergegeben.
Dasselbe gilt für diese markierten Felder.
Im Dropdown Ticket-Vorlage wird die korrekte Vorlage ausgewählt.
Das Feld Shop-Notiz kann ignoriert werden.
Der Ausverkauft-Text wird angezeigt, sobald ein Event im Public-Shop ausverkauft ist.
Wenn hier nichts ausgefüllt ist, so zieht 442hz die Werk-Informationen aus der Projektübersicht (siehe Step 6) und stellt diese im Webshop dar. Sollte dies nicht gewünscht sein, so kann hier diese Information ausgeblendet werden.
Das Feld Werk-Text bietet Platz für Informationen zum Programm (in dem Fall oben Werk-Informationen ausblenden) oder für weiterführende Informationen zum Event.
Die Felder Statistik haben keine weiteren Auswirkungen. Sie können, müssen aber nicht ausgefüllt werden (manuell).
Pop-up mit Speichern schliessen.
Auslastung: Realtime-Übersicht über die verkauften/gesperrten/verfügbaren Tickets. Gäste: Möglichkeit zum Excel-Export aller Personen, die ein Ticket oder ein Abo für diese Veranstaltung besitzen. Saalplan: Miniaturansicht des Saalplans
Wir erfassen nun die + Preis-Optionen.
Hinweis: beim allerersten Konzert müssen die Preisoptionen komplett neu erfasst werden. Bei weiteren Konzerten können die Preisoptionen jeweils von einem bereits erfassten Konzert übernommen werden.
Pro Saalplankategorie alle verfügbaren Preis-Optionen erfassen.
Fehlt eine Preis-Option im Dropdown? Diese sind in den Grundeinstellungen neu anzulegen (siehe Tutorial Grundeinstellungen Ticketing).
Soll die Preis-Option im Shop mit einem anderen Namen angezeigt werden? Klicke auf den Bleistift...
...ändere den Namen und klicke abschliessend auf den Haken.
Setze den Ticketpreis für die gewählte Kategorie und Preis-Option ein.
Erfasse ggf. die MwSt. und lege über die Checkbox fest, ob sie im Ticketpreis inbegriffen ist oder nicht.
Sofern die entsprechende Preis-Option nur für einen begrenzten Zeitraum zur Verfügung stehen soll, z.B. für Early-Bird-Aktionen, aktiviere die Checkbox (Verfügbarkeit zeitlich eingrenzen) und wähle über den Kalender den Zeitraum.
"nur für Abos/Tagespässe": aktivieren, wenn eine bestimmte Preis-Option nicht für Einzeltickets gelten soll, sondern nur für damit verbundene Abos.
Speichern
Nun für jede Kategorie alle Preis-Optionen (mind. Vollpreis, ermässigt, Freikarte) einrichten.
Die Preis-Optionen sind nun vollständig erfasst.
Nun erfassen wir die Liefer-Arten.
Hinweis: beim allerersten Konzert müssen die Lieferarten komplett neu erfasst werden. Bei weiteren Konzerten können die Lieferarten jeweils von einem bereits erfassten Konzert übernommen werden. Die Daten passen sich entsprechend an.
Mindestens eine Lieferart muss erfasst werden. Diese wird mit Standard gekennzeichnet. Wenn mehrere Lieferarten erfasst werden, wird eine als Standard gewählt.
Die Verfügbarkeit der Lieferarten kann je nach Verkaufskanal begrenzt werden. Mit Klick auf Beginn der Veranstaltung wird automatisch Datum und Uhrzeit des Events gesetzt.
Anschliessend Speichern.
Wir erfassen eine zweite Lieferart: Per Post.
Sollen für Postversand Versandkosten verrechnet werden, so hier den CHF/EUR-Betrag eingeben.
Auch hier legen wir wieder den Verfügbarkeits-Zeitraum fest. Empfehlung: Bei Postversand die Verfügbarkeit ein paar Arbeitstage vor Event beenden, damit Zeit für den Versand bleibt.
Und Speichern
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Durch Klick auf einen einzelnen Platz wird angezeigt, ob und wodurch dieser belegt ist (Ticket, Abo, Reservation, Lock).
Hier kann auch ein Beispielticket für diesen Platz angezeigt werden.
Über den Bleistift gelangt man wieder in den Kasten Zeiten (siehe Step 13 ff.)
Mit Klick auf den hinterlegten Saalplan gelangt man in die Stammdaten -> Locations zum entsprechenden Saalplan.
Klick auf Saalplan-Cache erneuern aktualisiert die Saalplanansicht. Hinweis: Die Saalplanansicht aktualisiert von alleine. Wenn eine Änderung (z.B. für einen Sitzplatz wurde die Kategorie geändert) aber sehr schnell sichtbar sein soll, hilft dieser Klick.
Mit Klick auf Online-Shop gelangt man in den Public-Shop zur Ansicht dieses Events und dieses Saalplans.
PDF-Download: Belegung öffnet ein PDF mit der aktuellen Belegung - es ist also sichtbar, welche Plätze bereits verkauft oder gesperrt und welche noch frei sind.
PDF-Download: Bestuhlung öffnet ein PDF mit dem Grundplan - es ist also die Blanko-Bestuhlung sichtbar ohne bereits verkaufte oder gesperrte Plätze.
Es können für nur den aktuellen Event einzelne Plätze, Reihen und Sektoren ergänzt werden. Bei Bedarf bitte rechtzeitig beim 442Hz-Support melden, damit dies separat gezeigt werden kann.
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Der Reiter Verkäufe bietet die Möglichkeit, die verkauften Tickets nach verschiedenen Aspekten zu filtern, beispielsweise nach Agent (= Verkäufer:in), Verkaufskanal (S-Channel) oder nach Zahlart (Zahlung; Bar, Rechnung etc.)
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Der Reiter Gäste zeigt die Gästeliste aller Personen, die für diesen Event ein Ticket oder einen Aboplatz haben. Member mit Abendkassen-Berechtigung können am Tag des Events direkt aus dem Admin-Shop auf diese Seite zugreifen.
Die Filtermöglichkeiten beinhalten u.a.: Produktauswahl (Einzeltickets/Abos), Preisoptionen (Vollpreis, ermässigt, etc.), Lieferart (print@home, Post, etc.), Reservierungen ja/nein, Suche nach einem bestimmten CRM-Eintrag usw.
Die Ergebnisse können als Exceldatei exportiert werden.
Ebenso können hier alle gebuchten Tickets in unterschiedlichen Formaten als PDF (für den Ausdruck) ausgegeben werden. Klick auf Restkarten Tickets bzw. print@home Tickets öffnet ein PDF mit allen NICHT verkauften Tickets.
Klick auf Versand bietet die Möglichkeit, alle Ticket- und Aboinhaber für diesen Event in einen PDF-Verteiler (Serienbrief) oder einen E-Mail-Verteiler (Newsletter) zu übernehmen.
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Die Allgemeine Verkaufsstatistik zeigt die Einnahmen inkl. Abzüge von Abotagwechsel, Gutscheineinlösungen, Storno etc. pro Event an. Sofern das Budget-Modul von 442Hz genutzt wird, ist hier ein Direktvergleich Soll/Ist möglich.
Unterhalb der allgemeinen Verkaufsstatistik folgen weitere Informationen zu verschiedenen Parametern.
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Unter Locks können Platzsperrungen vorgenommen oder Plätze im Saalplan ausgeblendet werden.
Es ist möglich, ganze Reihen auf einmal zu sperren.
Die gesperrten Plätze werden aufgelistet und sind unten im Saalplan rot eingefärbt.
Name der Sperrgruppe eingeben.
Anklicken, ob die entsprechenden Sitzplätze im Saalplan ausgeblendet oder als gesperrt angezeigt werden sollen.
Pop-up-Fenster mit Speichern schliessen.
Oben rechts ist die Sperrgruppe in den Platz-Sperrungen ersichtlich und die gesperrten Plätze erscheinen nun in der Liste.
Locks, die nicht eine in sich abgeschlossene Reihe umfassen, können über Platz-Sperrungen erstellt werden.
Name eingeben und anhaken, ob die gelockten Plätze ausgeblendet oder gesperrt werden sollen.
Zu sperrende Plätze können entweder einzeln angeklickt werden - sie werden direkt rot markiert - oder...
...man "zeichnet" mit gedrückter linker Maustaste ein Rechteck um die zu sperrenden Plätze.
Mit Speichern das Pop-up-Fenster schliessen.
In der Liste gesperrte Plätze können mittels Dropdown z.B. einzelne Sperrgruppen ausgewählt werden. In diesem Beispiel ist dies die Sperrgruppe gesperrt VIP.
Um aus zwei gesperrten Plätzen eine Ticketbuchung zu erstellen, werden diese markiert...
...und mit Klick auf Order erfassen in den Admin-Shop überführt, wo die Buchung einem CRM-Kontakt bzw. einem Neukunden zugewiesen und abgeschlossen werden kann.
Hinweis: Plätze aus Locks können alternativ direkt im Admin-Shop gebucht werden. Konsultiere dazu den entsprechenden Help-Center-Eintrag.
Um einzelne Plätze oder eine ganze Sperrgruppe zu entsperren, klickt man auf den Bleistift zum Bearbeiten.
Einzelne Plätze mittels Klick auf den Papierkorb aus dem Lock entfernen und mit Speichern abschliessen.
Um die ganze Sperrgruppe zu löschen bzw. alle darin enthaltenen Plätze zu entsperren, nach unten scrollen und Löschen klicken. Achtung: Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden.
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Hier erscheinen alle Reservationen (= noch nicht abgeschlossene Buchungen) für diesen Event. Member mit Abendkassen-Berechtigung können am Tag des Events direkt aus dem Admin-Shop auf die Reservationsliste zugreifen (siehe Tutorial Abendkasse).
Mit Klick auf die Lupe gelangt man direkt in die Orders-Übersicht im Admin-Shop.
Order abschliessen öffnet die Order im Admin-Shop zur weiteren Bearbeitung (Order abschliessen oder Plätze freigeben).
Mit Klick auf die rote Ordernummer gelangt man ebenfalls direkt in die offene Order im Admin-Shop.
Klick auf das Diamantensymbol zeigt die Kundenansicht im Public-Shop.
Hier prüft das System, ob jeder Platz wirklich nur einmal besetzt ist. Falls es Doppelplatzierungen gibt, erscheinen sie hier mit Angabe des Platzes und der entsprechenden Order in einem roten Balken.
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