nicht projektbezogene E-Mails an Musiker, Crew, Personen
Archivierung E-Mail und SMS
aus Admin Sicht
aus Musiker Sicht
D3.1 SMS-Absender und Projekt-E-Mail an Musiker
In diesem Tutorial legst du zuerst fest, mit welcher Absender-Nummer SMS deines Ensembles verschickt werden ( SMS-Konfiguration ). Danach schreibst du allen Musikern eines Projekts eine E-Mail, auf Wunsch mit SMS-Hinweis. Voraussetzung: D2 (Musiker im Projekt) und B3 (E-Mail Set-up).
Bevor du E-Mails und SMS verschickst, legst du fest, mit welcher Absender-Nummer SMS rausgehen. Klicke oben auf Einstellungen …
… und auf Allgemein .
Klicke im Seitenmenü auf SMS-Konfiguration .
Die SMS-Konfiguration legt fest, welche Mobilnummer als Absender für SMS deines Ensembles erscheint. Sie hat drei Bereiche: Ensemble-Fallback-Nummer, alternative Absender-Nummern und die Use-Case-Konfiguration.
Ensemble-Fallback-Nummer : Diese Nummer greift immer dann, wenn für einen Versand sonst keine Nummer ermittelt werden kann. Ist keine hinterlegt, wird die Abkürzung eures Ensembles als Absender verwendet (max. 11 Zeichen, Empfänger können nicht antworten). Optional dient die Mobilnummer des Haupt-Users als Fallback.
Alternative Absender-Nummern : zusätzliche Nummern, zum Beispiel Geschäftsmobile einzelner Members oder Büronummern. Sie stehen im manuellen SMS-Versand als Absender zur Auswahl. Mit Hinzufügen erfasst du eine weitere Nummer.
Use-Case Konfiguration : Pro Versand-Art wählst du den Absender-Modus. Member = Mobilnummer des Members, der versendet; Ensemble = Fallback-Nummer; Explizit = eine fest eingetragene Nummer; Deaktiviert = keine SMS; Standard = Vorgabe von 442 (Spalte rechts).
Bei automatischen Erinnerungen (z. B. Umfrage Erinnerung) gibt es den Modus Member nicht, weil beim Versand kein Member aktiv ist; Standard ist dort Ensemble. Kann keine gültige Absender-Nummer ermittelt werden, bekommt die E-Mail-Adresse des Ensembles eine Warnung.
Rechts siehst du die Mobilnummern eurer Members . Für den Modus Member sollte jeder Member, der Einladungen oder SMS verschickt, eine Mobilnummer haben. Nach Änderungen: Speichern .
Jetzt eine projektbezogene E-Mail an die Musiker. Du startest in der Projektübersicht von JUB26.
Klicke im Seitenmenü auf Disposition …
… und auf Musiker .
Die Musiker des Projekts mit Register, E-Mail, Status und Hinweisen (z. B. fehlende Angaben). Hier wählst du aus, wer die E-Mail bekommt.
Hake unten Alle an, um alle Musiker des Projekts auszuwählen.
Du kannst auch einzelne Musiker an- oder abwählen oder mit dem Häkchen beim Register (z. B. Violine 1) ein ganzes Register.
Wähle im Feld darunter E-Mail senden . Über dasselbe Feld kannst du auch SMS senden , E-Mail-Adressen kopieren oder Listen und Reporte zu den Projektmusikern erstellen.
Das Fenster Email erstellen . Oben ein Hinweis: Weil für eure Domain noch kein DMARC-Eintrag besteht (B3), geht die E-Mail von no-reply@442Hz.com raus. Sobald SPF, DKIM und DMARC stimmen, steht hier eure Absender-Adresse.
Von ist der Absender, im BCC steht standardmässig die E-Mail-Adresse eures Ensembles, damit ihr eine Kopie bekommt. Das BCC kannst du löschen.
Rechts: Empfänger: 2 (Max und Sara). Über Crew und Musiker fügst du weitere Empfänger hinzu. Mit SMS mit dem E-Mail versenden bekommen die Empfänger zusätzlich eine SMS, die sie auf die E-Mail hinweist. Der Absender der SMS richtet sich nach der SMS-Konfiguration.
Passe den Betreff an, zum Beispiel: Jubiläumskonzert 2026: Probe und Konzert .
Im Text stehen Platzhalter aus der E-Mail-Vorlage (B8.2): {briefanrede} wird pro Empfänger durch seine Briefanrede ersetzt (z. B. «Lieber Max»), die {admin_…} -Platzhalter in der Signatur durch deine Angaben als Absender (Name, Funktion, Telefon, E-Mail). {mailbody} ersetzt du durch deinen eigenen Text.
Markiere {mailbody} und schreibe an seiner Stelle deinen Text, zum Beispiel: Anbei die wichtigsten Termine: Streicherprobe am 13. November um 10 Uhr, Konzert am 14. November um 19.30 Uhr im Grossen Saal.
So sieht die E-Mail jetzt aus: Briefanrede, dein Text und die Signatur mit den Absender-Platzhaltern. Die Platzhalter werden beim Senden ersetzt. Über Anhänge kannst du Dateien mitschicken.
Klicke auf Senden .
Die E-Mail ist verschickt, das Fenster hat sich geschlossen. Jeder Empfänger bekommt eine persönliche E-Mail mit seiner Briefanrede. Wo du verschickte E-Mails und SMS wiederfindest, zeigt D3.3.
Geschafft!: Die erste Projekt-E-Mail an Max und Sara ist verschickt. Weiter geht es mit D3.2: E-Mails an Musiker, Crew und Personen ohne Projektbezug.
D3.2 E-Mails an Musiker, Crew und Personen
In diesem Tutorial verschickst du E-Mails ohne Projektbezug: an Musiker aus der Musikerliste, an Crew (z. B. alle mit derselben Funktion) und an beliebige Personen aus den Personendaten. Voraussetzung: D3.1 (das E-Mail-Fenster).
E-Mails ohne Projektbezug, zum Beispiel an alle Musiker eures Ensembles, verschickst du aus den Personendaten. Klicke oben auf Personendaten …
… und auf Musiker .
Die Musikerliste eures Ensembles. Oben suchst du nach vielen Kriterien: Name, Ort, Tags, Register, Instrument, Stimme, Stammmusiker, letzter Login oder Personalien-Freigabe. So findest du zum Beispiel alle Violinen oder alle Stammmusiker.
Hake das oberste Kästchen an, um alle Suchresultate auszuwählen. Einzelne Musiker wählst du in ihrer Zeile.
Wähle unten E-Mail senden . Hier gibt es auch SMS senden .
Das Fenster E-Mail erstellen ist dasselbe wie in D3.1, nur ohne Projektbezug: Betreff ist leer, eine Projektvorlage gibt es nicht. Du füllst es genauso aus und klickst auf Senden .
Wir schicken hier nichts. Klicke auf Cancel .
Jetzt die Crew . Klicke auf Personendaten …
… und auf Crew .
Die Crew-Liste mit Abkürzung, Firma/Team, Funktion und E-Mail. Über die Felder unter den Spaltentiteln filterst du die Liste.
Gut zu wissen: Wenn Funktionen einheitlich erfasst sind, findest du so schnell alle mit derselben Funktion. Tippe unter Funktion : Orchesterwart .
Hake Tom Brunner an …
… und wähle unten E-Mail senden .
Wieder dasselbe Fenster, jetzt mit Empfänger: 1 (Tom Brunner). Auch hier verschicken wir nichts.
Klicke auf Cancel .
Für alle anderen Personen, unabhängig von ihrer Rolle: Klicke auf Personendaten …
… und auf Personen .
Personen zeigt alle Personen eures Ensembles, egal ob Musiker, Crew, Künstler, Komponist oder Member. Mit den Filtern (Ist Musiker, Ist Crew, Ist Künstler usw.) grenzt du die Liste ein.
Tippe bei Name zum Beispiel Lenz …
… und klicke auf Suchen .
Die Suche ist unscharf (Sortierung nach Score): Neben Sara Lenz erscheint auch Lena Marti. Du wählst nur die gewünschten Personen aus.
Hake Sara Lenz an …
… und wähle unten E-Mail senden .
Auch aus Personen öffnet sich das gleiche E-Mail-Fenster. Damit kennst du die drei Wege: Musiker , Crew und Personen , jeweils suchen, auswählen, E-Mail oder SMS senden.
Klicke auf Cancel .
Geschafft!: Du kennst jetzt alle Wege, um E-Mails und SMS zu verschicken. In D3.3 siehst du, wo verschickte E-Mails archiviert sind.
D3.3 Korrespondenz: gesendete E-Mails und SMS
Jede E-Mail und SMS aus 442hz.com wird archiviert. In diesem Tutorial findest du deine Versände unter Korrespondenz und siehst, wie Musikerinnen und Musiker ihre Nachrichten nachlesen.
Alle E-Mails und SMS, die aus 442hz.com verschickt werden, landen im Archiv. Klicke oben auf Organisation …
… und auf Korrespondenz .
Massen-E-Mails listet jeden Versand an mehrere Empfänger: Sendezeit, Betreff, Projekt, wer verschickt hat, Absender und Anzahl Empfänger. Hier stehen die beiden Versände aus D3.1.
Klicke im Seitenmenü auf Emails , um die einzelnen E-Mails zu sehen.
Emails zeigt jede einzelne E-Mail pro Empfänger. Oben suchst du nach Zeitraum (Von, Bis), Betreff , Inhalt , Absender oder Musiker .
Jeder Versand erscheint pro Empfänger: hier Max Fiedler und Sara Lenz, je zweimal. Das Symbol neben dem Namen führt zur zugehörigen Massen-E-Mail.
Klicke ganz rechts auf das blaue Symbol bei Max Fiedler (neueste E-Mail), um sie zu öffnen.
Die archivierte E-Mail genau so, wie Max sie bekommen hat: Projekt, Datum, Absender, Empfänger, Betreff und Inhalt (HTML oder Text). Die Platzhalter sind ersetzt: «Lieber Max» und die Signatur mit Anna Kellers Angaben. Leere Angaben (hier Funktion und Telefon) bleiben einfach weg.
Schliesse das Fenster mit × .
Unter Organisation › Korrespondenz findest du im Seitenmenü auch SMSs : alle verschickten SMS mit Empfänger, Absender-Nummer und Text. Wir haben bisher keine SMS verschickt.
Auch Musikerinnen und Musiker sehen ihre Korrespondenz. Hier die Sicht von Max Fiedler: Er klickt auf seinem Dashboard unter Direktzugang auf das Ensemble.
In der Ensembleübersicht klickt Max im Seitenmenü auf Korrespondenz .
Max sieht hier alle E-Mails und SMS, die er von diesem Ensemble bekommen hat: Art, Datum, Absender, Betreff und Projekt.
Mit dem Augen-Symbol öffnet er die E-Mail.
Die E-Mail mit Projekt, Betreff, Datum, Absender und Empfänger. So kann Max jederzeit nachlesen, was du ihm geschickt hast, auch wenn die Nachricht in seinem Postfach verloren ging.
Geschafft!: Geschafft! Du weisst jetzt, wo du jede gesendete E-Mail und SMS nachprüfen kannst und wo deine Musikerinnen und Musiker sie wiederfinden.