Wenn du die E-Mails eines Versands aufbereitest, prüft 442Hz.com jede E-Mail-Adresse technisch. Adressen, die diese Prüfung nicht bestehen, werden nicht in den Verteiler übernommen und nicht angeschrieben. Für jede dieser Adressen erscheint auf der Übersichtsseite des Versands ein Eintrag im gelben Kasten Warnungen (Anzahl).
Warnung ist nicht dasselbe wie ein Reject: Eine Warnung entsteht vor dem Versand – die Adresse wird gar nicht angeschrieben. Ein Reject entsteht nach dem Versand, wenn die Mail unterwegs abgewiesen wird.
Was die Meldungen bedeuten
Meldung
Bedeutung
Email (Format)
Die kombinierte Prüfung ist fehlgeschlagen: Aufbau der Adresse, Mailserver-Eintrag der Domain und Spoof-Prüfung. In der Praxis fehlt meist der Mailserver-Eintrag.
Email (Domain)
Für die Domain (der Teil hinter dem @) ist kein Mailserver eingetragen. Die Domain kann keine E-Mails empfangen.
Email (invalid) / Email (RFC)
Die Adresse ist formal falsch aufgebaut, z. B. fehlendes @ oder unerlaubte Zeichen.
Swift encoder failed …
Die Adresse enthält Zeichen, die im Versand nicht verarbeitet werden können.
missing Email for CRM #…
Seltener Sonderfall: Der Versand ist auf bestimmte E-Mail-Felder konfiguriert und im Datensatz existiert ein solches Feld ohne Inhalt. Hat ein Datensatz gar keine Adresse, entsteht keine Warnung – siehe Hinweis unter der Tabelle.
Kein Eintrag, keine Warnung: Ein CRM-Datensatz ohne E-Mail-Adresse taucht in den Warnungen nicht auf – auch dann nicht, wenn beim Kontakt „Newsletter: Ja" gesetzt ist. Er wird beim Aufbereiten stillschweigend übersprungen und nicht in die Empfängerliste übernommen. Das ist einer der Gründe, warum ein Versand weniger Empfänger hat als das CRM-Suchresultat vermuten lässt: Warum hat es weniger Empfänger im Newsletter-Versand als im CRM-Suchresultat?
Die häufigsten Ursachen
Tippfehler in der Adresse – klassisch @gmail.con statt @gmail.com oder ein Buchstabendreher in der Domain.
Die Domain existiert nicht mehr – die Firma wurde aufgelöst, umbenannt oder die Domain wurde aufgegeben.
Die Domain existiert, nimmt aber keine E-Mails an – es gibt nur eine Website, aber kein Postfach.
Platzhalter- und Testeinträge – z. B. test23.ch oder interne Adressen, die nie funktionieren.
Auf der Übersichtsseite nach unten scrollen zum gelben Kasten Warnungen .
Eine Zeile lesen: Datum, Meldung mit der betroffenen Adresse und der verlinkte CRM-Name.
Auf den CRM-Namen klicken, um den Datensatz zu öffnen.
Adresse prüfen und entscheiden:
Tippfehler erkennbar → Adresse im CRM korrigieren.
Adresse nicht mehr gültig, aber Kontakt wichtig → bei der Person oder Firma die aktuelle Adresse erfragen und im CRM ersetzen.
Kontakt nicht mehr relevant → Adresse im CRM entfernen und zusätzlich das Newsletter-Häkchen beim Datensatz entfernen. Bleibt das Häkchen gesetzt, steht der Datensatz stumm im Verteiler, ohne je etwas zu erhalten.
Erst danach die Warnung über das Papierkorb-Symbol rechts löschen. Damit verschwindet nur der Hinweis aus der Liste.
Nächste Zeile bearbeiten, bis der Kasten leer ist.
Gut zu wissen: Das Papierkorb-Symbol löscht ausschliesslich den Warnhinweis. Es korrigiert keine Adresse und nimmt niemanden in den Verteiler auf. Wenn du eine Adresse korrigierst, kommt die Person beim nächsten Versand automatisch wieder mit.
Warnungen sind ein Hinweis auf ein nicht ganz sauberes CRM und verfälschen die Auswertungen: Diese Adressen zählen nicht zu den Empfängern. Arbeite die Liste deshalb nach jedem Versand durch, statt sie wachsen zu lassen.