Ticketing Grundeinstellungen Ticketing und Webshop
Tutorial
In diesem Tutorial erfährst du Schritt für Schritt, wie du dein Ticketingsystem einrichtest – von der Rechtevergabe über das Anlegen von Kategorien und Preis-Optionen bis hin zur Konfiguration des Webshops.
Inhalt
Einrichten Ticketing: Rollen und -Rechte: ab Step 4
Als Erstes stellst du sicher, dass die Personen, die das Ticketing bedienen sollen, die richtigen Rechte erhalten. Kläre vorher ab, wer in deiner Institution die Rechte vergibt, damit alles reibungslos läuft.
Gehe zu Einstellungen -> Rollen, um die Rechte zu vergeben.
Klicke auf den entsprechenden Member, den du berechtigen möchtest.
Vergib je nach Aufgabe die passenden Rechte:
Für die Web-Shop-Administration: Web-Shop Administration.
Für den Verkauf von Tickets: Web-Shop Verkauf/Agent.
Für das Einrichten des Ticketings: Ticketing bearbeiten.Hinweis: Das Recht "Ticketing bearbeiten" enthält bereits das Recht "Ticketing lesen". Wähle nicht beide aus, da dies zu Fehlern führen kann.
Kategorien einrichten
Kategorien helfen dir, den Saalplan übersichtlich zu gestalten. So richtest du sie ein:
Gehe zu den Ticketing-Einstellungen und klicke auf Kategorien einrichten.
Klicke auf Abo-Kategorie erfassen, um eine neue Kategorie zu erstellen.
Vergib eine Abkürzung und einen Namen.
Wähle eine Farbe, die für diese Kategorie im Saalplan angezeigt wird.
Speichere deine Eingaben.
Wiederhole diesen Schritt für jede Kategorie, die du benötigst. Verwende ein einheitliches Schema für die Namen (z. B. "1. Kategorie", "2. Kategorie"). Auch für Saalpläne mit freier Platzwahl solltest du eine Einheitskategorie erstellen. Falls du Änderungen machen möchtest, kannst du das später über das Bleistift-Symbol erledigen oder die Reihenfolge per Drag-and-Drop anpassen.
Preis-Optionen erstellen
Jetzt geht es darum, die Preis-Optionen für deine Veranstaltungen zu definieren. Diese legst du so an:
Klicke auf Preis-Option erstellen, um ein Pop-up-Fenster zu öffnen.
Vergib eine Abkürzung und einen Namen für die Preis-Option und speichere sie.
Lege alle Preis-Optionen an, die du brauchst. Die Reihenfolge kannst du später per Drag-and-Drop ändern.
Als Nächstes aktivierst du die Preis-Optionen, die in der aktuellen Saison verfügbar sein sollen:
Grün: Überall verfügbar (intern, Vorverkaufsstelle, Public Shop).
Blau: Intern und an der Vorverkaufsstelle verfügbar.
Gelb: Nur intern verfügbar.
Wiederhole diese Schritte für jede Preis-Option und überprüfe, dass die Einstellungen zu deinen Anforderungen passen.
Verkaufsstellen einrichten
Die Verkaufsstellen repräsentieren die Orte, an denen Tickets verkauft werden. So richtest du sie ein:
Klicke auf Verkaufsstelle erfassen, um ein Pop-up-Fenster zu öffnen.
Gib den Namen des Betriebs ein und verknüpfe einen CRM-Eintrag, falls vorhanden.
Lege die Verkaufszeiten fest (z. B. Admin/intern, Vorverkaufsstelle oder öffentlich).
Aktiviere Reservierungen erlauben und Abendkasse erlauben für die Haupt-Verkaufsstelle. Zusätzliche Verkaufsstellen kannst du individuell konfigurieren.
Speichere deine Eingaben.
Falls es mehrere Verkaufsstellen gibt, wiederhole den Vorgang für jede einzelne.
Agenten anlegen
Agenten sind die Personen, die Tickets verkaufen dürfen. So legst du sie an:
Klicke auf Agent erfassen, um ein Pop-up-Fenster zu öffnen.
Wähle die Verkaufsstelle aus, zu der der Agent gehört.
Gib den Vor- und Nachnamen ein. Agenten sind immer persönlich, daher solltest du keine generischen Namen wie "Ticketkasse" verwenden.
Optional: Vergib eine numerische Agenten-ID.
Verknüpfe den Agenten mit dem entsprechenden Member.
Lege die Verkaufszeiten fest und entscheide, ob Reservierungen und Abendkasse erlaubt sein sollen. Auch das Papierformat kannst du hier einstellen.
Speichere die Eingaben.
Erstelle auf die gleiche Weise alle weiteren Agenten für andere Verkaufsstellen.
Webshop-Einstellungen
Zum Schluss richtest du den Webshop (Public Shop) ein. Gehe dazu zu Verkauf -> Webshop -> Einstellungen und klicke auf Bearbeiten, um das Formular zu öffnen.
Shopname: Gib den Namen deines Shops an.
Kontaktinformationen: Hinterlege Telefonnummer und Zeiten für den Support.
E-Mail-Adressen: Trage Absenderadressen für Bestellungen und Rechnungen ein.
Zahlungseinstellungen: Gib die Bankverbindung und die Zahlungsfrist für Debitoren ein.
Datenschutz & AGB: Füge die entsprechenden Dokumente hinzu.
Corporate Design: Passe die Stylesheets und das CSS an dein Corporate Design an.
Email-Vorlagen: Definiere die Inhalte für automatische Bestellbestätigungen in Absprache mit 442Hz.
Speichere die Einstellungen, wenn alles fertig ist
Inhalt für KI-Suche
Drehbuch Tutorial:
Kategorien
Abo-Kategorie erfassen
Abkürzung und Name eingeben sowie Farbe festlegen
mit allen in Saalplänen vorhandenen Abo-Kategorien so vorgehen
Ebenso "Einheitskategorie" festlegen
Preis-Optionen
im Kasten rechts alle Preis-Optionen erfassen, die grundsätzlich beim Verkauf zur Verfügung stehen sollen.
Im Kasten Aktivierungen für die aktuelle bzw. zukünftige Saison all jene Preis-Optionen aktivieren, die für diese Saison beim Verkauf zur Verfügung stehen sollen.
Dabei unterscheiden zwischen:
intern verfügbar (admin)
für Vorverkaufsstelle verfügbar
im Public-Shop verfügbar (von Kunden selbst wählbar)
Bestellkanäle
nicht verwendet, bzw. vergibt das System beim Ticketverkauf selber.
Verkaufsstellen
mind. Ensemblebüro erfassen (admin/intern)
zusätzliche Verkaufsstellen erfassen, zB Tourismusbüro X, Buchhandlung Y, Konzerthalle Z
Pro Verkaufsstelle Berechtigungen vergeben:
welche Verkaufszeiten sollen gelten?
dürfen Reservationen getätigt werden oder nur abgeschlossene Buchungen?
soll der Abendkassenmodus aktiviert werden dürfen?
in welchem Format werden die Tickets ausgedruckt
Agenten
Alle Personen erfassen, welche Tickets verkaufen - ACHTUNG: müssen alle als Member erfasst sein mit den entsprechenden Berechtigungen
einer Verkaufsstelle zuordnen
welche Verkaufszeiten sollen gelten?
dürfen Reservationen getätigt werden oder nur abgeschlossene Buchungen?
soll der Abendkassenmodus aktiviert werden dürfen?
in welchem Format werden die Tickets ausgedruckt
Agenten sind immer persönlich, also keine "Ticketkasse" oder "Büro" als Namen vergeben.
Vorlagen
hier gibt es nichts zu tun, die Vorlagen werden von 442 erstellt.
Inhalte pro Step:
1
2 Zurück zum Inhaltsverzeichnis: Step 3
3 Als Erstes stellen wir sicher, dass jene Personen, die das Ticketing bedienen können sollen, die entsprechenden Rechte haben.
Hinweis: Bitte kläre vorgängig ab, wer in deiner Institution die Rechte vergibt.
4 Über Einstellungen -> Rollen gelangen wir zur Rechtevergabe.
5 Den entsprechenden Member anklicken.
6 Die Person(en), die das Ticketing einrichtet/einrichten, erhalten das Web-Shop Administration-Recht.
Die Person(en), die lediglich Tickets verkaufen, erhalten Web-Shop Verkauf/Agent-Recht.
7 Die Person(en), die das Ticketing einrichtet/einrichten, erhalten zusätzlich das Ticketing bearbeiten-Recht.
Hinweis: in bearbeiten ist das Recht (Ticketing) lesen enthalten. Wenn beides angewählt wird, kann dies zu Fehlern führen.
8 Zurück zum Inhaltsverzeichnis: Step 3
9 Zurück zum Inhaltsverzeichnis: Step 3
10 Wir gehen nun zu den Ticketing-Einstellungen.
11 Klick auf Einstellungen
12 Als erstes richten wir die Kategorien ein.
13 Mit Abo-Kategorie erfassen erfassen wir eine neue Kategorie.Hier erfassen wir alle Kategorien, die wir in den Saalplänen grundsätzlich zur Verfügung haben möchten. Das heisst nicht, dass in jedem Event jede Kategorie zur Anwendung kommen muss.
14 Abkürzung und Name vergeben und anschliessend durch Klick auf das Farbfeld eine Farbe aussuchen. In dieser Farbe werden dann Plätze dieser Kategorie im Saalplan dargestellt.Mit Speichern abschliessen.
15 Nun alle weiteren Kategorie genau so erfassen.
Wichtig: immer dasselbe Schema verwenden, also zB. 1. Kategorie / 2. Kategorie usw. und nicht 1. Kategorien / Kategorie 2.
16 Wenn unnumerierte Saalpläne (= freie Platzwahl) mit Einheitskategorie zur Anwendung kommen sollen, so sollte auch dafür eine Kategorie erfasst werden.
17 Änderungen der Kategorien können über den Bleistift vorgenommen werden.
18 Durch Klick auf den Pfeil und gleichzeitiges Bewegen der Maus kann die Reihenfolge der Kategorien verändert werden.
19 Die Kategorien sind nun fertig eingerichtet.
20 Zurück zum Inhaltsverzeichnis: Step 3
21 Als nächstes erfassen wir die Preis-Optionen.Auch hier geht es darum, alle Preisoptionen zu erfassen, die grundsätzlich zur Verfügung stehen sollen. Das bedeutet nicht, dass sie bei jedem Event zur Anwendung kommen müssen.
22 Mit Klick auf Preis-Option erstellen öffnet sich ein Pop-up.
23 Abkürzung und Name vergeben, anschliessend auf Speichern klicken.
24 Wir erstellen nun alle gewünschten Preis-Optionen.
25 Die Reihenfolge der Preisoptionen kann durch Klick auf den Pfeil per Drag-and-Drop verändert werden.
26 Im Kasten Aktivierungen werden nun all jene Preis-Optionen aktiviert, die für diese Saison beim Verkauf zur Verfügung stehen sollen.
27 Dabei wird unterschieden zwischen
- intern verfügbar (admin)- für Vorverkaufsstelle verfügbar- im Public-Shop verfügbar (von Kunden selbst wählbar)
28 Dies wird nun für jede Preis-Option, die in der aktuellen Saison zur Verfügung stehen soll, so gemacht.
29 grün = überall verfügbarblau = intern und bei Vorverkaufsstelle verfügbargelb = nur intern verfügbar
30 Zurück zum Inhaltsverzeichnis: Step 3
31 Zurück zum Inhaltsverzeichnis: Step 3
32 Wir richten nun die Verkaufsstellen ein.
33 Mittels Klick auf Verkaufsstelle erfassen öffnet sich ein Pop-up-Fenster.
34 Name des Betriebs eintragen und - falls vorhanden - den CRM-Eintrag verknüpfen.
35 Die Verkaufszeiten festlegen: Admin / intern, bzw. Vorverkauf oder öffentlich (= Public Shop). Diese Verkaufszeiten entsprechen jenen Zeiten, die dann später beim jeweiligen Event hinterlegt werden.
36 Haupt-Betrieb / Administration anklicken, sofern gerade die Ensemble-Verkaufsstelle eingerichtet wird.
37 Reservierungen erlauben - beim Haupt-Betrieb immer ermöglichen. Bei einer weiteren Vorverkaufsstelle bei Bedarf.
38 Abendkasse erlauben - beim Haupt-Betrieb immer ermöglichen. Bei einer weiteren Verkaufsstelle bei Bedarf.
39 Mit Speichern abschliessen.
40 Falls weitere (Vor-)Verkaufsstellen bestehen, können diese nun alle erfasst werden.
41 Zum Beispiel so.
42 Zurück zum Inhaltsverzeichnis: Step 3
43 Wir richten nun die Agenten ein, also alle Personen, die Tickets verkaufen dürfen.
Hinweis: Alle Agenten müssen als Member erfasst sein mit den entsprechenden Berechtigungen (siehe Step 4 und folgende).
44 Mit Klick auf Agent erfassen öffnet sich wiederum ein Pop-up-Fenster.
45 Die Verkaufsstelle auswählen, zu der der Agent hinzugefügt werden soll.
46 Vorname und Name eingeben:
Agenten sind immer persönlich, also keine "Ticketkasse" oder "Büro" als Namen vergeben.
47 Eine numerische Agenten-ID kann, muss aber nicht vergeben werden.
48 Hier wird der Agent mit dem enstprechenden Member verknüpft.
49 Tages-Umsatz-Ziel kann, muss aber nicht ausgefüllt werden und dient bei Bedarf der Überprüfung von Zielen beim Ticketverkauf pro Agent.
50 Verkaufszeiten definieren, Reservierungen erlauben oder nicht, Abendkasse erlauben oder nicht: entweder gemäss den Verkaufsstellen-Einstellungen übernehmen (siehe Step 39 und Step 40) oder individuell festlegen.
Dasselbe gilt für das Papier-Format.
51 Nachdem fürs Ensemble-Büro ein Agent erstellt wurde, erstellen wir nun auch für die Vorverkaufsstelle einen. Dies läuft exakt gleich ab.
52Diesmal wählen wir die Vorverkaufsstelle Z aus.
53 ... und füllen die Felder entsprechend aus. Mit Speichern schliesst sich das Fenster.
54 Zurück zum Inhaltsverzeichnis: Step 3
55 Die Vorlagen werden von 442Hz in Absprache mit dem Kunden / der Kundin erstellt und gegebenenfalls geschult. Hier gibt es also nichts weiter zu tun.
56 Zurück zum Inhaltsverzeichnis: Step 3
57 Als nächstes schauen wir uns die Einstellungen für den Webshop (= Public Shop) an.
Via Verkauf -> Webshop...
58 ... zu den Einstellungen.
59 Mit Klick auf Bearbeiten öffnet sich das Einstellungen-Formular.
60 Bezeichnung = Shopname
61 Telefonnummer für Ticketbestellungen sowie Tage/Uhrzeiten, wann das Telefon bedient ist.
62 Absender-Email-Adressen für Ticketbestellungen und Abo-Rechnungen eintragen. Das müssen keine Ticketing-spezifischen Emailadressen sein – info@ensemblexy.ch ist genau so korrekt.
63 Order-Code-Eingabe aktivieren bezieht sich auf eine Abobestellungs-Funktion, die nicht Teil dieses Tutorials ist.
64 Hier kann definiert werden, ob Kund:innen sich einloggen, bzw. einen Account anlegen müssen, um Ticket zu bestellen. Wenn nicht, so ist Bestellung als Gast möglich.Dasselber gilt gesondert-für Abo-Bestellungen.
65 Debitor Bank-Verbindung: auf dieses Konto kommen die Ticketeinnahmen.Debitor Zahlungsfrist: Zahlfrist ab Ticketkauf (für Bezahlung per Rechnung)
66 Min. Stunden vor Veranstaltung ESR/Rechnung erlauben: wenn dort 48 (Stunden) steht, so ist Bestellung auf Rechnung ab 48h vor Eventbeginn nicht mehr möglich.
Email-Produkt-Versand mit offener Rechnung: falls aktiviert (Standard), werden Tickets bereits mit Rechnung versandt. Falls deaktiviert, wird vorerst nur die Rechnung versandt. Die Tickets werden erst nach Zahlungseingang (manuell) verschickt.
68 Impressum: Adresse, Website, Telnr des Ensemble XY
69 Kontakt: zB. Ticketing-Telefonnummer und -Mailadresse
70 Datenschutz: Hier kommt die Datenschutz-Erklärung des Ensembles rein.
71 Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen AGB werden vom Ensemble formuliert. 442Hz stellt eine Vorlage als Vorschlag zur Verfügung.
72 Die FAQ/Hilfe werden vom Ensemble formuliert. 442Hz stellt eine Vorlage als Vorschlag zur Verfügung.
73 Die Stylesheets und CSS werden in Absprache mit 442Hz und Grafikbeauftragte/r des Ensembles ausgefüllt.Sie dienen der Angleichung des Webshops an das Corporate Design des Ensembles.
74 Die Email-Vorlage wird in Absprache und Zusammenarbeit mit 442Hz erstellt, so dass bei Ticketbestellungen jeweils der korrekte Mailinhalt verschickt wird.
75 Speichern schliesst die Einstellung-Seite wieder.