Mit dem Budget-Modul von 442hz planst und kontrollierst du die Finanzen deiner Saison und deiner Projekte: Budget, Offerte, Gebucht und Prognose auf einen Blick, Varianten für Szenarien, Vorlagen für wiederkehrende Projekte. Dieser Lernkurs zeigt dir Schritt für Schritt, wie du die Struktur anlegst, dein erstes Projekt budgetierst und den Überblick behältst – auch ohne Buchhaltung in 442hz.
Der gesamte Lernkurs oder einzelne Lektionen sind hilfreich für:
Projektorchester, Chöre und Vereine, die ihre Projekte und die Saison in 442hz budgetieren wollen – mit oder ohne Buchhaltung in 442hz
Member, die zum ersten Mal ein Budget in 442hz anlegen
Bereits mit 442hz arbeitende Member, die Varianten, Master, Vorlagen oder die Kaskade Budget → Offerte → Gebucht → Prognose besser verstehen wollen
Wie ist dieser Lernkurs anzuwenden?
Die Abschnitte bauen aufeinander auf: zuerst die Struktur (B), dann Vorlage und Variante (C), dann die Positionen (D). Gehe sie der Reihe nach durch.
Schnelldurchgang ohne Eintragungen: Du gehst den ganzen Lernkurs zügig durch und verschaffst dir einen Überblick.
Mit-Erfassen: Du arbeitest die Lektionen Schritt für Schritt durch und legst dabei Kontoplan, Kostenarten, Kostenträger, deine erste Vorlage und dein erstes Projekt-Budget gleich an.
Die Tutorials spielen in einem leeren Beispiel-Ensemble (Sinfonieorchester Musterstadt). Alles, was du dort siehst, entsteht in den Lektionen selbst.
Wenn du nicht weiterkommst
Solltest du an irgendeiner Stelle nicht weiterkommen, kannst du jederzeit ein Kurzmeeting mit dem 442-Support buchen. Den Link findest du am Ende dieses Lernkurses.
Die Module Budget und Finanzbuchhaltung schaltet der 442-Support frei. Zusätzlich braucht jeder Member, der das Budget sehen oder bearbeiten soll, das Recht Budget lesen bzw. Budget schreiben – das gilt auch für den Hauptuser und auch mit der Gruppe «Alle Rechte». Ohne dieses Recht fehlt der Menüpunkt Finanzen → Budget.
Abschnitt A: Grundlagen
A1 — Was das Budget in 442 kann
Das Budget gibt es aus zwei Richtungen: die Saison-Sicht (Finanzen → Budget) mit allen Projekten und dem Budget «Betrieb», und die Projekt-Sicht (Projekt → Finanzen → Budget) für ein einzelnes Konzert. Jedes Projekt kann mehrere Budget-Varianten haben, genau eine davon ist der Master, den der Saison-Master zusammenzählt. Budget-Vorlagen füllen ein leeres Projekt-Budget in einem Schritt. Jede Position hängt an Konto, Kostenart und Kostenträger und hat vier Spalten: Budget (Plan), Offerte (Angebot), Gebucht (verbindlich) und Prognose – 442 nimmt immer den verbindlichsten Wert.
Finanzen → Budget öffnet die Saison-Sicht mit der Seitenleiste Master, Budget, Varianten, Vorlagen, Aktionen, Exportieren. Die Struktur (Kontoplan, Kostenstellen, Kostenarten, Kostenträger) findest du unter Finanzen → Finanzbuchhaltung → Struktur. Im Projekt führt die Seitenleiste Finanzen → Budget zur Projekt-Sicht mit den Reitern Budget, Varianten und Vorlagen.
Der Kontoplan ist das Gerüst: ein paar Ertrags- und Aufwandkonten reichen für den Start (zum Beispiel 3200 Karteneinnahmen, 3600 Sponsoring und Beiträge, 4000 Honorare, 4400 Saalmiete, 6600 Werbung, 6800 Verwaltung). Im Folgejahr kopierst du den Kontoplan aus dem Vorjahr.
Tutorial folgt.
B2 — Kostenarten erfassen
Eine Kostenart gliedert ein Konto feiner (Werbung → Flyer, Plakate, Inserate). Felder: Kostenart, Konto, Beschreibung, Vor-Jahr. Wähle sprechende Namen, nicht den Konto-Namen. Nach dem Speichern die Liste neu laden; ein Dreieck in der Spalte Vor-Jahr heisst nur, dass keine Vorjahres-Kostenart verknüpft ist – bei neuen Kostenarten normal.
Tutorial folgt.
B3 — Kostenträger erfassen
Der Kostenträger ist dein Projekt aus Finanzsicht, mit der Saison als übergeordnetem Kostenträger. Positionen ohne Kostenträger zeigt die Budgetansicht mit einem Dreieck «fehlende Kostenträger» an.
Tutorial folgt.
B4 — Kostenstellen
Kostenstellen sind optional und gliedern nach Abteilung oder Ort (Konzertbetrieb, Geschäftsstelle).
Tutorial folgt.
Abschnitt C: Vorlage und Variante
C1 — Budget-Vorlage erstellen
Eine Budget-Vorlage mit 8–10 typischen Positionen (Kostenart, Konto, Anzahl × Satz, mit oder ohne Beträge) spart dir bei jedem neuen Projekt die Grundarbeit.
Tutorial folgt.
C2 — Projekt-Budget eröffnen und Vorlage anwenden
Projekt → Finanzen → Budget legt die Variante 1 an. Mit Vorlage anwenden füllst du sie – wähle dabei den Kostenträger, sonst landen die Positionen ohne Kostenträger.
Unter Varianten benennst du die Variante, setzt den Master und den Schreibschutz, kopierst eine Variante für ein Szenario («mit Gastkonzert»).
Tutorial folgt.
Abschnitt D: Positionen pflegen
D1 — Budgetposition bearbeiten
Stift auf der Position: Anzahl × Satz, Faktor, Beschreibung, Fälligkeit. Die Reihenfolge innerhalb eines Kontos änderst du per Pfeil; eine Sortierung nach Kostenart gibt es in der Budgetansicht nicht – dafür die Kostenart-Detailseite (E4).
Tutorial folgt.
D2 — Neue Position erfassen
Blaues Plus auf der Konto-Zeile; mit der Kostenart kommt das Konto automatisch. Immer aus dem Projekt heraus erfassen, sonst landet die Position im Betrieb.
Tutorial folgt.
D3 — Offerte und Gebucht nachführen
Offerte überschreibt Budget, Gebucht überschreibt Offerte – die Prognose und die Spalte Diff zeigen dir die Abweichung. Gebucht trägst du manuell ein; eine automatische Übernahme aus der Buchhaltung gibt es nicht (siehe Abschnitt G).
Tutorial folgt.
D4 — Prozent-Positionen
Sozialabgaben als Prozent der Lohnpositionen: Prozent-Schlüssel setzen, Anzahl und Satz leer lassen, Neuberechnung beim Laden der Seite.
Tutorial folgt.
Abschnitt E: Übersicht und Kontrolle
E1 — Saison-Budget «Betrieb»
Finanzen → Budget → Budget: die Variante «Betrieb» für alles, was zu keinem Projekt gehört (Verwaltung, Versicherungen, Mitgliederbeiträge).
Tutorial folgt.
E2 — Master lesen
Der Master aggregiert alle Master-Varianten mit der Spalte Projekt; rote Werte sind Abweichungen.
Tutorial folgt.
E3 — Varianten-Übersicht als Kontrolle
Anzahl Budgets, Schreibschutz, Master-Häkchen und die Box «Projekte ohne Budget-Variante».
Tutorial folgt.
E4 — Kostenart- und Kostenträger-Sicht
Die Kostenart-Detailseite zeigt alle Positionen einer Kostenart über alle Projekte; die Kostenträger-Sicht Soll/Ist ist der Ort, an dem später die Buchhaltungszahlen stehen.
Tutorial folgt.
E5 — Exporte
Budget, Budget Summary und Erfolgsrechnung (Betrieb oder Variante) als Excel oder PDF.
Tutorial folgt.
Abschnitt F: Saisonwechsel
F1 — Budget ins neue Jahr
Kontoplan aus dem Vorjahr kopieren, Kostenarten und Kostenträger neu anlegen und mit dem Vorjahr verknüpfen, Variante kopieren oder Vorlage anwenden. Passiert beim Anwenden der Vorlage nichts, fehlen die Kostenarten im neuen Jahr.
Tutorial folgt.
Abschnitt G: Weiterführend – Budget und Buchhaltung
Die Spalte Gebucht wird heute nicht automatisch aus der Finanzbuchhaltung gefüllt; die Verbindung läuft über die Kostenträger-Sicht Soll/Ist (E4). Wenn dein Ensemble die Buchhaltung in 442hz führt, helfen dir diese Anleitungen weiter:
Bei Budgetierung und Finanzbuchhaltung gelten besonders klare Regeln. Nimm Kontakt mit dem 442-Support über das Feedback-Formular auf, wenn du in deinem Ensemble die Verantwortung für die Buchhaltung trägst und noch nicht mit der Funktionsweise von 442hz vertraut bist.
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