Kreditoren-Workflow: Von der Rechnung bis zur Buchung

Kreditoren-Workflow: Von der Rechnung bis zur Buchung

Überblick

Der Kreditoren-Workflow beschreibt den gesamten Prozess, wie eine eingehende Rechnung (z.B. von einem Lieferanten, Künstler oder Dienstleister) in  442hz.com  verarbeitet wird — vom Erfassen bis zur fertigen Buchung in der Finanzbuchhaltung.
Du findest den Kreditoren-Bereich unter Finanzen → Kreditoren im Hauptmenü.

Zugang und Rechte

Der Kreditoren-Bereich ist über das Hauptmenü Finanzen → Kreditoren erreichbar. Du benötigst die entsprechenden Finanz-Rechte, um Rechnungen zu erfassen und freizugeben.

Der Workflow im Überblick

Jede Rechnung durchläuft einen klaren Freigabe-Workflow mit diesen Schritten:
    Rechnung erfassen: Erstelle eine neue Rechnung und lade die Rechnungs-Datei (PDF) hoch. Bei Schweizer QR-Rechnungen kann das System die Zahlungsinformationen automatisch aus dem QR-Code auslesen und die Felder befüllen.
    Vorkontierung: Weise der Rechnung das Belastungs-Konto, die Kostenart (WAS), die Kostenstelle (WO) und den Kostenträger (WOFÜR) zu. Diese Zuordnung bestimmt, wo die Buchung in der Finanzbuchhaltung erscheint.
    Freigabe: Die Rechnung durchläuft den Status-Workflow von "Offen" bis "Bestätigt".
    Sammel-Überweisung: Mehrere freigegebene Rechnungen werden zu einer SEPA-Datei gebündelt, die Du im E-Banking hochladen kannst.
    Buchung anlegen: Aus der bestätigten Rechnung wird per Klick die Buchung in der Finanzbuchhaltung erstellt.

Rechnungs-Status (Freigabe-Workflow)

Jede Rechnung hat einen Status, der den Bearbeitungsfortschritt zeigt. Die Status-Tabs oben auf der Rechnungsseite ermöglichen Dir, Rechnungen nach ihrem aktuellen Stand zu filtern:
  • Offen: Rechnung wurde erfasst, ist aber noch nicht vollständig bearbeitet
  • Gescannt: Das hochgeladene PDF wurde gescannt und die Daten ausgelesen
  • Bereit: Rechnung ist vollständig vorkontiert und bereit für die Zahlung — hier wird das SEPA-File für die Banküberweisung vorbereitet
  • Übermittelt: Die Zahlung wurde via SEPA-File an die Bank übermittelt
  • Bestätigt: Die Bank hat die Zahlung bestätigt
  • Zurückgewiesen: Die Bank hat die Zahlung zurückgewiesen — muss korrigiert werden

Rechnungstypen

Unter "Aktionen" in der Seitenleiste kannst Du verschiedene Rechnungstypen erfassen:
  • Rechnung: Standard-Rechnung (manuell erfassen)
  • ESR-Rechnung mit Referenz: Einzahlungsschein mit Referenznummer
  • ESR-EUR-Rechnung: ESR-Rechnung in Euro
  • ESR-Plus-Rechnung in CHF: ESR-Plus-Format in Schweizer Franken
  • Inlandzahlung CHF: Inlandüberweisung in CHF
  • Auslandzahlung (IBAN): Internationale Überweisung
  • Kreditkarten-Zahlung: Kreditkartenabrechnung
  • Rechnungs-Datei: PDF direkt hochladen und scannen lassen

PDF-Scan und QR-Bill

Wenn Du eine Rechnungs-Datei (PDF) hochlädst, kann das System die Rechnung automatisch scannen. Besonders bei Schweizer QR-Rechnungen funktioniert das zuverlässig: Der QR-Code enthält alle Zahlungsinformationen (IBAN, Betrag, Referenz, Empfänger), die automatisch in die Rechnungsfelder übernommen werden.

Sammel-Überweisungen (SEPA)

Wenn mehrere Rechnungen den Status "Bereit" erreicht haben, kannst Du sie zu einer Sammel-Überweisung zusammenfassen. Dabei wird eine SEPA/camt-Datei erstellt, die Du herunterlädst und manuell in Deinem E-Banking hochlädst. Es gibt keine direkte Bankanbindung — der Transfer erfolgt immer über die Datei.
Die Sammel-Überweisungen findest Du unter Kreditoren → Sammel-Überweisungen in der Seitenleiste.

Rechnungssteller verwalten

Unter Kreditoren → Rechnungssteller findest Du die Liste aller Rechnungssteller (= Kreditoren). Jeder Rechnungssteller repräsentiert einen Lieferanten, Künstler oder Dienstleister, der Dir Rechnungen stellt.

Rechnungssteller bearbeiten

Über Bearbeiten (Sidebar oder Detail-Ansicht) öffnest Du ein Formular mit folgenden Feldern:
  • Firma, Alternativ-Name, Vorname, Nachname: Stammdaten des Rechnungsstellers
  • CRM: Verknüpfung mit einem bestehenden CRM-Kontakt. So werden Adress- und Kontaktdaten synchron gehalten.
  • IBAN, BIC/SWIFT: Bankverbindung für die Überweisung
  • Rechnungs-Schlüssel: Ein Keyword, das beim automatischen Scan eines hochgeladenen PDFs den Rechnungssteller erkennt und automatisch zuordnet. Beispiel: Gibst Du "Tonhalle" ein, wird bei einem PDF-Scan, der diesen Begriff enthält, automatisch dieser Rechnungssteller vorgeschlagen.
  • Kostenart Name (exakt), Kostenstelle Name (exakt): Die Standard-Vorkontierung. Wenn Du hier Werte hinterlegst, werden sie bei neuen Rechnungen dieses Rechnungsstellers automatisch vorausgefüllt — das spart Zeit bei wiederkehrenden Lieferanten.
  • Endbegünstigter: Adresse, PLZ, Ort und Land des Zahlungsempfängers (relevant für Auslandzahlungen)

Tipps zu Rechnungsstellern

  • Pflege den Rechnungs-Schlüssel sorgfältig — er ist der Schlüssel für die automatische Zuordnung beim PDF-Scan.
  • Hinterlege die Standard-Vorkontierung (Kostenart/Kostenstelle) bei wiederkehrenden Lieferanten, um die Erfassung neuer Rechnungen zu beschleunigen.
  • Nutze die CRM-Verknüpfung, um Rechnungssteller und CRM-Kontakte konsistent zu halten.

Tipps

  • Nutze den QR-Rechnungs-Scan, um Zeit beim Erfassen zu sparen — besonders bei Schweizer Rechnungen mit QR-Code werden die Felder automatisch befüllt.
  • Filtere Rechnungen über die Status-Tabs, um schnell zu sehen, welche Rechnungen noch bearbeitet werden müssen.
  • Prüfe unter Sammel-Überweisungen regelmässig, ob neue SEPA-Files zum Download bereitstehen.
  • Die Vorkontierung (Kostenart, Kostenstelle, Kostenträger) ist entscheidend — sie bestimmt, wo die Buchung in der Erfolgsrechnung und im Controlling erscheint.