Der Admin-Shop erklärt: ab Step 4. Der Bestellprozess: ab Step 20.
Über Verkauf -> Webshop öffnet sich der Admin-Shop.
Die Übersicht zeigt die letzten 10 Bestellungen, alle Events im Verkauf und (runterscrollen) alle Abos im Verkauf. Über die rote, eindeutige Ordernummer links in der Bestellungsliste gelangt man direkt in die entsprechende Order (= Buchung).
Mittels Klick auf Admin-Shop oder + Neue Order erfassen gelangt man in den Buchungsprozess und eröffnet eine neue Order. Dazu später mehr (siehe Step 20 und folgende).
Im Menüpunkt Orders bieten sich vielfältige Möglichkeiten zum Filtern und Suchen nach Orders an.
Gebühren zeigt eine Auflistung und Suchmöglichkeit aller verrechneten Gebühren, bspw. Versandkosten bei Lieferung per Post.
Die Ticket-Statistik ermöglicht die detaillierte Suche und Darstellung von statistischen Daten. Eine Exportfunktion zur Weiterbearbeitung in Excel sowie eine Schnittstelle zum 442Hz-Newsletter-Tool stehen zur Verfügung.
Offene Warenkörbe zeigt an, welche Tickets aktuell im Warenkorb im Public-Shop oder im Online-Shop liegen (= noch nicht abgeschlossene Orders).
Die Kontrollseite Events ermöglicht es, auf einen Blick zu erfassen, welche Events im Verkauf sind und welche noch fertig eingerichtet werden müssen.
Unter Stornos / Storno-Positionen sind alle getätigten Stornierungen aufgelistet.
Unter Kunden erscheinen all jene Käufer:innen, die entweder via Online-Shop Tickets gekauft haben oder die von einem Admin neu als Kunden (= noch nicht im CRM vorhanden) erfasst wurden.
Reservierungen listet all jene Orders auf, die als Reservation hinterlegt, also noch nicht abgeschlossen wurden.
Mittels Zuweisungen werden Kunden-Datensätze (siehe Step 12) mit der CRM-Datenbank verknüpft: Durch Abgleich der Emailadresse bzw. weiteren Adress-Merkmalen werden so Duplikate verhindert.
Offene Lieferungen zeigt alle Orders, bei denen die Tickets und/oder die Rechnung noch nicht verschickt bzw. ausgehändigt wurde.
Überfällige Zahlungen bietet eine Übersicht über alle ausstehenden Zahlungen.
Klick auf Public-Shop öffnet in einem neuen Browser-Tab den öffentlichen Webshop.
Unter Einstellungen finden sich diverse Webshop-Einstellungen. Änderungen darf hier nur die fürs Ticketing verantwortliche Person des Betriebs vornehmen.
Order erstellen: Step 21. Reservation: Step 40. Order bearbeiten: Step 49. Zuweisung: Step 55.
Zum Eröffnen einer neuen Buchung entweder via Admin-Shop -> Neue Order erfassen oder direkt links im Menü auf + Neue Order erfassen klicken. (Hinweis: blau hinterlegte Events sind im Admin-Shop sichtbar, nicht aber im öffentlichen Webshop.)
Über Dropdown Events den gewünschten Event auswählen oder über das Lupensymbol danach suchen.
Oben erscheinen alle Informationen zum Event, daneben die Preise pro Kategorie sowie die Preisoptionen. Ganz rechts ist der Warenkorb.
Scroll nach unten zeigt den Saalplan. Mittels Klick auf die gewünschten Plätze werden diese rot markiert und in den Warenkorb geschoben.
Bei Konzerten mit freier Platzwahl / unnummerierten Plätzen erscheint kein Saalplan. Stattdessen kann im Kasten Preise mit Klick auf + die gewünschte Anzahl Plätze pro Kategorie/Preisoption in den Warenkorb gelegt werden.
Die Plätze erscheinen im Warenkorb. Ab hier folgt derselbe Prozess wie bei nummerierten Plätzen mit Wahl im Saalplan.
Wenn alle gewünschten Plätze markiert bzw. die gewünschte Anzahl Plätze hinzugefügt wurden, folgt nun der Klick auf alle Produkte im Warenkorb.
Hier können die Preis-Option pro Platz sowie die Lieferart für diese Order angepasst werden.
Mit Klick auf Kunde folgt der nächste Schritt im Bestellprozess.
Wir kommen zu den Käufer-Daten: CRM zuweisen sucht den Käufer in der eigenen CRM-Datenbank. Falls dort nicht vorhanden, kann über Kunde zuweisen in der Kundendatenbank (siehe Step 13) gesucht werden. Falls auch dort nicht vorhanden: + Kunde erfassen.
Beispiel CRM zuweisen: Name eingeben, richtige Person auswählen und auf Speichern klicken.
Die Order wird abgeschlossen, indem die Zahlungsart gewählt wird. Wenn vor Ort bezahlt wird, Bar-Zahlung erfolgt oder Karten-Zahlung erfolgt wählen. Twint-Zahlung erfolgt nur dann wählen, wenn vor Ort ein Twint-QR-Code zur Bezahlung aufliegt.
Bei Klick auf Zahlung per Rechnung wird die Rechnung nur erstellt. Bei Klick auf das Briefsymbol wird die Rechnung erstellt und direkt mit den Tickets per Mail versandt.
Die abgeschlossene Order zeigt den Status der Bezahlung und des Kaufs sowie die Käufer-Daten. Zudem wurden nun die Tickets in zwei Formaten erstellt. Durch Klick auf das Ticket-Icon öffnet sich das PDF mit den Tickets.
Rechts im Kasten Emails ist ersichtlich, dass eine Bestellbestätigung inkl. Rechnung und Tickets versendet wurde. Klick auf neue E-Mail ermöglicht das (nochmalige) Versenden von Tickets und/oder Rechnung und/oder Kaufbeleg.
Scroll nach unten zeigt die erstellte Rechnung mit dem Status "versendet". Wurde die Rechnung nicht per Email versandt, so stünde dort der Status "bereit". Mit Klick auf das PDF-Icon öffnet sich die Rechnung.
Zuerst Step 22 bis Step 34 wiederholen. Anstatt mit einer Zahlart abzuschliessen, folgt nun der Klick auf Als Reservierung hinterlegen.
Klicken Sie auf Als Reservierung hinterlegen.
Wie lange soll die Reservation bestehen? Entweder gewünschtes Datum und Uhrzeit eintragen oder auf Beginn der Veranstaltung klicken. Die Reservation verfällt nach Ablauf dieses Zeitpunkts NICHT automatisch, wird aber als abgelaufen gekennzeichnet.
Anschliessend Klick auf Jetzt reservieren.
Die Order ist nun nicht abgeschlossen, sondern reserviert. Siehe R oben neben der Ordernummer und Kauf-Status Reserviert. Klick auf Reservierungs-Bestätigung öffnet ein PDF. Dieses kann auch rechts unter Emails -> neue E-Mail versandt werden.
Order zu einem späteren Zeitpunkt weiterbearbeiten: In der Navigation links auf Reservierungen, anschliessend in der Liste bei der entsprechenden Order rechts auf Order abschliessen klicken.
Anschliessend mittels Order wieder aufnehmen ...
... zur bereits bekannten Seite zurückkehren und mit der gewünschten Zahlart abschliessen.
Die gewünschte Order aufrufen und beim entsprechenden Platz auf das Saalplan-Icon klicken.
Es werden Plätze in derselben Preiskategorie als aktiv angezeigt. Soll explizit auch aus anderen Kategorien ein Platz gewählt werden können, so auf Kategorie-Wechsel zulassen klicken. Gewünschten neuen Platz anklicken und mit Speichern abschliessen.
Wenn Teile einer Buchung oder die gesamte Buchung storniert werden soll, so wird so vorgegangen: Bei der gewählten Buchung links auf + Stornierung erfassen klicken.
Anschliessend wird gewählt, welche Tickets storniert werden sollen und ob der Betrag gemäss Zahlungsart als Bank-Überweisung stornieren oder in Form eines Gutscheins als Gutschein stornieren zurückerstattet wird.
Oberhalb des Debitoren-Kastens erscheint nun die Storno-Information. Im Kasten Einkauf steht anstelle der Platzinformation storniert und das Ticket im Kasten Tickets wurde entfernt.
In regelmässigen Abständen sollten die Einträge aus der Kundendatenbank mit den Einträgen im CRM verknüpft werden. Dazu Klick im Seitenmenü auf Zuweisung.
Jeweils auf den blauen Pfeil klicken.
a) Der Datensatz wurde erkannt und kann eindeutig zugewiesen werden: Entweder auf zuweisen und weiter oder mit zuweisen und nachbearbeiten den CRM-Eintrag weiter bearbeiten. b) Nicht gefunden: + neuer CRM-Eintrag erstellen und Kauf zuweisen.