In diesem Tutorial lernst du die Vertrags-Vorlagen deines Ensembles kennen: welche Vorlagen es gibt, wie du sie bearbeitest und in künftige Projekte kopierst, wo die Vertragstexte stehen und wie du den automatischen Vertragsversand und die Sichtbarkeit von Projekten als Ensemble-Standard festlegst.
Vorlagen für Verträge, E-Mails und Dienstpläne verwaltest du zentral. Klicke im Kopfmenü auf Einstellungen .
Im Aufklappmenü wählst du Vorlagen .
Die Seite Vertrags-Vorlagen . Links die Liste eurer Vorlagen, rechts die Vertragstexte , unten die Ensemble-Standards für den automatischen Vertragsversand und die Sichtbarkeit von Projekten.
Wichtig: Änderungen an Vorlagen werden in bereits bestehenden Projekten nicht automatisch übernommen. Jedes Projekt bekommt beim Erstellen eine Kopie der Vorlagen.
In der Liste siehst du pro Vorlage den Namen , die Art (Projekt-Vertrag, Login-Instruction, Projekt-Einladungs-Mail usw.), die Sprache und ob sie Standard für Musiker ( M ) oder VIP-Verträge ist. 442hz.com hat die Standardvorlagen bereits für euch eingerichtet.
Schauen wir uns den Musiker-Vertrag an. Klicke in seiner Zeile auf den Stift .
Der Editor Vertrags-Vorlage bearbeiten . Oben die Angaben zur Vorlage: Bezeichnung , Vorlage-Art , Seiteneinrichtung (Briefpapier für PDFs), die Häkchen Default Musiker und VIP-Vertrag sowie die Sprache .
Darunter der Inhalt der Vorlage als HTML. Die Platzhalter in geschweiften Klammern wie {{ musiker.anrede }} füllt 442hz.com beim Erstellen des Vertrags automatisch mit den Daten des Projekts und der Person. Passe hier Texte und Formulierungen an, lass die Platzhalter stehen.
Mit Speichern übernimmst du Änderungen, mit Löschen entfernst du die Vorlage aus eurem Ensemble. Wir ändern jetzt nichts.
Schliesse den Editor mit dem × oben rechts.
Der blaue Pfeil neben dem Stift kopiert die Vorlage in alle künftigen Projekte eures Ensembles. So bringst du eine überarbeitete Vorlage in Projekte, die schon angelegt, aber noch nicht gestartet sind. Du wirst vorher um Bestätigung gebeten.
Fehlt eine Vorlage, etwa in einer weiteren Sprache? Klicke unten auf + Standardvorlage .
Im Fenster Standardvorlage importieren wählst du Vorlage-Art und Sprache und gibst eine Bezeichnung . 442hz.com legt dann die passende Standardvorlage an, die du anschliessend mit dem Stift anpasst. Für SOM ist bereits alles da, wir schliessen das Fenster wieder.
Klicke auf das × .
Rechts die Vertragstexte . Oben die Vertrags-Bedingungen für Online-Zusage : Diesen Text sehen Musiker:innen, wenn sie ein Projekt in ihrem Account zusagen. Unten die Musiker-AGB , die im PDF-Vertrag abgedruckt werden.
Klicke in das Feld Vertrags-Bedingungen für Online-Zusage und tippe eure Bedingungen, zum Beispiel: «Mit der Zusage verpflichtest du dich zur Teilnahme an allen Proben und Konzerten des Projekts. Es gelten die Musiker-AGB des SOM.»
Tippe in das Feld Musiker-AGB (PDF-Vertrag) eure allgemeinen Bedingungen, zum Beispiel: «Das Honorar wird nach dem letzten Konzert ausbezahlt. Absagen sind bis 30 Tage vor Projektbeginn kostenlos möglich.»
Klicke auf Speichern .
Die Vertragstexte sind gespeichert. Sie gelten ab jetzt für alle neuen Projekte.
Unten links der Ensemble-Standard für automatischen Vertragsversand : Hier legst du fest, bei welchem Status 442hz.com den Vertrag automatisch an die Musiker:innen schickt, bei Zusage , erst bei Bestätigt oder gar nicht. Der Standard gilt für neue Projekte und kann pro Projekt übersteuert werden.
Zum Ausprobieren: Klicke auf Bestätigt . Die Einstellung wird sofort gespeichert.
Für SOM bleiben wir beim Standard. Klicke wieder auf Zusage .
Der Ensemble-Standard für Einteilung/Einladung Sichtbarkeit bestimmt, ab wann eingeteilte Musiker:innen ein Projekt in ihrem Account und Kalender sehen: schon ab Status Angefragt (Standard) oder erst, wenn ihr aktiv anfragt (Status Anfragen ). Auch das lässt sich pro Projekt übersteuern.
Geschafft!: Du hast das Tutorial B8.1 Vertrags-Vorlagen abgeschlossen. Im nächsten Tutorial geht es um die Vorlagen für Dienstplan und E-Mail . Mit Fertig kommst du zurück zum Lernkurs und kannst die Lektion abhaken.
B8.2 Dienstplan und E-Mail-Vorlage
In diesem Tutorial richtest du zwei weitere Vorlagen ein: die Dienstplan-Konfiguration für den Kopf eurer Dienstpläne und die E-Mail-Vorlage , den Rahmen für alle E-Mails, die 442hz.com in eurem Namen verschickt.
Du bist unter Einstellungen › Vorlagen . Klicke im Seitenmenü auf Dienstplan .
Die Dienstplan-Konfiguration bestimmt, wie der Kopf eurer Dienstpläne als PDF aussieht. 442hz.com hat eine erste Konfiguration new Dienstplan… vorbereitet und Titel und Kontaktzeilen aus euren Ensemble-Einstellungen vorbelegt. Mit dem + legst du weitere Konfigurationen an, etwa für Chor und Orchester.
Gib der Konfiguration eine interne Bezeichnung , zum Beispiel Standard . Überschreibe dazu den vorgegebenen Text.
Unter Name (für Dateiname) tippst du, wie die PDF-Datei heissen soll, zum Beispiel Dienstplan SOM .
Titel Zeile 1 und Titel Zeile 2 stehen oben auf jedem Dienstplan. Die Platzhalter {project_short} und {project_name} werden pro Projekt automatisch durch Kürzel und Namen ersetzt.
In den Kontakt-Zeilen 1 bis 6 steht, was rechts im Kopf des Dienstplans erscheint. E-Mail, Adresse und Ort sind aus den Ensemble-Einstellungen vorbelegt.
Ergänze in Zeile 4 eine Telefonnummer für Rückfragen, zum Beispiel Tel. +41 44 000 00 00 .
Klicke auf Speichern .
Die Konfiguration ist gespeichert und heisst jetzt Standard . Beim Erstellen eines Dienstplans wählst du später, welche Konfiguration verwendet wird.
Jetzt zur E-Mail-Vorlage. Klicke im Seitenmenü auf E-Mail .
Die E-Mail-Vorlage ist der Rahmen für alle E-Mails, die 442hz.com in eurem Namen verschickt, etwa Anfragen und Vertragsversand an Musiker:innen (ausser Ticketing). Links der Editor für den Rahmen, rechts die Vorlage-Elemente .
Die Vorlage-Elemente sind Platzhalter: Angaben zur angeschriebenen Person (Brief-Anrede, Anrede, Vorname, Nachname), zum Absender aus eurem Team (Admin) und der eigentliche Inhalt/Body . Ein Klick fügt den Platzhalter in geschweiften Klammern in den Editor ein.
Klicke rechts auf Brief-Anrede . Im Editor erscheint der Platzhalter.
Klicke auf Inhalt/Body . Dieser Platzhalter ist Pflicht: Hier setzt 442hz.com den eigentlichen Text der jeweiligen E-Mail ein, zum Beispiel die Projektanfrage oder den Vertragsversand.
Den Rahmen schreibst du am einfachsten im Quellcode. Klicke in der Editor-Leiste auf Quellcode .
Du siehst die Platzhalter {briefanrede} und {mailbody} . Ergänze die Grussformel mit den Admin-Platzhaltern {admin_firstname} {admin_lastname} , {admin_job_function} , {admin_phone} und {admin_email} sowie eurer Adresse. Tipp: Fügst du die Platzhalter über die Vorlage-Elemente ein, stimmt die Schreibweise sicher.
Klicke erneut auf Quellcode , um zur normalen Ansicht zurückzukehren.
So sieht der Rahmen aus. Beim Versand ersetzt 442hz.com die Platzhalter: {briefanrede} wird zu «Liebe Anna», {mailbody} zum Text der jeweiligen E-Mail, die Admin-Platzhalter zu den Angaben der Person aus eurem Team, die die E-Mail verschickt. Verwende nur Platzhalter aus den Vorlage-Elementen, selbst erfundene (z. B. {vorname}) bleiben im Text stehen.
Unter Orchester Info hinterlegst du die Adressangaben eures Ensembles, zum Beispiel: «Schweizer Orchester Musterstadt · Musterstrasse 1 · 8000 Zürich · info@som-442.com ». Sie erscheinen als Adressblock in den Projekt-Anfragen an Musiker:innen und in der Ensemble-Übersicht im Musiker-Account.
Klicke auf Speichern .
Die E-Mail-Vorlage ist gespeichert. Sie gilt für alle neuen Projekte.
Für Projekte, die schon angelegt sind, aber noch nicht begonnen haben, klickst du rechts auf E-Mail-Vorlage in künftige Projekte kopieren . Nach einer Bestätigung übernimmt 442hz.com den Rahmen in diese Projekte. Die Vorlage für Shop-E-Mails findest du separat in den Shop-Einstellungen.
Geschafft!: Du hast das Tutorial B8.2 Dienstplan und E-Mail-Vorlage abgeschlossen. Mit Fertig kommst du zurück zum Lernkurs und kannst die Lektion abhaken.
Gut zu wissen: Wenn Du eine Vertragsvorlage bearbeitest und die Änderung auf zukünftige Projekte überträgst, werden nur Verträge aktualisiert, die tatsächlich von dieser Vorlage abstammen. Verträge aus anderen Vorlagen bleiben unverändert — auch wenn sie die gleiche Template-Art oder gleiche Standardeinstellungen (VIP/Musiker) verwenden.