Ein Newsletter-Verteiler veraltet laufend: Leute wechseln den Job, geben eine Adresse auf, ein Postfach wird stillgelegt. 442Hz.com meldet das an vier Stellen – und diese vier Listen gehören nach jedem Versand kurz durchgesehen. Wer sie liegen lässt, sammelt über Jahre tausende Fehlermeldungen an und verschlechtert die Zustellqualität für alle übrigen Empfänger. Diese Routine beschreibt die Reihenfolge. Die Details stehen in den vier verlinkten Tutorials.
beim Aufbereiten der E-Mails, also vor dem Versand
Übersichtsseite des Versands
Adresse ist technisch nicht zustellbar und wird nicht angeschrieben
Reiter Rejects; Begründung im Fenster pro Adresse oder pro Versand unter Statistik
Empfänger-Server hat die Mail abgewiesen
Stunden bis Tage nach dem Versand
Automatische Antwort mit Hinweis auf neue Adresse, Abwesenheit, Austritt
Reiter Bounces – nur bei Ensembles, die über Mailgun verschicken
Adresse steht beim Versanddienst auf der Sperrliste
Direkt nach erscheint auf der Übersichtsseite der gelbe Kasten . Diese Adressen werden nicht angeschrieben. Erkennbare Tippfehler lohnt es sich sofort im CRM zu korrigieren; alles andere kann nach dem Versand bearbeitet werden.
Reiter öffnen und pro Zeile über das rote Kuchendiagramm das Fenster zur Adresse öffnen: Fehlertext lesen, CRM-Datensatz bereinigen, passenden Button klicken. Das erledigt alle Rejects derselben Adresse auf einmal. Willst du einen einzelnen Versand nachkontrollieren, öffnest du ihn über ; dort steht die Begründung direkt in der Liste.
Reiter , Ansicht . Diese Liste enthält häufig die neue Adresse oder die zuständige Nachfolge – der wertvollste Teil der Pflege.
Reiter . Prüfen, ob Adressen zu Unrecht gesperrt sind – typisch bei „Postfach voll" oder bei Provider-Störungen. Diese können freigegeben werden. Adressen mit „Postfach existiert nicht" bleiben gesperrt und werden im CRM bereinigt.
- Regelmässig ist es wenig Arbeit; einmal jährlich ist es ein Grossprojekt.
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- Jeder weitere Versand an eine tote Adresse erzeugt eine neue Fehlermeldung und kostet Zustellqualität.
- auf der Website erfassen lassen. Manuell abgetippte Adressen von Listen und Visitenkarten sind die häufigste Fehlerquelle.
- Eine Abmeldung ist für die Zustellqualität deutlich besser als eine Spam-Meldung.