In diesem Tutorial erfasst du die Crew : zuerst eine Person (Orchesterwart Tom Brunner), dann eine Firma als juristische Person (Notenverleih), und zum Schluss ergänzt du Kontaktangaben wie die Adresse auf der Personenseite. Du lernst, warum mit jeder Crew auch eine Person entsteht und woher die Crew-Adresslisten ihre Daten nehmen.
Die Crew sind alle, die hinter der Bühne mitarbeiten: Orchesterwart, Notenbibliothek, Technik, Helfer, aber auch Firmen wie ein Notenverleih. Du erfasst sie unter Personendaten . Klicke im Kopfmenü darauf.
Wähle Crew .
Die Seite Crew : eine Liste mit Suche und Spaltenfiltern (Abkürzung, Firma/Team, Funktion, E-Mail), rechts ob die Person CRM-Kontakt, Member oder im Lohnausweis (LA) ist. Bei SOM ist die Crew noch leer.
Im Seitenmenü gibt es zwei Wege: Crew erstellen für eine natürliche Person und Crew (jur.) erstellen für eine Firma oder ein Team. Wie bei den Künstlern wird dabei immer auch eine Person angelegt. Prüfe darum vorher unter Personendaten → Personen, ob es die Person schon gibt, sonst entstehen Dubletten.
Klicke auf Crew erstellen .
Das Fenster Crew erstellen ist klein: Person (bestehende wählen oder + Person Erfassen ), Abkürzung und Funktion . Mehr braucht ein Crew-Mitglied nicht.
Tom Brunner, unser Orchesterwart, ist neu. Klicke auf + Person Erfassen .
Der Bereich Person klappt auf, derselbe wie bei Künstlern und Musikern: Pflicht sind Vorname , Nachname und Geschlecht . Für die Crew lohnt es sich, gleich E-Mail und Mobile einzutragen, denn Crew-Adresslisten ziehen die Kontaktangaben aus diesen Personen-Daten.
Mobile: 078 123 45 67 . Die Landesvorwahl wählst du über die Flagge links, Standard ist die Schweiz.
Weiter unten der Bereich Crew . Abkürzung : TB . Sie erscheint in Übersichten und Dienstplänen statt des ganzen Namens.
Funktion : Orchesterwart . Freier Text, er beschreibt die Aufgabe im Ensemble.
Die übrigen Felder (Amtliche Namen, Geburtsdatum, Nationalität, Steuerdomizil, Sprache, Briefanrede, Telefon, Member) kannst du leer lassen oder später auf der Personenseite ergänzen. Member verknüpfst du nur, wenn das Crew-Mitglied auch einen Login-User im Ensemble hat.
Klicke auf Speichern .
Tom Brunner steht in der Crew-Liste mit Abkürzung, Funktion und E-Mail. Mit Klick auf den Namen öffnest du seine Crew-Seite, mit Klick auf TB ebenfalls.
Zweiter Fall: eine Firma als Crew, zum Beispiel der Notenverleih. Klicke auf Crew (jur.) erstellen .
Gleiches Fenster, aber die Person-Suche zeigt nur juristische Personen. Der Notenverleih ist neu: Klicke auf + Person Erfassen .
Bei einer juristischen Person ist der Personen-Bereich kürzer: Name der Firma (Pflicht), Amtlicher Name, Steuerdomizil, Sprache, Briefanrede, E-Mail und Telefon. Kein Vorname/Nachname und kein Geschlecht, die Firma ist als juristische Person markiert.
Beide stehen jetzt in der Crew-Liste: Tom Brunner (TB, Orchesterwart) und das Notenbüro Rüegg GmbH (NBR, Notenverleih). Personen und Firmen stehen in derselben Liste, die Firma erkennst du am Namen ohne Vornamen.
Dritter Teil: weitere Angaben wie die Adresse ergänzen. Klicke auf Tom Brunner .
Die Crew-Seite von Tom: oben die Box Crew (Name, Funktion, Bearbeiten für Abkürzung und Funktion), darunter User : Auch ein Crew-Mitglied kann einen Login-User erhalten ( User suchen , gleicher Ablauf wie in C2.1), zum Beispiel damit es Dienstpläne online sieht. Unten die Box Person mit den Kontaktangaben.
Adresse und weitere Angaben gehören zur Person. Klicke auf die Überschrift Person .
Die Personenseite von Tom: links User und Person, rechts seine Funktionen. Unter Crew siehst du die Verknüpfung, mit Musiker erstellen oder Künstler erstellen könnte dieselbe Person zusätzlich eine andere Rolle bekommen, ohne Dublette.
Klicke im Seitenmenü auf Bearbeiten .
Person bearbeiten ist das vollständige Personen-Formular: links Person und Kommunikation (E-Mail, Telefon, Mobile, Briefanrede), in der Mitte Amtlicher Wohnsitz , Korrespondenz-Adresse, Anstellung/Steuern und Status, rechts Bankverbindung, Relationen (CRM) und Versicherung. Für die Crew-Adressliste reicht der amtliche Wohnsitz.
Adresse: Bahnhofstrasse 12 .
PLZ: 6003 .
Ort: Luzern . Das Land kannst du leer lassen oder Schweiz wählen.
Klicke oben auf Speichern . Wie überall in 442hz.com wird nichts automatisch gespeichert.
Lernmoment: Validierungsfehler . Das Personen-Formular prüft E-Mail-Adressen streng, auch ob die Domain existiert und Mails empfangen kann. Unsere Beispieladresse @example.com fällt durch. Im Alltag passiert das bei Tippfehlern in der Domain. Praktisch: Die Adresse wurde automatisch in die Korrespondenz-Adresse übernommen.
Tom Brunner wurde erfolgreich gespeichert. Adresse, E-Mail und Mobile stehen jetzt in den Personen-Daten. Genau daraus zieht 442hz.com die Crew-Adresslisten (Ausnahme: Ist das Crew-Mitglied auch Member mit eigenen Angaben, zählen diese). Dasselbe Vorgehen gilt für die Firma: Crew-Seite → Person → Bearbeiten.
Zurück in der Crew-Liste : Beide Einträge sind komplett. Über die Checkboxen links und das Auswahlfeld … unten kannst du mehrere Crew-Mitglieder markieren und ihnen eine E-Mail senden oder ihre E-Mail-Adressen in die Zwischenablage kopieren.
Geschafft!: Du hast eine Person und eine Firma als Crew erfasst und die Kontaktangaben ergänzt. Crew-Mitglieder kannst du später in Projekten einteilen und per Adressliste oder E-Mail erreichen. Weiter geht es mit C4: Werk erfassen.