Mit dem Application-Modul von 442hz kannst du Bewerbungen für die unterschiedlichsten Zwecke aufschalten — von Akademie-Bewerbungen über Probespiele bis hin zu Wettbewerben. Dieser Lernkurs zeigt dir Schritt für Schritt, wie du eine Application aufbaust, Bewerber:innen verwaltest und Auswahl-Entscheidungen umsetzt.
Der gesamte Lernkurs oder einzelne Lektionen sind hilfreich für:
Neueinsteiger:innen ins Application-Modul von 442hz
Member, die ihre erste Akademie-Bewerbung, ihren ersten Wettbewerb oder ihre erste Probespiel-Tournee aufschalten
Bereits mit 442hz arbeitende Member, die ihr Wissen zur Application auffrischen oder Spezialfälle besser verstehen wollen
Wie ist dieser Lernkurs anzuwenden?
Hier ein paar Tipps für einen erfolgreichen Start:
Mit diesem Lernkurs erhältst du in mehreren Abschnitten und den darin enthaltenen Lektionen die relevanten Informationen, um selbständig mit dem Application-Modul arbeiten zu können.
Gehe den Lernkurs Lektion für Lektion durch und folge dabei der Reihenfolge — die Abschnitte bauen aufeinander auf.
Du kannst auf zwei Arten vorgehen, je nachdem, was deiner Arbeitsweise entspricht:
Schnelldurchgang ohne Eintragungen: Du gehst den ganzen Lernkurs zügig durch, ohne in 442hz etwas zu erfassen — du bekommst auf effiziente Weise einen Überblick und kannst abschätzen, wie viel Zeit du für die eigentliche Einrichtung brauchst.
Mit-Erfassen: Du arbeitest die Lektionen Schritt für Schritt durch und richtest dabei deine erste Application gleich ein.
Wenn du nicht weiterkommst
Solltest du an irgendeiner Stelle nicht weiterkommen, kannst du jederzeit ein Kurzmeeting mit dem 442-Support buchen. Den Link findest du am Ende dieses Lernkurses.
Begriffe wie Application, Anmeldung, Bewerber, Level oder Klasse sind im 442hz Wörterbuch erklärt. Wenn dir ein Begriff unklar ist, klicke einfach auf den jeweiligen Begriff im Text.
Abschnitt A: Grundlagen Application
A1 — Was ist eine Application?
Eine Application in 442hz ist eine Ausschreibung, mit der du Bewerber:innen anziehst — sei es für eine Akademie, einen Workshop, einen Meisterkurs, ein Probespiel oder einen Wettbewerb. Sie besteht aus mehreren Bausteinen:
Resultate — Auswahl getroffen, Resultate werden kommuniziert.
Abgeschlossen — Endstatus.
Den Wechsel zwischen den Status setzt du manuell — typischerweise gehst du nach abgeschlossener Konfiguration auf „Bereit", dann zur Eröffnung auf „Online" und nach Anmeldeschluss automatisch auf „Geschlossen".
Abschnitt B: Application anlegen und konfigurieren
B1 — Eine erste Application anlegen
Du startest unter Applications mit dem Button „+ Application erstellen". Pflichtangaben sind:
Saison — wähle die Saison, in der die Application stattfindet.
Name (intern) — kurzer Name für die interne Verwaltung.
Publikations-Name — der Name, den Bewerber:innen in der öffentlichen Ansicht sehen.
Optional kannst du gleich die Rich-Text-Felder mit Beschreibung, Login- und Zahlungsinformationen, AGB und Abschluss-Text befüllen — oder du machst das später in „Texte bearbeiten". Nach dem Speichern landest du in der Übersicht der neu angelegten Application, von wo aus du die weiteren Bereiche konfigurierst.
Unter „Application bearbeiten" pflegst du die Grunddaten: Eröffnung und Anmeldeschluss (immer mit Uhrzeit), den angezeigten Anmeldeschluss, die frühste Auswertung, den Klassen-Zeitraum und den Administrator (ein Member deines Ensembles – Pflicht, er ist Absender der Bestätigungs-Mail). Ausserdem legst du fest, welche Angaben Bewerbende in ihrem Profil zwingend eingeben müssen:
Pflichtfeld Nationalität
Telefon anzeigen / Pflichtfeld Mobile / Pflichtfeld Telefon oder Mobile
Pflichtfeld Erziehungsberechtigter (relevant bei Minderjährigen)
Aktiviere nur das, was du tatsächlich brauchst — jedes Pflichtfeld erhöht die Hürde für Bewerber:innen.
Jede Anmeldung gehört zu einer Klasse – bei einer Akademie ist das in der Regel das Instrument (Violine, Horn, Flöte), bei einem Kunstwettbewerb zum Beispiel «Bildende Kunst». Die Klassen einer Application entstehen in zwei Schritten:
Im Ensemble müssen die Instrumente existieren (Einstellungen → Stimmen-Setup, siehe Lernkurs Erste Schritte B7). Sie sind die Auswahlbasis für alle Applications.
In der Application wählst du unter Instrumente , welche davon als Klassen angeboten werden, und legst die Reihenfolge fest.
Wirkung: In der öffentlichen Ansicht erscheint pro Klasse ein eigener Anmelde-Link (B8), und in der Anmeldungs-Liste kannst du nach Klasse filtern (E1).
(B5 ist in dieser Gliederung nicht belegt: Das Zuordnen eines Online Agreements wird in Abschnitt H, Lektion H3 behandelt.)
B6 — Mehrsprachigkeit aktivieren
Wenn du deine Application und den Fragebogen mehrsprachig anbieten willst (Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch oder weitere), muss die Mehrsprachigkeit für dein Ensemble vom 442-Support eingerichtet werden.
So gehst du vor:
Öffne das Feedback-Tool in 442hz
Erstelle eine Anfrage mit dem Betreff „Mehrsprachigkeit Application aktivieren"
Gib an, welche Sprachen du brauchst und ab welcher Application
Sobald der Support die Sprachen für dein Ensemble freischaltet, erscheinen in „Texte bearbeiten", im Fragebogen und in den E-Mail-Vorlagen Sprach-Reiter, in denen du pro Sprache pflegst
Regel: Pflege jede freigeschaltete Sprache vollständig – fehlt eine Übersetzung, sehen Bewerbende leere Stellen oder erhalten die Bestätigungs-Mail in der falschen Sprache.
Wer eine Anmeldung einreicht, erhält automatisch eine Bestätigungs-Mail. Den Text pflegst du in den E-Mail-Vorlagen deines Ensembles unter Einstellungen → Vorlagen → Verträge: Vorlagen der Art Application Anmeldung (eine pro Sprache), dazu Application Payment (Zahlungs-Bestätigung) und Application Absage. Im Text stehen Platzhalter wie {{ user.firstname }}, {{ application.nameExt }} und {{ statusUrl }} (Link auf die persönliche Status-Seite).
Pflege jede Sprache, die du anbietest – Bewerbende bekommen die Mail in ihrer Sprache.
Teste die Mail mit einer eigenen Anmeldung, bevor die Application online geht.
Über Öffentliche Ansicht in der Sub-Navigation siehst du die Application so, wie Bewerbende sie sehen – ohne Login. Die Adresse dieser Seite ist dein Anmelde-Link; der Teil nach /ensembles/ ist der Public-Slug deines Ensembles (von 442 vergeben, nicht änderbar).
Status Neu : «bereits geschlossen» – Bewerbende können noch nichts tun.
Status Bereit : «eröffnet bald» mit Countdown; zur Eröffnung geht die Application automatisch Online , nach dem Anmeldeschluss automatisch zu.
Status Online : pro Klasse ein eigener Anmelde-Link.
Oben rechts wechseln Bewerbende die Sprache (DE/EN/FR) – leere Stellen bedeuten fehlende Übersetzung (B6).
Der Fragebogen-Editor ist deine zentrale Konfigurationsstelle für die Bewerber-Fragen. Du erreichst ihn über „Fragebogen" im Sub-Menü deiner Application. Auf der linken Seite legst du Fragen an, auf der rechten Seite siehst du die Live-Vorschau aus Bewerber-Sicht.
Es gibt 10 Frage-Typen, jeder mit eigenen Eingabe-Optionen:
Klicke auf [ + ] unter der letzten Frage, um eine neue Frage hinzuzufügen (die erste Zeile «Frage 1» ist bereits da)
Trage den Fragetext ein
Wähle den Frage-Typ aus dem Dropdown
Setze die Option Pflichtfeld falls die Frage zwingend beantwortet werden muss
Bei Text und Kurztext: setze optional ein Minimum- und Maximum-Zeichenlimit
Bei Auswahl-Typen: trage die Auswahl-Optionen Komma-getrennt ein
Bei File-Upload: wähle erlaubte Formate (PDF, Word, Video, Audio) und die maximale Dateigröße
Sortieren kannst du Fragen per Drag & Drop (die ganze Zeile ziehen). Unter jeder Frage stehen drei kleine Links: [ - ] entfernt die Frage, [ # ] dupliziert sie, [ + ] fügt eine neue an. Wenn du gleiche Fragen in mehreren Sprachen pflegst, hilft dir die Frage-Referenz beim eindeutigen Zuordnen.
Neben Text und Auswahl gibt es Fragen für Dateien und Links: File-Upload (PDF, Word, Video, Audio – mit Dateityp und maximaler Grösse, z. B. 10 MB), Bild-Upload, Youtube (Video-Link statt Upload), Webseite/Hyperlink, Professor (Anrede, Vor- und Nachname getrennt) und Zusatzinstrument.
Zusatzinstrument ist für Probespiele gedacht: Es bietet das passende Nebeninstrument an (Flöte → Piccolo, Oboe → Englischhorn, Klarinette → Es-/Bassklarinette, Fagott → Kontrafagott). Für Streicher und Klavier bleibt die Liste leer.
Es gibt keine bedingten Fragen («falls ja, dann …»). Formuliere die Folgefrage optional und schreib die Bedingung in die Weiteren Infos.
Wenn Mehrsprachigkeit für dein Ensemble aktiv ist, erscheinen oberhalb des Fragebogen-Editors Sprach-Reiter (z.B. DE / EN / FR). Du pflegst dieselbe Frage in jeder Sprache.
Bei Auswahl-Fragen (Einfache und Mehrfache Auswahl) müssen Anzahl und Reihenfolge der Auswahl-Optionen in allen Sprachen exakt übereinstimmen — sonst funktionieren die Antworten nicht korrekt. Der Editor warnt dich explizit, wenn die Listen nicht übereinstimmen.
Welche Hinweise die Juroren beim Bewerten sehen («Infos zum Bewerten», z.B. Kriterien oder Frist)
Das aktuelle Level der Application ist die Runde, die gerade läuft – es gilt für die ganze Application, nicht pro Bewerber. Es ist immer das Level, das du auf aktiv gesetzt hast; es kann nur eines aktiv sein. Neue Anmeldungen landen im aktuellen Level, in der Anmeldungs-Liste steht pro Anmeldung, in welchem Level sie gerade ist.
Levels werden in der Praxis auf zwei Arten genutzt: als Bewertungs-Runden (Eingang → Dozenten-Auswahl → Endauswahl) oder als Bewerber-Typ-Filter (z.B. Einzelbewerber vs. Gruppen-Anmeldungen).
D2 — Level anlegen, Bewertungsmodus wählen und aktiv setzen
Unter „Levels" klickst du „Level erstellen". Pflichtangaben:
Name (z.B. „1. Runde", „Dozenten-Auswahl")
Beschreibung (interne Notiz für Admins und Juroren)
Aktiv — macht das Level zum aktuellen Level der Application (nur eines gleichzeitig). Das Häkchen wirkt nur beim Bearbeiten eines Levels (Stift in der Liste), nicht beim Erstellen: Lege zuerst alle Levels an und aktiviere danach die erste Runde.
Sterne-Bewertung — Sternskala mit konfigurierbarer Sternzahl (Default 4)
Bewertungs-Notiz — Freitext als alleinige oder zusätzliche Bewertung
Warteliste — Spezialtyp für Wartelisten-Bewerbungen
Die Modi können kombiniert werden (z.B. Sterne UND Notiz im gleichen Level). Beim Bearbeiten eines Levels gibt es zusätzlich das Feld Infos zum Bewerten – ein Hinweistext, den die Juroren oben in ihrer Bewertungsansicht sehen.
Pro Level pflegst du die Liste der Juroren (Level-Members). Du erreichst sie über das Auge in der Levels-Liste (Level-Detail):
Klicke „Member erfassen"
Trage Vorname, Nachname und E-Mail ein – oder wähle die Person im Feld „Member" aus, wenn sie bereits Member deines Ensembles ist
Unter „Instrumente" wählst du optional, welche Klassen die Person bewertet (leer = alle)
Nach dem Speichern steht in der Liste eine Weltkugel: das ist der persönliche Bewertungs-Link (mit Schlüssel, ohne Login). Diesen Link schickst du der Person selbst per E-Mail – 442hz verschickt ihn nicht automatisch
Juroren gelten nur für ihr Level — ein Juror in Level 1 hat nicht automatisch Zugriff auf Level 2; pro Level gibt es einen eigenen Link. Zugang beenden: Member über den Stift löschen, der Link ist dann ungültig.
In sensiblen Auswahlverfahren willst du verhindern, dass Juroren die Bewerber-Namen sehen. Stand heute gibt es dafür keine Einstellung pro Level. Das Häkchen Anonym in den Grunddaten («Application bearbeiten») blendet lediglich auf der Status-Seite der Bewerbenden den Block «Personalien» aus – in der Bewertungsansicht der Juroren sind Name und E-Mail weiterhin sichtbar.
Brauchst du eine anonyme Jury-Bewertung (Juroren sehen nur eine Anmelde-Nummer), melde dich beim 442-Support – das richten wir derzeit pro Application ein. Eine Einstellung zum Selbst-Setzen ist bei Dev in Abklärung; diese Lektion wird dann ergänzt.
[Tutorial folgt, sobald die Einstellung verfügbar ist]
D5 — Bewerten als Juror
So sieht die Jury ihre Arbeit: Über den persönlichen Bewertungs-Link (D3) öffnet eine Jurorin ohne Login die Liste der Anmeldungen ihres Levels – gefiltert auf ihre Klassen, falls du welche zugewiesen hast.
Pro Anmeldung sieht sie Personalien (sofern nicht anonym), alle Antworten, Uploads und Videos.
Je nach Bewertungsmodus gibt sie Ja/Nein, Sterne und/oder eine Notiz ab; oben steht dein Text aus «Infos zum Bewerten».
Der Fortschritt (bewertet / offen) ist in der Liste sichtbar; Bewertungen lassen sich bis zum Level-Wechsel ändern.
Tipp: Schick dir selbst einen Jury-Link und bewerte eine Test-Anmeldung, bevor du die Links an die Jury gibst.
[Tutorial folgt]
Abschnitt E: Anmeldungen verwalten
E1 — Die Anmeldungs-Liste verstehen
Unter „Anmeldungen" siehst du alle Bewerbungen mit den Spalten:
# (Anmeldungs-Nummer – öffnet das Detail)
Erstellt und Eingereicht (leer = noch nicht abgeschickt)
Status der Anmeldung (Etikett anklicken = Status direkt wechseln)
Level , in dem sich die Bewerbung gerade befindet
User (Name) und Email
Klasse — das Instrument oder Profil-Fach der Anmeldung
Anz. Bewertungen , und mit Level-Filter zusätzlich Sterne (Durchschnitt) bzw. OK/NOK
Filter im oberen Bereich: Status (Mehrfachauswahl), Level, Sortierung, Klasse, User, Einträge pro Seite; Search wendet an, Excel exportiert die gefilterte Liste. Bewertungen und Durchschnitte erscheinen erst, wenn ein Level gewählt ist. Unter der Liste die Sammel-Aktionen: Next/Previous Level (E3), Musiker erstellen (F), Auswahl bearbeiten (E2), Serien-Email (E4).
Das Detail einer Anmeldung zeigt Status, Level, Einreichdatum, Direktlink für die Bewerberin, Personalien, alle Antworten (Pflichtfragen mit Stern, Dateien, Videos), Bewertungen und Level-Members; Sub-Navigation: Antworten bearbeiten, Anmeldung verschieben (in eine andere Application). Mit „Leere Anmeldung erstellen" legst du einen Platzhalter mit eigenem Anmeldeschluss an (Nachmeldung per Direktlink, Login nötig).
Bezahlt — Anmelde-Gebühr beglichen oder per Voucher verrechnet
Eingereicht — Bewerber hat die Anmeldung abgeschickt
Abgelehnt — vom Auswahlgremium abgelehnt
Warteliste — auf Warteliste gesetzt
Checked — durch die Eingangskontrolle geprüft
Reserve — als Reserve eingeplant
Angenommen — definitiv angenommen
Teilnehmer — Teilnehmer der Akademie
Status änderst du auf drei Wegen: im Bewerber-Detail über Bearbeiten (Modal mit Status, persönlichem Anmeldeschluss und interner Notiz), direkt in der Liste per Klick auf das Status-Etikett (Dropdown mit allen Status), oder gesammelt mit Auswahl bearbeiten für alle markierten Anmeldungen. Ein Statuswechsel verschickt keine Mail – informiere die Bewerbenden mit der Serien-Email (E4). Den Status „Bezahlt" setzt 442hz automatisch bei Zahlung oder Voucher.
E3 — Level-Push: Bewerber durch die Runden bewegen
Nach Abschluss einer Bewertungs-Runde pushst du die qualifizierten Bewerber ins nächste Level (Level-Push):
In der Anmeldungs-Liste filterst du auf das Level, aus dem du pushen willst (ohne Level-Filter heisst das Ziel „push to ?")
Markiere die zu pushenden Anmeldungen mit den Checkboxen (oder alle per Kopf-Checkbox)
Klicke unten „Next Level: push to Zielname " – ohne Rückfrage, sofort erledigt
Die ausgewählten Anmeldungen stehen im nächsten Level; Status und Bewertungen bleiben erhalten
Mit „Previous Level: push to Zielname" stufst du zurück, falls eine Korrektur nötig ist. Für eine einzelne Person geht es auch im Detail über den Daumen „ins nächste Level!". Das aktuelle Level der Application (D2) änderst du separat, wenn die neue Runde offiziell startet.
Möchtest du an alle oder eine Auswahl der Bewerber:innen eine Mail schicken (z.B. Einladung zur nächsten Runde, Absage, Bestätigung):
Filtere die Anmeldungen nach den gewünschten Kriterien (Status, Level, Klasse)
Markiere die Empfänger:innen mit den Checkboxen – die Empfängerzahl im Mail-Fenster entspricht genau deiner Markierung
Klicke unten „Serien-Email versenden"
Im Fenster „E-Mail erstellen": Absender, BCC, Betreff, Text mit Platzhaltern ({firstname}, {lastname}, {admin_firstname}), Anhänge; optional Spam Check
Senden – jede Person erhält eine eigene Mail
Praxis-Tipp: Filtere zuerst nach Status oder Level, damit deine Mail die richtige Zielgruppe erreicht — z.B. nur Bewerber mit Status „Eingereicht" auf Level 2. Hat deine Absender-Domain kein DMARC, verschickt 442hz im Namen von no-reply@442hz.com (Hinweis im Fenster, Einrichtung unter E-Mail-Einstellungen).
Die Sub-Seite Zusammenfassung ist deine Reporting-Sicht: Anzahl Anmeldungen je Status, je Klasse und je Level auf einen Blick – ideal für den Zwischenstand an die Leitung oder die Jury.
Für Detail-Auswertungen exportierst du die gefilterte Anmeldungs-Liste als Excel (E1).
Die Zahlen aktualisieren sich live; es gibt keinen Stichtag.
[Tutorial folgt]
E6 — Anmeldung wieder öffnen und Nachfrist setzen
Typischer Fall: Nach einer Vorauswahl sollen die Zugelassenen ein Dossier nachreichen, oder eine Bewerberin hat etwas vergessen. Dafür öffnest du eine eingereichte Anmeldung wieder:
Bewerber-Detail › Bearbeiten : Status zurück auf Neu setzen.
Im selben Modal den persönlichen Anmeldeschluss eintragen – er gilt nur für diese Anmeldung und darf nach dem allgemeinen Anmeldeschluss liegen (Nachfrist).
Der Bewerberin den Direktlink aus dem Detail per E-Mail schicken (E4 oder einzeln); sie meldet sich an, ergänzt und reicht erneut ein.
Beachte: Beim Wiederöffnen werden alle Antworten editierbar, nicht nur das fehlende Feld; nach dem erneuten Einreichen geht die Eingangsbestätigung nochmals raus. Für mehrere Anmeldungen gibt es keine Sammelaktion – Status per «Auswahl bearbeiten» (E2), Fristen einzeln.
[Tutorial folgt]
Abschnitt F: Bewerber zu Musiker übernehmen
F1 — Wann wird ein Bewerber zum Musiker?
Wichtig zu wissen: Ein Bewerber in 442hz ist gemäss Datenstruktur noch kein Musiker. Musiker ist eine Funktionalität einer Person in deinem Ensemble.
Erst wenn du einen Bewerber annimmst (Status „Angenommen"), kannst du ihn als Musiker ins Ensemble übernehmen. Davor bleibt er als User mit Application-Anmeldung bestehen, aber ohne Eintrag im Musiker-Stamm.
Diese Trennung ist absichtlich, damit nicht jede Bewerbung — auch abgelehnte — als Musiker im System landet.
[Tutorial folgt]
F2 — Bulk-Aktion „Musiker erstellen"
Sobald du Bewerber auf Status „Angenommen" gesetzt hast, übernimmst du sie als Musiker:
In der Anmeldungs-Liste filterst du auf Status „Angenommen"
Für jeden Bewerber wird im Ensemble-Stamm eine Person mit Musiker-Funktionalität angelegt
Die Anmeldung bleibt mit dem neuen Musiker verknüpft
Übernommen werden ausschliesslich die persönlichen Angaben aus dem Profil (Name, Adresse, Kontakt). Die Fragebogen-Antworten bleiben in der Anmeldung erhalten und werden nicht zum Musiker kopiert — sie sind aber jederzeit über die Verknüpfung Anmeldung↔Musiker einsehbar.
[Tutorial folgt]
Abschnitt G: Anmelde-Gebühr und Vouchers
(optional, nur wenn deine Application zahlpflichtig ist)
G1 — Wann ist eine Application zahlpflichtig?
Damit eine Application zahlpflichtig wird und in der öffentlichen Ansicht ein Bezahl-Button erscheint, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein:
Für dein Ensemble ist ein Stripe-Key hinterlegt (G2).
In „Texte bearbeiten" ist im Feld Anmelde-Gebühr ein Betrag eingetragen (mit Währung) (G3).
Solange kein Schlüssel hinterlegt ist, fehlen in «Texte bearbeiten» die Felder Anmelde-Gebühr und Währung – die Application ist dann zwangsläufig kostenlos. Stripe-Schlüssel gehören nie in einen Fragebogen oder ins Feedback-Tool, sondern nur auf den geschützten Weg aus G2.
G2 — Stripe-Konto anlegen und Keys an 442 übermitteln
Die Zahlung läuft über dein eigenes Stripe-Konto – das Geld geht direkt an euch. Du brauchst ein Konto bei stripe.com (bestehendes nutzen oder neu eröffnen) und erstellst darin zwei Schlüssel:
Im Entwickler-Bereich den veröffentlichbaren Schlüsselpk_live_… kopieren.
Beide Schlüssel per E-Mail an info@442hz.com schicken – nicht per Fragebogen und nicht über das Feedback-Tool. Hinterlegen kann sie nur der 442-Support.
Achte darauf, nicht zweimal denselben Schlüssel zu schicken (häufiger Fehler) und keine Test-Schlüssel (pk_test_…) für den Live-Betrieb zu verwenden.
In „Texte bearbeiten" findest du gleich unter dem Publikations-Namen die Felder Anmelde-Gebühr und Währung (derzeit nur CHF; andere Währungen auf Anfrage beim 442-Support).
Trage den gewünschten Betrag ein (z.B. 50 oder 75.50)
Währung prüfen
Speichere (Knopf ganz unten)
Damit ist die Application zahlpflichtig: Bewerbende bekommen nach dem Fragebogen einen Schritt «Bezahlen» mit dem Stripe-Zahlfenster und können erst danach einreichen. Beschreibe im Feld Zahlungs-Information (B2), was die Gebühr abdeckt und ob sie bei Absage zurückerstattet wird – dieser Text erscheint beim Bezahlschritt. Nach der Zahlung setzt 442hz den Status der Anmeldung automatisch auf «Bezahlt».
Möchtest du einzelne Bewerber von der Zahlpflicht befreien (z.B. Stipendiat:innen, eingeladene Bewerber), gibst du ihnen einen Voucher-Code. Jeder Code gilt genau einmal:
Öffne die Sub-Seite „Vouchers" deiner Application und klicke „Vouchers erfassen"
Übernimm den vorgeschlagenen Code oder tippe einen eigenen; trage in der Notiz ein, für wen der Voucher ist (nur intern sichtbar)
Gib den Code an die Person weiter — per E-Mail, 442hz verschickt nichts automatisch
Beim Bezahlschritt erscheint für Bewerbende ein Feld „Voucher" (nur solange es noch nicht eingelöste Vouchers gibt); mit dem Code entfällt die Zahlung, und die Anmeldung kann direkt eingereicht werden – Status «Bezahlt» ohne Stripe
In deiner Liste stehen danach User und Anmeldung beim Code; noch nicht eingelöste Codes kannst du über den Stift ändern oder löschen
Abschnitt H: Online Agreement – Bild- und Tonrechte, Dossier-Upload
(optional; Zusatzmodul, Freischaltung durch 442)
H1 — Was ist ein Online Agreement?
Das Online Agreement ist eine wiederverwendbare Einverständnis-Erklärung – typisch für Bild- und Tonrechte – die angenommene Teilnehmende vor dem Vertrag online ausfüllen und bestätigen. Es kann Bankverbindung, Pass-Upload und einen eigenen Fragebogen enthalten und wird pro Ensemble zentral verwaltet; jede Application kann eines zugeordnet bekommen.
Das Modul ist kostenpflichtig und setzt das Application-Modul voraus; die Freischaltung macht 442.
Abgrenzung: Ein Online Agreement ist kein Werkzeug für eine zweite Bewerbungsstufe (dafür siehe E6 und J1) – es richtet sich an bereits angenommene Personen mit Musiker-Datensatz (F2).
[Tutorial folgt]
H2 — Online Agreement anlegen
Unter den Ensemble-Einstellungen legst du die Vorlage an: Name und Publikationsname, Beschreibung, Login-, Abschluss- und Status-Information, Eröffnung und Schluss (nur Anzeige, keine Sperre), Administrator sowie die Fragen (Text, URL, Bild, PDF-Upload, Auswahl, Datum, Checkbox). Dazu gehören zwei E-Mail-Texte: der Request an die Teilnehmenden und die Eingangsbestätigung.
[Tutorial folgt – das Anlegen ist zurzeit durch einen Fehler blockiert (HTTP 500), Dev-Fix ist beauftragt]
H3 — Agreement der Application zuordnen und Request versenden
In Application bearbeiten wählst du im Dropdown das passende Online Agreement aus dem Pool deines Ensembles.
Im Bewerber-Detail erscheint der Knopf Request versenden – nur, wenn zur Anmeldung bereits ein Musiker-Datensatz existiert (also nach F2).
Die Person erhält den Request per E-Mail, meldet sich an, ergänzt Profil, Bankverbindung und Pass, beantwortet den Fragebogen und sendet ab.
[Tutorial folgt]
H4 — Eingang prüfen und Dossiers sichten
In der Liste der eingegangenen Agreements setzt du pro Person den Status (Neu, Gesendet, Geprüft, Abgelehnt), liest die Antworten und lädst die Dateien herunter.
[Tutorial folgt]
Abschnitt I: Saisonwechsel
I1 — Vorjahres-Application als Kopie übernehmen
Wenn du eine Application jährlich wiederholst (z.B. Akademie-Bewerbung Saison 2026 → 2027), brauchst du nicht alles neu anzulegen. Die Aktion Application kopieren hilft:
Lege zuerst die neue Saison an, falls sie noch fehlt (B1.1)
Öffne die Vorjahres-Application und wähle links unten Aktionen › Application kopieren
Im Dialog: neue Saison wählen; Fragen, Levels und Instrumente sind vorausgewählt, Members (Juror:innen) nur auf Wunsch
Kopieren – die neue Application heisst „copy of …" und steht im Status „Kopiert"
Levels : das aktuelle Level ist nach dem Kopieren leer („?"). Beim ersten Level den Stift öffnen, „aktiv" einmal abhaken → Speichern, dann wieder setzen → Speichern (das aktuelle Level wird nur bei einer Änderung des Häkchens gesetzt)
Texte bearbeiten : Name und Publikations-Name, Jahreszahlen in Beschreibung und übrigen Texten (alle Sprachen), falls relevant Werk für Probespielstellen
Jury pro Level neu erfassen (D3), Vouchers neu ausstellen (G4) – „Online" schaltet 442hz zur Eröffnung automatisch
Übernommen werden alle Texte, Grunddaten und Pflichtfelder, Anmelde-Gebühr, Klassen, Fragebogen und Levels. Nicht mit dabei: Anmeldungen und Bewertungen der Vorsaison, Vouchers und das aktuelle Level.
(Textlektionen ohne Klick-Tutorial, je nach Anwendungsfall)
J1 — Zweistufige Bewerbung: Wettbewerb mit Score- oder Dossier-Upload
Für Kompositionswettbewerbe und Kunstpreise ist die Bewerbung oft zweistufig. 442hz kennt dafür zwei Muster:
Variante 1 – Upload vor dem Einreichen (Anmeldung mit Gebühr, Partitur bis zur Deadline):
Erstelle eine normale Application mit Anmelde-Gebühr (Abschnitt G).
Im Fragebogen legst du eine File-Upload-Frage für die Partitur bzw. das Dossier an (PDF, maximale Dateigrösse nach Bedarf – C3).
In Beschreibung und Abschluss-Information machst du klar, dass nach der Anmeldung noch der Score-Upload folgt – mit expliziter Deadline.
Optional: Upload-Frage als Pflichtfeld, damit die Anmeldung erst mit Datei als komplett gilt.
Variante 2 – Upload nach einer Vorauswahl (erst Anmeldung mit Nachweisen, dann Dossier nur von den Zugelassenen):
Eingangsprüfung im ersten Level (D2), Zugelassene auf Status «Checked» (E2).
Deren Anmeldungen wieder öffnen und eine persönliche Nachfrist setzen (E6); Direktlink per Serien-E-Mail versenden (E4).
Die Zugelassenen reichen das Dossier nach und senden erneut ein; danach Jury-Runde (D5).
J2 — Probespiel-Tournee mit dem Probespiel-Tool
Wenn du ein Probespiel mit Slot-Disposition durchführst (z.B. an einem Tag 200 Bewerber zu Probespielen einteilen), arbeitet die Application mit dem Probespiel-Tool zusammen. Der grobe Ablauf:
Du legst pro Probespiel-Stadt eine Application an
Nach Anmeldeschluss erstellst du im Probespiel-Tool für jede Stadt einen Course
Bewerber werden als Course-Students zum Course hinzugefügt
Du legst Slots (Event-Lessons) an, mit Maximalzahl Students und Instrumenten-Combos
Du startest eine Termin-Umfrage, an der die Bewerber ihre Verfügbarkeit angeben
Ein Algorithmus teilt die Bewerber automatisiert auf Slots ein
Aushänge und Bewertungsbögen werden generiert
Nach dem Probespiel erfasst du die Bewertungen
Angenommene Bewerber werden über die Application zu Musikern übernommen
Das Feld «Werk für Probespielstellen» und die maximale Teilnehmerzahl stehen nur mit Probespiel-Konfiguration zur Verfügung. Für die Detail-Lektionen zum Probespiel-Tool gibt es einen eigenen Lernkurs.
J3 — Multi-Application-Setup
Manche Ensembles betreiben mehrere parallele Applications für unterschiedliche Bewerbungsströme — siehe Multi-Application-Setup. Beispiele: eine Application für die Orchester-Akademie und eine für Meisterkurse, oder ein Kunstpreis und ein Musikpreis derselben Stiftung.
Vorteile:
Eigener Fragebogen, eigene Texte und eigene Bestätigungs-Mail pro Strom
Separate Auswahlverfahren (eigene Juroren, eigene Levels)
Pro Strom eigene Statistik und Auswertung
So legst du ein Multi-Application-Setup an:
Erstelle die erste Application wie gewohnt
Erstelle eine zweite Application für den zweiten Bewerbungsstrom — entweder neu oder über „Application kopieren" (I1)
Passe Name, Beschreibung und Fragebogen für den zweiten Strom an
Gib den Bewerbern den jeweils passenden Link zur öffentlichen Anmelde-Seite
Nicht geeignet ist ein Multi-Application-Setup als zweite Stufe derselben Bewerbung: Levels und Bewertungen hängen an einer Application. Für zweistufige Verfahren siehe J1.
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