Der Bereich Fundraising (Hauptmenü Finanzen) verwaltet alle Geldquellen eines Ensembles: öffentliche Beiträge, Stiftungen, Sponsoren und Gönner. Die Arbeit läuft in drei Schritten: Geldgeber als Stammdaten pflegen, je Saison Sponsorings erfassen und nachführen, angenommene Zusagen mit dem Budget verknüpfen.
- Sponsoring-Arten (Sidebar Fundraising, "+ Sponsoring-Art erfassen") sind ensemble-spezifisch, zum Beispiel Konzertreihe, Projekt, Stiftungen, Sonderspende.
- Kriterien ("+ Kriterium erfassen") beschreiben die inhaltlichen Vergabekriterien der Geldgeber. Die Kriterien-Seite zeigt, wie viele Geldgeber je Kriterium zugeordnet sind und welche Geldgeber noch keine Kriterien haben.
- Auf der Seite Geldgeber über "+ Geldgeber erstellen" anlegen: Name, Abkürzung, Kategorie (Sponsor, Stiftung, Gönner, Öffentlichkeit), Sponsoring-Art, Kriterien, CRM-Verknüpfung, Status (aktiv, Potential, Akquise, Abgewiesen, Inaktiv).
- Geldgeber sind ensemble-übergreifend. Die Liste hat je Kategorie einen Tab, Filter nach Name, Sponsoring-Art, Status und Kriterien sowie einen XLS-Export.
- Ein Sponsoring kann nur für einen bestehenden Geldgeber erfasst werden.
- Saison in der Sidebar wählen, dann "+ Sponsoring erstellen". Im Modal: Name, Art, Status (Standard New), Geldgeber, Gruppe, Saison, Festival, angeforderter Betrag, Bemerkung.
- Danach im Sponsoring-Detail weiterarbeiten: Projekte und Events verknüpfen ("+ Projekt hinzufügen", "+ Event hinzufügen"), Reminders erfassen, Kommunikation hinzufügen.
- Zugesicherter Betrag, Eingereicht am, Zahlungs-Eingang, Nennung, Freikarten, Gutscheine und die Abwicklungs-Häkchen werden im Bearbeiten-Formular gesetzt (Link "Bearbeiten" unten in der Eigenschaften-Box).
- Mehrjährige Verträge oder zusammengehörende Sponsorings über eine Sponsoring-Gruppe bündeln. Die Gruppe summiert die Beträge.
- Für die neue Saison lassen sich Sponsorings kopieren, mit oder ohne Inhalt.
- New, pendent, eingereicht, dann angenommen, zurückgewiesen oder zurückgezogen.
- Nach der Zusage die Abwicklung mit den Häkchen Verdankt, Verrechnet, Bezahlt, Schlussbericht und Spendenbescheinigung festhalten. In der Liste sind sie als Spalten und Ja/Nein-Filter sichtbar.
- Auf der Budget-Position das Feld Projekt-Sponsoring wählen. Angeboten werden nur Sponsorings, die mit dem Projekt dieser Position verknüpft sind.
- Der zugesicherte Betrag der angenommenen Zusage fliesst in die Prognose der Position. Im Sponsoring-Detail erscheint die Sektion Budgets.
- Sponsorings-Liste mit Summenzeile für Angefordert und Zugesichert. Ein rotes Dreieck bei den Beträgen zeigt eine Differenz zwischen angefordertem und zugesichertem Betrag.
- Aus Projektsicht: die Seite Projekt-Fundraising zeigt die Sponsorings eines Projekts.
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