Ordnung in der Rechteverwaltung dank Berechtigungsgruppen

Berechtigungsgruppen unterstützen bei einer strukturierten und transparenten Rechtevergabe sowie einer raschen Einrichtung eines neuen Teammitglieds. Da es einfacher ist, Rechte zu addieren als Rechte zu trennen, empfiehlt sich eine eher kleinteilige Einrichtung von Berechtigungsgruppen als eine mit zu vielen Rechten ausgestattete Berechtigungsgruppe.
Beispiele von Berechtigungsgruppen:
  • Administration: z.B. sämtliche Leserechte auf die relevanten Funktionen (Projekte, Werke, CRM, aber keine Finanzen oder Ticketing)
  • Bibliothek: alle für die Arbeit in der Bibliothek notwendigen Schreibrechte.
  • Stagemanagement: alle für die Arbeit im Stagemanagement notwendigen Schreibrechte
Bei der Einrichtung eines neuen Teammitglieds kann so über das Hinzufügen des Teammitglieds in die entsprechenden Berechtigungsgruppen je nach Arbeitsfeld einfach und zuverlässig die Rechtevergabe vorgenommen werden.
Einrichten
Über Einstellungen->Rollen kann im Seitenmenü  ⁠⁠Berechtigungsgruppe⁠  aufgerufen werden und dort im Seitenmenü unter Aktionen eine neue Berechtigungsgruppe erstellt oder eine bestehende über das Bleistift-Icon bearbeitet werden.
Mit Klick auf die entsprechende Berechtigungsgruppe können dieser  ⁠⁠Member⁠  einzeln zugeteilt werden oder gleichzeitig alle Member einer bestimmten  ⁠⁠Abteilung⁠ .
Diese Member haben automatisch alle Rechte dieser Berechtigungsgruppe.
Ein Member kann in mehreren Berechtigungsgruppen sein.
Ein Member kann zusätzlich zu diesen Rechten der Berechtigungsgruppe auch noch mit persönlichen Rechten ausgestattet werden.
Die über Berechtigungsgruppen zugeteilten Rechte erscheinen beim entsprechenden Member grün hinterlegt mit Angabe der Berechtigungsgruppe.
Das Panel "Zugewiesene Rechte" zeigt zusätzlich die persönlichen Rechte des Members.

Berechtigungsgruppe und Abteilung
Einer Berechtigungsgruppe können auch eine oder mehrere Abteilungen zugeordnet werden. Dadurch erhalten alle Mitglieder der hinzugefügten Abteilungen die Rechte dieser Berechtigungsgruppe.
Vorsicht bei der Anwendung von Abteilungen in Berechtigungsgruppen: Erfahrungsgemäss ist ein Teammitglied in mehreren Abteilungen. Zum Beispiel soll die Praktikant:in die Tasks der Abteilung Marketing sehen können, CRM-Datensätze aber nicht bearbeiten dürfen. Wenn die Abteilung Marketing einer entsprechenden Berechtigungsgruppe hinzugefügt wird, in welcher das CRM-Schreibrecht vergeben ist, dann kann dieses Schreibrecht der Praktikant:in nicht mehr entzogen werden.